Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem

Presentatie over: "Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem"— Transcript van de presentatie:

1 Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem
Vaardig vergaderen Welkom !!! Stichting Lodewijk de Raet Geert Vansieleghem

2 Kennismaking vertel hoeveel keer per week/maand je gemiddeld vergadert
vertel vanuit welke vereniging je komt en hoe lang je al geëngageerd bent vul aan: “Het leuke aan vergaderen is …”

3 Vaardig vergaderen - doelstellingen
Als deelnemer heb je meer inzicht in elementen die je vergadering efficiënter kunnen maken leer je je vergaderstijl beter kennen oefen je vergadervaardigheden denk je na over de rol van voorzitter in een vergadering keer je terug met concrete actiepunten aanpak: individuele- en groepsreflectie inbrengen van kader ervaringsoefening

4 Intro Een goede vergadering is voor mij …
(vul de zin aan op een post-it)

5 Wanneer vergadering inschakelen?
informatie bij de groep probleem ingewikkeld groep heeft er belang bij belangrijke onderwerpen tijd beschikbaar aanvaarding groep belangrijk leren van elkaar belangrijk

6 Vergadering als systeem

7 Effectief vergaderen: basisbouwstenen
Het doel is duidelijk voor iedereen Consensus over wat we willen bereiken De meeting is noodzakelijk Het soort vergadering is afgestemd op het doel ervan We wijken niet van het doel af Doelen De juiste mensen zijn aanwezig Iedereen gebruikt zijn expertise en ervaring Iedereen is voorbereid Iedereen kent zijn rol en neemt deze correct op De voorzitter focust op het doel, de rollen, de procedure en de interactie De secretaris noteert Rollen Er is een agenda We zijn het eens over de organisatie van de vergadering Duidelijke afspraken Het beslissings-proces wordt aangepast aan het onderwerp Er wordt een rapport en actieplan opgemaakt De vergadertijd is gestructureerd Procedures Ik luister Ik draag actief bij Ik ben bereid mijn eigen mening in vraag te stellen Er is een open communicatie met respect en vertrouwen Interactie

8 Diagnose van een eigen vergadering
Neem één van je (lastige) vergaderingen voor ogen Oefening in duo Maak een diagnose aan de hand van de basisbouwstenen Formuleer 3 verbetervoorstellen voor de vergadering Draai de rollen om

9 Een vergadering kan mislukken als …
de vergadering geen zin heeft het doel van een vergadering niet duidelijk is de vergadering onvoldoende goed voorbereid is praktisch-organisatorische elementen niet in orde zijn je niet met de juiste mensen rond de tafel zit er een gebrek aan vaardigheden is er een gebrek aan dossierkennis is persoonlijke belangen primeren, waardoor onderhandelen aangewezen is er geen, onjuist of onduidelijk leiderschap is ...

10 Communicatieve functies (1)
Groepsdoel aan de orde stellen Groepsdoel verduidelijken Vragen om door te werken Een gespreksvolgorde voorstellen Naar het onderwerp terug brengen Proberen tot besluitvorming komen Vragen naar heldere werkafspraken

11 Communicatieve functies (2)
Feiten en meningen inbrengen Uitwerken van de inbreng van anderen Samenvatten van de gespreksfases Coördineren wat gezegd is Akkoord gaan met anderen Actief luisteren Vragen om anderen te laten uitspreken

12 Communicatieve functies (3)
Aanmoedigen om mee te doen Vragen om op elkaar in te gaan Groepsgevoel formuleren Bemiddelen bij conflict of spanning Waardering uitspreken Zorgen dat iedereen een taak krijgt

13 Rol en verantwoordelijkheid van de voorzitter
Doel (=Effectiviteit) Voorzitter Procedures (=Efficiëntie) Mensen (=Rollen & Interactie)

14 De 5 V’s van voorzitten en vergaderen
Verduidelijken Wat bedoel je? Hoezo? Kun je een voorbeeld geven? … Verbreden Hoe kunnen we dit nog bekijken? Zijn er nog andere invalshoeken? Met wat heeft dit nog te maken? Wat is de volgende stap? Verdiepen Waarom is dat zo? Wat is er concreet veranderd wanneer het probleem is opgelost? Verbinden Hoe sluit wat je nu zegt aan bij wat [naam] vertelde? Welke standpunten sluiten bij elkaar aan? Hoe hebben we deze bijeenkomst ervaren? Verkorten Wat is de essentie van je idee? Wie kan dit samenvatten? Laat ons samenvatten, wie doet wat wanneer?

15 Oefening De goed werkende vergadergroep, opdracht:
Je taak bestaat er in een rangschikking te maken van 12 uitspraken betreffende de kenmerken van een goed werkende vergadergroep. Dit is een groepstaak. Je kan je organiseren zoals je dat zelf wenst, maar je moet als groep tot een besluit komen.

16 Afronden Hoe heb je deze vorming ervaren?

17 Agenda, een voorstel titel vergadering datum, plaats, uur genodigden
per agendapunt onderwerp (+ wie voorzit) bedoeling: informatie, gesprek, ... vragen suggestie over ‘hoe voorbereiden?’ wervende stijl

18 Soorten agendapunten Informeren Gesprek voeren
informatie geven informatie krijgen informatie vragen informatie geven informatie uitwisselen beide Gesprek voeren gedachtewisseling mee praten probleemoplossing mee denken besluitvorming mee beslissen beslissingsuitvoering mee uitvoeren

19 Effectiviteit van een agenda

20 Het diverse werk tussen twee overlegmomenten
overleg X zoeken naar input van externe verslag typen en verspreiden verslag brengen aan iemand bepaalde informatie verzamelen voorbereidende nota’s opstellen een kwestie onderzoeken … tussentijds overleg met subgroep overleg X+1