Vrijwilligersbeleid ….. what’s in a name?

Presentatie over: "Vrijwilligersbeleid ….. what’s in a name?"— Transcript van de presentatie:

1 Vrijwilligersbeleid ….. what’s in a name?
De Ambrassade Antwerpen 15 februari 2019

2 V W - B E L E I D

3 Vrijwilligersbeleid

4 De Corridor

5 Ben jij leider of lijder van je vrijwilligers

6 Vrijwilligersbeleid visie www.vrijwilligerswerkwerkt.be rekruteren
onthalen coachen evalueren exit

7 Goesting Leiderschap Vrijwilliger Beleid

8 Werken met vrijwilligers: waar ligt jullie focus nu?
Visie % Rekruteren % Onthalen Coachen Evalueren Exit %

9 visie ‘Een gedeelde en duidelijke visie bepaalt de richting
waarin je je samen beweegt.’

10 visie bewust nadenken over de plaats, de rol en het mandaat van vrijwilligers binnen je organisatie

11 visie Wanneer hebben we voor het laatst onze werkingsstructuur geüpdatet op maat van de noden van (potentiële) vrijwilligers in hun hedendaagse context? Bekijken we vrijwilligerswerk door de bril van de vrijwilliger of door de bril van de organiseerbaarheid en de structuur van onze organisatie? Hoe verhouden vrijwilligers zich bij ons tot de betaalde krachten? Staan de beroepskrachten open voor participatie van vrijwilligers? Is de vrijwilliger werkgever van de beroepskracht of andersom? Waarom doen vrijwilligers bij ons aan vrijwilligerswerk? Wat bindt hen aan onze diensten? Wat motiveert hen? Waarin zijn wij bijzonder of uniek? (USP) Is het engagement dat we van vrijwilligers verwachten eerder vrijblijvend of eerder resultaatgericht? Stellen we criteria vast voor het engagement? Wat bieden wij onze vrijwilligers? Ligt de klemtoon of materiële of immateriële prikkeling?

12 De aankomende vrijwilliger anno 2019
rekruteren De aankomende vrijwilliger anno 2019 ?

13 De aankomende vrijwilliger anno 2019
rekruteren De aankomende vrijwilliger anno 2019 Versplinterd kortdurend bewuste keuze win-win minder tijd afgebakend eerder vrijwilliger dan bestuurder individualistisch kritisch dessert buffet engagement

14 Vroeger was het beter Vroeger was het anders Vs
rekruteren Vroeger was het anders Vs Vroeger was het beter

15 T R E N D W A T C H E R H E R M A N K O N I N G S

16 Algo allergie: Allergie voor algoritmen, voorspelbare de algoritme zelfst.naamw. (m./v.) Uitspraak: [ɑlxo'rɪtmə] Verbuigingen: algoritme|n, algoritme|s (meerv.) reeks instructies om vanaf een beginpunt een bepaald doel te bereiken Tasofoob: Angst voor de verveling, angst voor de voorspelbaarheid Serendipiteit: Air B&B, ga met de local mee naar de hidden secrets. serendipiteit zelfst.naamw. een toevallige en onbedoelde vondst van iets nuttigs terwijl de zoeker er niet naar zocht of naar iets anders zocht de capaciteit om op een intelligente manier maar op basis van toeval iets te ontdekken waarnaar men niet op zoek was

17

18

19 Versteende groep Onbewust Bewust o n b e k w a a m
Moeilijk nieuwe vrijwilligers Minder mensen doen meer Moeheid en ongeloof installeren zich Nieuwe insteken = red monkeys kwaliteit: zeer goed Startende groep ID wordt samen ontwikkeld Dissensus mag Openheid kwaliteit: matig b e k w a a m Routineuze groep Groep is geoliede machine, draaiboekencultuur Moeilijk(e) nieuwe vrijwilligers Afwijkende voorstellen worden genegeerd Groei stagneert, werking sluit zich kwaliteit: zeer goed Autonome groep Grote betrokkenheid Blaakt van vertrouwen Gewoontes ontstaan kwaliteit: goed

20 Open groep Gesloten groep
Maak verbinding tussen mensen, maak er een echte en open groep van, dan ontstaat betrokkenheid. Open groep Gesloten groep

21 Nodig mensen uit om een taak op te nemen. betrekken op taakniveau
Toon mensen een open cultuur. Toon een structuur van een startende groep. Mensen willen denken en doen mengen, niet scheiden. Besef dat mensen weinig tijd hebben.

22 Evenement Taak Multi Trekker BestuurVast

23 En doe mensen zin krijgen in meer!
Start met het waarderen van elke bijdrage, hoe klein ook. En doe mensen zin krijgen in meer!

24 Visie en plan van aanpak
onthalen Visie en plan van aanpak

25 onthalen Al wat duidelijk is op voorhand, leidt niet tot discussie nadien. Al wat onduidelijk is op voorhand, leidt tot discussie en ongenoegen. Onthalen is mensen meenemen in de stuctuur én de cultuur van je organisatie.

26 Visie & plan van aanpak leiden tot regelmaat en voorspelbaarheid
coachen Visie & plan van aanpak leiden tot regelmaat en voorspelbaarheid 3 fases: Voor lopen - Naast lopen - Na lopen Zelf kiezen + het graag doen + gewaardeerd worden = betrokken Formeel vs. Informeel Coachen is anticiperen, niet constateren

27 Maximaal Kader vs. Minimaal Kader Minimale invulling & opvolging
coachen Maximaal Kader Minimale invulling & opvolging vs. Minimaal Kader Maximale invulling & opvolging

28 Handelingsverlegenheid
coachen Handelingsverlegenheid

29 coachen Coaching by walking vrijwilligerswerkwerkt.be

30 Coachen is anticiperen
van Wie is die vrijwilliger voor mij naar Wie ben ik voor de vrijwilliger WIE IS DE VW’ER VOOR MIJ? Wat heb ik nodig dat hij/zij doet? (vaak denken we zo) WIE BEN IK VOOR DE VW’er?/ WAT KAN IK BETEKENEN? Cf Tony: ik wil dat hij zoveel mogelijk werkt verzet, hij wil ook zijn babbeltje doen. Hoe sneller je deze omslag maakt, hoe sneller je gaat werken aan de goesting. Cf Coachproject: ipv te redeneren: wat hebben wij nodig als organisatie? Ook redeneren: hoe kunnen wij nog een meerwaarde bieden aan vrijwilligers? OEFENING: lijst 5 vrijwilligers op en wat ze betekenen voor jou Kan je ook bedenken wat jij voor hen betekent?

31 De emotionele credit card
coachen De emotionele credit card

32 evalueren Formeel evalueren op taakniveau vermijdt informeel evalueren op persoonsniveau. Débriefing

33 Evalueren is werken aan cultuur. Evalueren is een permanent gegeven.
Formeel evalueren op taakniveau vermijdt informeel evalueren op persoonsniveau. Evalueren is werken aan cultuur. Evalueren is een permanent gegeven. Evalueren vanuit focus op wat lukt. Oplossingsgericht denken. Heterogeniteit onder vrijwilligers : 101 verschillende invullingen Indien er een gebrek is aan formeel evalueren, zal er informeel geëvalueerd worden en dit moet je proberen vermijden. Kader goed waarom je evalueert (cf ULS: impactmeting: om tendensen te meten;, niet zozeer individueel) Evalueren is een permanent gegeven, dan is dit minder bedreigend. Evaluatie MOET, coaching MAG anders ontstaat er een wandelgangcultuur van ongenoegen etc.

34 Marc Lammers - In de flow
evalueren Marc Lammers - In de flow

35

36 Wanneer voer je een exitgesprek? Waarom voer je een exitgesprek?
Oefening Wanneer voer je een exitgesprek? Waarom voer je een exitgesprek?

37 Het klassieke recept Exit = het dunste hoofdstuk
Exitgesprekken houdt in dat er info wordt uitgewisseld over Waarom stopt de vrijwilliger? Hoe wil de vrijwilliger stoppen? Wat laat de vw achter, hoe worden zaken overgedragen? Wat kan de organisatie nog doen voor de vrijwilliger? Hoe komt de vrijwilliger terug? Hoe blijft de vrijwilliger in contact met de organisatie? Info over de vrijwilliger en over de organisatie Gekozen of gedwongen vertrek ‘Waarderen en parkeren’

38 Alles kan beter – 3 uitdagingen
Met welke beleving vertrekken vrijwilligers uit je organisatie? Taakgerichtheid is ondergeschikt aan mensgerichtheid. ‘Info kan niet nieuw zijn’ ‘People Management’ ‘De beleveniseconomie’ Exitten is elke keer een vrijwilliger een activiteit verlaat. ‘Laat mensen met meer zin vertrekken dan wanneer ze aankwamen.’ Zorg ervoor dat vrijwilligers een positief verhaal te vertellen hebben. Ze worden gezien als klanten, zij krijgen recht van spreken.

39 Exit = elke keer iemand een activiteit verlaat
Evenement Taak Multi Trekker BestuurVast

40 Exit

41 De trip advisor cultuur
Exit De trip advisor cultuur

42 Exit Wanneer vink je af?

43 Ben je blij dat je geweest bent?
Wanneer vink je af? Vond je het leuk? Ben je blij dat je geweest bent?

44 C U S T O M E R D E L I G H T

45 Wanneer was de laatste keer dat u als klant zeer tevreden of zelfs enthousiast was?

46 Customer Delight Customer Delight is een positieve emotionele en rationele staat van de klant die leidt tot enthousiasme over de organisatie. Klanten uiten dit in de vorm van positieve emoties, een zeer hoge mate van tevredenheid (zeer tevreden/uiterst tevreden) en een sterke intentie om de relatie voort te zetten, te versterken en de organisatie bij anderen aan te bevelen.

47 Tevreden noch ontevreden
Customer Delight Customer Delight Neutraal Tevreden Tevreden noch ontevreden (zeer) OnTevreden Enthousiast Zeer tevreden

48 Investeren in Customer Delight?
Het kost 5x minder om een klant te houden dan een nieuwe te winnen . Kans dat zeer tevreden/enthousiaste klant blijft, is 3-5x groter dan tevreden klant. Meer nieuwe klanten door aanbevelingen dan door promotie. 80-90% van aanbevelingen door enthousiaste klanten. Customer Delight zorgt voor enthousiaste en gemotiveerde medewerkers en goede werksfeer. 7 x 3 = 21

49 Hoe? Customer Delight Overtref de verwachtingen
Underpromise and Overdeliver Output vs Outcome Anticipeer op het probleem

50 The future depends on what you do in the present M. Gandhi
Workshopbegeleider: Koen Vermeulen