Stappenplan voor de opmaak van uw MJP Module 2

Presentatie over: "Stappenplan voor de opmaak van uw MJP Module 2"— Transcript van de presentatie:

1 Stappenplan voor de opmaak van uw MJP Module 2
Danny Kindekens m.m.v. Dirk Meulemans

2 Ondersteuningsaanbod
Module 1: Een meerjarenplanning met sturingskracht Module 2: Handvaten voor uw omgevingsanalyse Module 3: Sturen met doelstellingen en actieplanning ? Module 4: 1-3 voor mandatarissen ? Module 5: Vertaling naar BBC software 28/12/2018

3 Agenda Handvaten voor uw omgevingsanalyse
Proces van start tot memorandum Product, Proces, Participanten Lessons learned Belangrijkste valkuilen Structuur van het document Gemeentemonitor, SDGs, DESTEP Kick-off Update missie visie Cijfermateriaal, kwalitatieve input Participatie Analyse- en integratiefase, suggesties naar beleid Interne analyse 28/12/2018

4 Van start tot omgevingsanalyse 3 P’s
Product: Hoe moet het resultaat eruit zien? Doelstellingen? Naar wie is het gericht? Structuur: Hoe ziet onze organisatie er uit? A4 met kerncijfers per dienst Missie en visie Externe analyse – NULMETING - indicatoren Interne analyse Welke trends bieden zich aan? Uitdagingen voor volgende beleidsperiode 28/12/2018

5 Van start tot omgevingsanalyse
Proces: Stappen + timing Evaluatie vorig MJP Kader voor volgende Beleidscyclus Kick-off binnen de organisatie Update missie en visie van en op de organisatie Verzamelen van cijfermateriaal Verzamelen kwalitatief materiaal Participatietraject Analyse: omzetten van data naar informatie Besluiten / memorandum / suggestienota / …. 28/12/2018

6 Van start tot omgevingsanalyse
Participanten: Beleid : CBS/VB – gemeente/ocmw raad Stuurgroep Coördinator Inhoudelijke trekkers intern Lokale en/of regionale actoren Burgers, klanten, cliënten Medewerkers Externe begeleider 28/12/2018

7 Lessons learned – evaluatie lopend MJP
28/12/2018

8 WESPENTAILLEMODEL VOORTRAJECT ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING
PROCEDURE

9 Link tussen omgevingsanalyse en MJP
ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING integratie van de analyse deelanalyses Missie en visie concretisering van missie en visie in doelstellingen middelen, activiteiten, prestaties WESPENTAILLEMODEL 28/12/2018

10 Cijfers i.p.v. analyse 28/12/2018

11 Geen integratie van de analyse
ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING integratie van de analyse deelanalyses Missie en visie concretisering van missie en visie in doelstellingen middelen, activiteiten, prestaties WESPENTAILLEMODEL 28/12/2018

12 Product – omgevingsanalyse
28/12/2018

13 Product – omgevingsanalyse
Doelgroep: lokaal bestuur Noden en behoeften van interne en externe belanghebbenden Instrument om de omgeving in kaart te brengen Instrument om organisatie in kaart te brengen Basis voor beleidskeuzes Dynamisch ! Maakt deel uit van de cyclische benadering in de beleids- en beheerscyclus 28/12/2018

14 Product – structuur Gemeentemonitor SDG’s DESTEP Eigen indeling
28/12/2018

15 Structuur gemeentemonitor
Demografie Ruimte & infrastructuur Personeel Financiën Overheid Armoede Cultuur & vrije tijd Mobiliteit Natuur/milieu en energie Ondernemen & werken  28/12/2018

16 Structuur gemeentemonitor
Onderwijs & vorming Samenleven Wonen & woonomgeving Zorg & gezondheid. Deze zijn ook afgestemd met de stadsmonitor. 28/12/2018

17 Gegevens gemeentemonitor kwantitatief
28/12/2018

18 Gegevens gemeentemonitor kwalitatief
28/12/2018

19 Structuur SDGs 28/12/2018

20 Structuur SDGs 28/12/2018

21 Structuur SDGs Indeling document Integrale benadering Checklist
28/12/2018

22 Structuur DESTEP 28/12/2018

23 Macro: wat zijn de tendensen, uitdagingen op wereldvlak?
Structuur DESTEP Macro: wat zijn de tendensen, uitdagingen op wereldvlak? Meso: wat betekent dit op lokaal vlak? Micro: wat betekent dit voor onze organisatie, onze dienstverlening, onze burgers, onze medewerkers… ? 28/12/2018

24 Creëren van momentum / draagvlak Betrokkenheid
Kick-off Samenbrengen van Diensten, afdelingen, clusters Gemeente en OCMW Toekomstige fusiegemeenten Creëren van momentum / draagvlak Betrokkenheid Presentatie en verdeling werkvelden / thema’s 28/12/2018

25 Update missie en visie 28/12/2018

26 Vanuit welke visie, met welke ambitie pakken we deze opdracht aan?
Update missie en visie Hoe zien we de opdracht van de geïntegreerde organisatie, het lokaal bestuur? Vanuit welke visie, met welke ambitie pakken we deze opdracht aan? Welke waarden stellen we centraal in onze aanpak? Rol administratie en politiek in dit verhaal = missie en waarden zijn legislatuuroverschrijdend 28/12/2018

27 Verzamelen van cijfermateriaal
Voornamelijk desktop research Kan gecentraliseerd worden Aanvullen met kerncijfers van de eigen dienstverlening uit laatste jaarrapport Cijfers van andere actoren in de gemeente (CAW, K&G,VDAB, Thuiszorgdiensten…) 28/12/2018

28 Verzamelen van cijfermateriaal
Lokale statistieken Gemeentelijke profielschetsen Gemeentemonitor Stadsmonitor Sectorale aandachtspunten Belfius studies 28/12/2018

29 Verzamelen van kwalitatieve info
Aanvullen van cijfers met kwalitatieve expertise uit het werkveld. = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde vormen van individuele en collectieve dienstverlening op elkaar worden afgestemd - transactieveld Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,…. Gebeurt NIET centraal, wél gecoördineerd ! 28/12/2018

30 Werkveld / transactieveld
aanbod vraag actoren burgers gemeente context 28/12/2018

31 Verzamelen van kwalitatieve info
Vraagzijde: Noden, behoeften, verwachtingen … Tevredenheidsonderzoeken Doelgroepen – socio-economisch – persoonskenmerken Doelgroepen – geografische opdelingen – wijken/dorpen 28/12/2018

32 Kwalitatieve input aan vraagzijde
Wonen Cultuur Bevolking - Senioren - Jongeren - Gezinnen Grondgebied - Deelgemeente X - Wijk Y Zorg 28/12/2018

33 Verzamelen van kwalitatieve info
Aanbodzijde: Tendensen in de sector Te verwachten regelgeving Kostenstructuur Technologische ontwikkelingen Samenwerkingsmogelijkheden 28/12/2018

34 Verwachtingenmanagement
Participatietraject Waarom participatie? Omdat het moet – juridisch argument Omdat het loont – instrumenteel argument Omdat het hoort – ideologisch argument Omwille van de positieve neveneffecten Verwachtingenmanagement 28/12/2018

35 Niveaus van participatie
Participatietraject Niveaus van participatie Informeren Consulteren Adviseren Co-creatie Zelf beslissen Verwachtingenmanagement Actief omgaan met participatieladder Grootte van de groepen ! 28/12/2018

36 Per fase in het beleidsplanningsproces:
Participatietraject Per fase in het beleidsplanningsproces: Planningsfase Uitvoering Evaluatiefase Bijsturing Integrale participatie Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief Ter ondersteuning van een integraal planningstraject Inspiratiemoment ‘participatie in beleidsplanning’ VVSG Joke Van Reppelen 28/12/2018

37 Analyse en integratie Eerste analyserapport Participatie burgers
Participatie actoren Tweede analyserapport Lacunes burgers Lacunes actoren Derde analyserapport Basisanalyse Verfijning, verdieping en objectivering 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

38 Break-out sessie: 2 groepen
Voorbeelden van participatie Extern Intern Methodieken, werkvormen Resultaten Valkuilen/lessen 28/12/2018

39 Deelproces “Geïntegreerde analyse”
= vaststellen van de belangrijkste maatschappelijke uitdagingen als basis voor het beleid voor de komende jaren Omzetten van data en rapporten naar bruikbare informatie en conclusies Conceptueel: afgebakende fase Dienstoverschrijdend tot organisatiebreed Praktijk: samenvallend met de suggestienota, memorandum, witboek, menukaart… 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

40 Deelproces “Geïntegreerde analyse”
Memorandum ? Suggestienota ? Witboek ? 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

41 Deelproces “Geïntegreerde analyse”
Organisatiebeheersing ! 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

42 Interne analyse - denkkader
December 28, 2018 Performantie verhogen Effectiviteit Efficiëntie Risico’s missie visie Strategie Operaties INPUT Processen OUTPUT Klant Middelen

43 Leidraad Audit Vlaanderen
28/12/2018

44 28/12/2018

45 Common Assessment Framework
CAF model Common Assessment Framework 28/12/2018

46 Traject naar Uitmuntendheid
28/12/2018

47 Traject naar Uitmuntendheid
Eerder gericht op organisatieontwikkeling Veel ruimer dan ondersteunende diensten Werkboeken: Op organisatievlak: OCMW en gemeente Alle ondersteunende diensten Ook operationele diensten Ook aandacht voor methodieken: Procesmanagement Projectmanagement Risicomanagement Werken met doelstellingen 28/12/2018

48 28/12/2018