Structuurplannen Rienk Jonker

Presentatie over: "Structuurplannen Rienk Jonker"— Transcript van de presentatie:

1 Structuurplannen Rienk Jonker
2 november 2005 Structuurplannen Rienk Jonker SOD - Documentair Structuurplan

2 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Punten Wat is een structuurplan Waarom is het van belang Wie zijn belanghebbenden Wat valt er te registreren Waar komt de informatie vandaan Hoe is de indeling Valkuilen 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

3 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Een structuurplan is een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt. een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer. Nog even definiëring van het begrip informatiebeheer Informatiebeheer is een containerbegrip beschreven in de gemeentelijke verordening. Het gaat om informatievoorziening (= Het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen (= Een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld) ) en archiefbeheer (=Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan.) - Het archief van de gemeente = het totaal van de archieven van de diensten - Een proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

4 Documentair structuurplan?
2 november 2005 Documentair structuurplan? Documentair niet documenten maar documenteren het vastleggen van informatie op een gegevensdrager Door het het begrip documentair kan de een argeloze lezer op het verkeerde been worden gezet. Documentair moet niet gelezen worden in relatie tot documenten maar in relatie tot het documenteren, het vastleggen van informatie op een gegevensdrager. BIOS-nota BIZA uit 1988: Beschrijving van een bestaande of nagestreefde ordening van informatiesystemen op een afgebakend gebied en toewijzing van daarvoor benodigd systeembeheer en informatiebeheer. Daarom poging om te voorkomen dat er een verkeerd beeld gaat ontstaan over het structuurplan Daarom geen gebruik van het woord documentair en nog minder van het woord archief Informatiebeheer (= informatievoorziening en archiefbeheer) 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

5 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Metadata is/zijn gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van de verschillende beheershandelingen. Context Beheer Authenticiteit Toegankelijkheid In het plan wordt zogenaamde metadata opgenomen. 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

6 SOD - Documentair Structuurplan
De auto 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan

7 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 De archieffunctie stelt een organisatie in staat archiefbescheiden te gebruiken, zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en in overeenstemming met de wet om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. bestaat uit 4 processen (registreren, waarderen, beschikbaarstellen en bewaren) is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden. Vanuit deze functie wordt in eerste instantie het plan samengesteld Registreren Activiteiten gericht op het vastleggen van kenmerken van archiefbescheiden volgens een vooraf vastgestelde informatiebehoefte. Doel van het registreren is het leveren van bewijs van aanwezigheid van informatie (trace), het snel kunnen vinden van informatie, het aanbrengen van logische verbanden tussen de archiefbescheiden en het leveren van managementinformatie. Waarderen Activiteiten gericht op het bepalen van de bewaartermijnen van archiefbescheiden, het uitvoeren van voorselectie en/of selectie, het uitvoeren van de feitelijke vernietiging en het overbrengen van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Beschikbaarstellen Activiteiten gericht op het op aanvraag ter inzage geven of uitlenen van onderdelen van collecties of informatie daaruit aan raadplegers. Bewaren Activiteiten gericht op het beheren van archiefbescheiden op zodanige manier dat zij ongeschonden bewaard blijven gedurende de vooraf vastgestelde (wettelijke) bewaartermijn. Bewaring geschiedt met behoud van inhoud, structuur, context en registratiekenmerken. 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

8 Kern informatiebeheer
Structuurplan 2 november 2005 Kern informatiebeheer Bijvoorbeeld - betrouwbaarheid & - authenticiteit etc. - toegankelijkheid - openbaarheid - duurzaamheid - onweerlegbaarheid - tijdigheid - beschikbaarheid Kwaliteit Gegevens - inhoud - structuur - context Techniek - analoog - digitaal Bijvoorbeeld - proceseigenaar - bestuurder Eindverantwoordelijke Toezichthouder - beheerder Bijvoorbeeld - vernietigen - overbrengen converteren registreren muteren etc. Object Archief- functie Beheers- handeling Moment Object van zorg (informatie (inhoud + structuur + context) + techniek Kwaliteit is een toestand. Het niveau is afhankelijk van de cultuur, de belangen en de beschikbare middelen. Het moment geeft het aspect van tijd De actor is een persoon of instelling die handelt De archieffunctie is het DIV-proces De beheershandeling is een activiteit uitgevoerd in het kader van het informatiebeheer die ingrijpende en soms onomkeerbare gevolgen kan hebben voor de betrokken gegevens Semantisch Op een bepaald [moment] voert een [actor] een [beheershandeling] uit in het kader van de [archieffunctie] op het [object van zorg] om een bepaalde [kwaliteit] te bereiken. De DIV-processen - registreren - waarderen - beschikbaarstellen - afstoten Levenscyclus Fase Tijdstip Actor 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

9 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Informatiebehoefte inzicht in de reden van het bestaan van de informatie; overzicht van de belangrijke informatie; kennis waar de belangrijke informatie is; inzicht in wie de ‘eigenaar’ van de informatie is; inzicht waar de informatie voor wordt gebruikt; inzicht in de waarde van de informatie is; overzicht van de bewaartermijnen; inzicht in de risico’s; en overzicht van de relatie met andere informatie; I 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

10 Informatiebehoefte van
Structuurplan 2 november 2005 Informatiebehoefte van Bestuur en management Proceseigenaar Voorlichting en informatievoorziening Toezichthouders Informatiemanagers, planners- en strategen Documentaire Informatievoorziening (DIV) Archiefbewaarplaats Het is de informatiebehoefte van Bestuur en management De primair verantwoordelijken. / zorgdrager Voorlichting en informatievoorziening Actieve informatieverstrekking op grond van de WOB. Vragen van derden kunnen relatief snel gerelateerd worden aan informatiebestanden, diensten en personen. Toezichthouders Interne en externe toezichthouders krijgen zo tijdig de gevraagde informatie. Informatiemanagers, planners- en strategen Bij het vaststellen van informatiebehoefte bij nieuwe informatiesystemen kan gecontroleerd worden of de informatiebehoefte al gedekt wordt door een bestaand(e) syste(e)m(en). Het kan dubbel werk voorkomen. DIV Ten behoeve van de uitvoering van de primaire taken (archieffunctie) van een afdeling documentaire informatievoorziening. Archiefbewaarplaats Het levert de archiefbewaarplaats informatie wat op termijn overgebracht zal worden . 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

11 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Een analogie Informatie is zeker voor overheidsinstellingen een kapitaalgoed en zou op dezelfde manier (ook met cycli) als financien behandeld moeten worden. 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

12 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Minimumeisen Regeling geordende en toegankelijke staat Ten minste permanent te bewaren bescheiden Met name art 2, 3 en 9 Brief provinciale archiefinspectie van 29 april 2003 (beleidsregel) Tekst van de regeling zit in de informatiemap 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

13 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Regeling artikel 2 Archivistische kenmerken metadata over inhoud, structuur en vorm en context-informatie tijdstip, relatie taak, handeling onderlinge samenhang 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

14 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Regeling artikel 3 Documentair Structuurplan zorgdrager beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden technische metadata 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

15 SOD - Documentair Structuurplan
Regeling artikel 9 Digitale bestanden naam platform documentatie naam organisatie / naam / omvang bestand(en) met nadere specificaties opslagformaat relatie met andere bestanden compressiemethodes nadere gegevens over eventuele database(s) 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan

16 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Kwaliteitseisen ISO (nl) Informatie en documentatie - Archiefbeheer Deel 1: Algemeen (ISO :2001 IDT) Deel 2: Richtlijnen (ISO/TR :2001) Een structuurplan is te beschouwen als een beschrijving van een archiefsysteem, de nederlandse vertaling van het engelstalige begrip record keeping system. Met dit begrip wordt het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een  organisatie haar archieffunctie vorm geeft1. De processen van het archiefsysteem bevatten de volgende beheershandelingen beschikbaarstellen, opnemen, ordenen, overdragen, preserveren, selecteren en vernietigen.  2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

17 SOD - Documentair Structuurplan
ISO 15489 Archiefsysteem (Record Keeping System ) Soorten registraties classificatie processen, taken, indelingen, afspraken etc structuurplan onderdeel van classificatie documenten dossiers / individuele stukken gekoppeld aan classificatie RMA / DMS / ERMS / DIS 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan

18 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Samenhang risico taak beleids veld grond- slag domein proces code product B/V neerslag criteria VIND vorm 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan VIND - Vraaggerichte Interactieve Producten- en Dienstencatalogus en de 400 standaard processen! SOD - Documentair Structuurplan

19 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Herkomst informatie Waar vandaan? Informatieplannen, procesbeschrijvingen, productencatalogi, regelingen etc. Overzicht verhouding metadata en structuurplan informatiebeheer tabel met componenten Het zal zo langzamerhand wel duidelijk zijn dat er veel informatie verzameld moet worden. Gelukkig is het zodat genoeg binnen een organisatie beschikbaar is. Je moet het alleen wel weten te vinden. 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

20 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Indeling (raamwerk) Inleiding basis toelichting op grondslag, doel en inhoud van het plan (inclusief onderhoud) Tekstgedeelte de organisatie(taak, organogram, benoemen verantwoordelijkheden) , informatiebeheer en archieffunctie, grondslag(en), beheer, objecten, procedures en afspraken met de gebruikers (SLA’s), speciale onderwerpen Registratie Overzicht processen/producten/informatie instrument waardering Bijlagen Termen en begrippen, standaarden, teksten verordening etc Onderwerpen zijn: beveiliging, pakketselectie, overbrenging, documentenbehandeling, fasering, waardering, vervanging, vervreemding / uitlening, duurzaamheid, standaarden, locatie, / protocol De registratie bevat de antwoorden op de vragen De reden van het bestaan van de informatie Welke informatie belangrijk is Waar de belangrijke informatie is Wie de ‘eigenaar’ van de informatie is Waar de informatie voor wordt gebruikt Wat de waarde van de informatie is Wanneer de informatie weg mag Wat risico’s zijn Wat de relatie met andere informatie is 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

21 Structuurplan (samengevat)
2 november 2005 Structuurplan (samengevat) Weergave van het Wie Wat Waarom Waarmee / Hoe Waar Wanneer Gaat om Verantwoordelijkheid Taak / proces Grondslag Beheershandeling Vindplaats Moment Wie : Actoren, personen of instellingen die activiteiten uitvoeren. Domeinen. De verantwoordelijken zoals alg. directeur, proceseigenaar, afdelingshoofd etc. Wat : Welke taak heeft de actor. Waarom: Wat is de grondslag van de taak en het uit te voeren informatiebeheer. Waarmee / hoe : De beheershandeling Waar : Vindplaats/locatie van de informatie Wanneer : Het moment waarop een beheershandeling wordt uitgevoerd. Levenscyclus/Fase/Gebeurtenis of activiteit in een proces. 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

22 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Meer informatie Website DIGIDIVA samenwerking Gemeentearchief Amsterdam met de DIVA (de erfgoedkoepel op het terrein van archief en documentaire informatievoorziening) bevat een apart onderdeel over structuurplannen. Mijn website over informatiebeheer 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

23 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 Valkuilen Dit kan DIV (er) wel (bij)doen DIV gaat processen beschrijven We gaan het uitbesteden Beheer hoezo beheer? Het is een zaak voor DIV (draagvlak/multidisciplinair) DIV gaat processen beschrijven (relatie tussen product ./ informatie leggen) We gaan het uitbesteden (kennis opbouwen, eigen kapitaalgoed, positioneren archieffunctie) We doen het even (het moet zorgvuldig en planmatig opgebouwd worden) model / instrumenten / procedures / implementatie / inbedding / prioriteitstelling Beheer hoezo beheer (het is niet eenmalig) 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan

24 SOD - Documentair Structuurplan
2 november 2005 ISO avant la lettre “Deze eischen zijn, dat het nieuw archief niet alleen doelmatig moet worden bewaard, doch dat de zich daarin bevindende stukken ook zoodanig zijn gerangschikt en geregistreerd, dat elk stuk op verlangen in den kortst mogelijken tijd moet kunnen worden te voorschijn gebracht en over elk onderwerp zoo vlug mogelijk alle gegevens moeten kunnen worden verstrekt, die daaromtrent uit de zich in het archief bevindende stukken te putten zijn" Verslag van den toestand der Gemeente Groningen over het jaar 1916 Ook in 1916 werden al eisen gesteld aan de kwaliteit van het informatiebeheer 2 november 2005 SOD - Documentair Structuurplan SOD - Documentair Structuurplan