De case Oostkamp.

Presentatie over: "De case Oostkamp."— Transcript van de presentatie:

1 De case Oostkamp

2 Ter inleiding GEMEENTE OOSTKAMP Middelgrote gemeente Gemeentebestuur
Ruim inwoners 4 deelgemeenten/zes kernen Gemeentebestuur ca. 185 werknemers dienstverlening was verspreid over diverse locaties klassieke gemeentelijke dienstverlening OCMW ca. 150 medewerkers Was gehuisvest in te kleine locatie in deelgemeente 2 pijlers: Maatschappelijke dienstverlening Ouderenzorg (oa WZC)

3 Ter inleiding Beide besturen relatief onafhankelijk van elkaar
OCMW-voorzitter geen deel van College van burgemeester en schepenen goede verstandhouding en waar nodig overleg weinig doorgedreven samenwerking Ook OCMW op zoek naar geschikte locatie aankoop Coca Cola site door gemeente nauwere contacten bestuurders / topambtenaren => Nieuwe opportuniteiten

4 OostCampus: een campus voor dienstverlening van gemeente & OCMW

5 OostCampus bestuurs- en dienstencentrum

6 aanpak centralisatie diensten op 1 locatie
2006: Coca Cola Enterprises verlaat Oostkamp grote KANS voor de gemeente & OCMW nieuwe werking introduceren centralisatie diensten op 1 locatie

7 doelstelling - de klant - interne efficiëntie
Vernieuwde dienstverlening gericht op: - de klant - interne efficiëntie Komaf maken met het clichébeeld van een overheidsinstelling en de ambtenaar. Niets nieuws, maar hoe begin je eraan?

8 visie 1 locatie voor alle dienstverlening
In gebouw, telefonisch of via website: zelfde aanpak, herkenbaarheid Getrapte dienstverlening Onthaal Thematische loketten Spreekkamers voor individuele overleggen Duidelijke fysieke scheiding: front – back visie Voor Oostkamp geloofden we niet in 1 loket (wij vinden dienstverlening te divers en gespecialiseerd). Voorbeeld Nele in Ruimtelijke Ordening

9 uitwerking gebouw Visie op dienstverlening i.s.m. projectregisseur van Vectris Architectuurwedstrijd (Open Oproep i.s.m. Vlaams Bouwmeester) Aanstelling architect die visie in gebouw vertaalt (Carlos Arroyo) Vooruitstrevende architectuur + in lijn met onze ambities

10

11 kantelen dienstverlening
Onthaal Themaloketten Spreekkamers Vragen beantwoorden Gericht doorverwijzen Kleine transacties Ruime openingstijden Constant in evolutie Wonen & omgeving Vrije tijd Welzijn / OCMW Burgerzaken Individuele bespreking van dossiers Complexere dossiers Privacy Kantelen dienstverlening: Aanbodsgericht => klantgerichte dienstverlening Niet verplicht om langs het Onthaal langs te gaan (geen klantenbegeleidingssysteem)

12 samenwerking gemeente /OCMW
Verregaande samenwerking 1 gezamenlijk functionerend M-team 1 gelijke rechtspositieregeling Ondersteunende diensten volledig geïntegreerd (ICT/Com, Personeel, Financiën, Technische Ondersteuning) Decretale graden vervangen elkaar bij verlof / ziekte Juiste persoon op de juiste plaats

13 samenwerking gemeente /OCMW
Hoe kunnen realiseren? Goede verstandhouding (politiek en op persoonlijk vlak) OCMW: weinig ondersteunende diensten (geen diensthoofden) Iedereen blijft juridisch bij eigen werkgever Pragmatische aanpak Principes vastgelegd in beheersovereenkomst Te maken met mensen (goede verstandhouding) en een positieve dynamiek die er heerste. We gaan samen voor iets nieuws. Vooral gefocust op de kansen die er zijn en niet op de struikelblokken.

14 Ondersteu-nende diensten
verhaal is nooit af… mensen Ondersteu-nende diensten visie Verbetering dienstverlening is continu proces, blijven evalueren en bijsturen

15 Nieuwe/lopende projecten
Verbetering interne efficiëntie op vlak van data Mid-office organisatie en uitwisseling data, automatisering processen Project Dynam-O Personeel Invoering gezamenlijk personeelsbeleid (gemeente en OCMW) met nieuw softwarepakket Invoering BBC Betere kijk op financieel beleid over de jaren heen, betere rapporteringsmogelijkheden => betere beleidsbeslissingen mogelijk Via software beter overzicht op stand van zaken uitvoering beleid, werken via indicatoren Om betere service te kunnen leveren naar de klant Verbetering interne werking Streven naar een 5-sterrenorganisatie

16 succesfactoren bestuur dat dùrft visie gebruik enthousiaste mensen
iedereen betrekken gebruik de dynamiek die ontstaat open communicatie bewaken budget Enthousiaste mensen (op elke stoel, hoog – laag, politiek - ambtenaren): zij willen er iets van maken, zien de kansen en mogelijkheden. Zetten de rest in beweging Heel veel draait om mensen. Beslissingen: Aankoop van de site (2006: verkiezingsjaar) Aanstellen architect met futuristisch ogend concept (zal dat wel lukken) OCMW verhuist mee Stap verder: integratie ondersteunende diensten 1 huisstijl 1 server …