Afdelingsvakanties nieuwe stijl

Presentatie over: "Afdelingsvakanties nieuwe stijl"— Transcript van de presentatie:

1 Afdelingsvakanties nieuwe stijl
Hoe organiseer je als lokale of regionale afdeling zo’n vakantie?

2 Aanleiding/terugblik
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Aanleiding/terugblik 16 dec. 2016: Voorgenomen besluit stoppen vakanties 18 mrt. 2017: Voorgenomen besluit bekrachtigd April-juni 2017: Werkgroep verkent alternatieven 16 juni 2017: Nationale Vergadering geeft groen licht uitwerking conceptvoorstel Werkgroep Juni-aug. 2017: Werkgroep werkt concept uit 27 sept. 2017: Nationale Vergadering keurt concept definitief goed 2 okt. 2017: Vakantiedeel Eropuit Platform online Tijdens de Nationale Vergadering van 16 december 2016 is het voorgenomen besluit genomen en gecommuniceerd dat de Zonnebloem per 2018 gaat stoppen met het zelf organiseren van landelijke en regionale vakanties. Met uitzondering van de vaarvakanties met het eigen schip MPS de Zonnebloem. Deze inkrimping is nodig om de uitgaven en inkomsten van de Zonnebloem weer in balans te brengen. De vakanties zijn naar verhouding duur en er kunnen relatief maar weinig mensen aan deelnemen. Op 18 maart is het voorgenomen besluit bekrachtigd, onder twee voorwaarden. Eén van de voorwaarden is dat een Werkgroep, bestaande uit vier leden van de Nationale Vergadering en twee leden van de Audit Commissie, onderzoekt of er alternatieven mogelijk zijn voor onze vakanties. De Werkgroep presenteert op 16 juni een nieuw, eigentijds vakantieconcept. Het nieuwe concept gaat uit van vernieuwing van ons vakantieaanbod. Dat is hard nodig, omdat de vakantiewensen van mensen met een lichamelijke beperking veranderen. Die vragen steeds vaker naar maatwerk en kleinschalige reismogelijkheden. In het nieuwe concept krijgen afdelingen alle ruimte om aan deze wens gehoor te geven. Het nieuwe vakantieconcept zorgt er bovendien voor dat onze vakanties weer betaalbaar worden en dat in de toekomst ook blijven. Het is dus in meer opzichten een duurzaam concept. Op 27 september keurt de Nationale Vergadering het eigentijdse vakantieconcept definitief goed en geeft ze groen licht voor de afdelingsvakanties nieuwe stijl. Vijf dagen later gaat het nieuwe vakantiedeel van het Eropuit Platform online, met daarop het nieuwe aanbod afdelingsvakanties.

3 Kaders sociale en recreatieve activiteiten
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Kaders sociale en recreatieve activiteiten Aansprakelijkheid, verzekering en juridische verantwoordelijkheid geborgd Voor deelnemers die tot Zonnebloemdoelgroep behoren Op basis wensen deelnemers Marktconforme prijs deelnemers Goed toegeruste vrijwilligers Toegankelijke accommodaties en vrijetijdslocaties Vrijwilliger geeft tijd, geen geld Voordat het nieuwe vakantieconcept werd uitgewerkt, stelde de Nationale Vergadering op 16 juni de kaders vast voor sociale en recreatieve activiteiten. Ze gelden voor alle Zonnebloemactiviteiten en dus ook voor de vakanties.

4 Waarom vernieuwing? We willen vakanties blijven organiseren
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Waarom vernieuwing? We willen vakanties blijven organiseren Deelnemers vragen steeds vaker naar maatwerk en kleinschalige reismogelijkheden Onze vakanties worden weer betaalbaar en blijven dat ook Oftewel: we willen vakanties die eigentijds en duurzaam zijn Vernieuwing van ons vakantieaanbod is hard nodig, omdat de vakantiewensen van mensen met een lichamelijke beperking veranderen. Die vragen steeds vaker naar maatwerk en kleinschalige reismogelijkheden. In het nieuwe concept krijgen afdelingen alle ruimte om aan deze wens gehoor te geven. Het nieuwe vakantieconcept zorgt er bovendien voor dat onze vakanties weer betaalbaar worden en dat in de toekomst ook blijven. Het is dus in meer opzichten een duurzaam concept.

5 Hoe ziet een afdelingsvakantie nieuwe stijl eruit?
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Hoe ziet een afdelingsvakantie nieuwe stijl eruit? Als afdeling organiseer en financier je zelf je vakantie(s) Vraaggericht (op basis wensen deelnemers) Je bepaalt zelf waar, wanneer, hoe lang, hoe vaak en met hoeveel deelnemers en vrijwilligers je gaat Sneller te organiseren (maar wel in jaarplan en begroting opnemen) Aanbod op nieuw vakantiedeel Eropuit Platform Aanbod is dynamisch (regelmatig nieuwe bestemmingen) Geselecteerde accommodaties voldoen aan onze kwaliteitseisen Er zijn financieel en inhoudelijk aantrekkelijke afspraken gemaakt Je kunt ook eigen locatie aandragen Je kunt gebruik maken van diverse vormen van ondersteuning Afdelingen kunnen in de nieuwe vakantievariant met ondersteuning van het Nationaal Bureau zelf vakanties organiseren. Dat geeft nog meer ruimte om in te spelen op de wensen van deelnemers. Afdelingen bepalen namelijk zelf wanneer, waar, hoe vaak, hoe lang en met hoeveel deelnemers en vrijwilligers ze op vakantie gaan. Zo kunnen zij hun deelnemers meer maatwerk bieden, met kleinschaligere reizen en de nodige flexibiliteit. Voor onze deelnemers betekent de nieuwe vakantievariant dat we de komende jaren behalve vaarvakanties ook andere vakanties blijven organiseren. Vakanties waarmee we beter en sneller in kunnen spelen op hun wensen. Vakanties met kleinere groepen als ze dat willen, kortere of juist langere vakanties misschien. Vakanties die ook sneller zijn te organiseren. Omdat afdelingen zelf de regie hebben en zelf rechtstreeks boeken, hoeven deelnemers zich niet maanden of zelfs een jaar van te voren op te geven en te wachten op hun reis. Wat wel hetzelfde blijft, zijn de kwaliteit en het plezier dat we onze deelnemers bieden. Die blijven als vanouds voorop staan. Op het nieuwe vakantiegedeelte van het Eropuit Platform, dat begin oktober live gaat, komen accommodaties te staan die door het Nationaal Bureau zijn geselecteerd. Voor een deel zijn dat bekende en deels ook nieuwe accommodaties, vooralsnog in Nederland. Deze accommodaties voldoen aan de criteria en kwaliteitseisen van de Zonnebloem. Ook zijn er financieel en inhoudelijk aantrekkelijke afspraken met hen gemaakt. Afdelingen kunnen ook een eigen locatie aandragen. Voldoet deze aan de eisen, dan worden ook hiermee goede afspraken gemaakt en kan de accommodatie aan het Eropuit Platform worden toegevoegd. Heeft een afdeling op basis van de wensen van haar deelnemers een keuze gemaakt uit de accommodaties op het platform? En weet men wanneer, hoe lang en met hoeveel deelnemers en vrijwilligers ze willen gaan? Dan kan men zelf rechtstreeks de vakantie bij de accommodatie naar keuze boeken. Het is wel aan te raden om regelmatig op het Eropuit Platform te kijken, want het aanbod is dynamisch. Er komen regelmatig nieuwe bestemmingen en accommodaties bij.

6 Vormen van ondersteuning
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Vormen van ondersteuning Handleiding, stappenplan en deskundigheids- bevordering zelf organiseren vakantie Handleiding en deskundigheidsbevordering Lokale Fondsenwerving Financiële ondersteuning (Stimuleringsregeling, Steunfonds) Vrijwilligerspools Overige ondersteuning (o.a. vervoer, hulpmiddelen, communicatie) Districtshoofden en afdeling V&E helpen graag Afdelingen organiseren en betalen de vakantie(s) ‘nieuwe stijl’ zelf. Maar dat wil niet zeggen dat zij er alleen voor staan. Integendeel. Ze kunnen gebruik maken van diverse vormen van ondersteuning vanuit het Nationaal Bureau: - Een stappenplan, een handleiding en workshops over hoe men zelf een vakantie kan organiseren. - Diverse ondersteuningspakketten op het gebied van vervoer, hulpmiddelen en communicatiemiddelen. - Vrijwilligerspools met projectvrijwilligers, waarop men een beroep kan doen als: * Men zelf vrijwilligers (algemeen of uit de zorg) tekort komt. * Men gebruik wil maken van vrijwilligers uit de buurt van de accommodatie. Omdat men de kosten wil drukken (voor deze oproepvrijwilligers hoeven geen logies te worden betaald, omdat zij niet blijven overnachten). Of omdat men graag gebruik maakt van een vrijwilliger die de omgeving van de accommodatie goed kent. - Een handleiding en workshops over hoe men lokaal fondsen kan werven waarmee (een deel van) de vakantie kan worden bekostigd. - Financiële ondersteuning in de vorm van twee fondsen: * Stimuleringsregeling bijdrage vakanties. Elke afdeling ontvangt, bij het overleggen van de facturen van de georganiseerde vakantie(s), een tegemoetkoming van 50% in de kosten van de vakantie(s) tot een maximum van € ,- per afdeling per jaar. * Vakantie Steunfonds. Als een afdeling ondanks ‘de Stimuleringsregeling bijdrage vakanties’ onvoldoende geld heeft om een vakantie te organiseren en ook de regio niet bij kan springen, dan kan de regio een aanvraag indienen bij het Vakantie Steunfonds. Het Nationaal Bureau en de districtshoofden staan natuurlijk altijd klaar om afdelingen te adviseren en te begeleiden bij het maken van keuzes.

7 Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 1
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 1 Inventariseren wensen deelnemers Bundelen wensen deelnemers Bekijken aanbod op Eropuit Platform De afdelingsvrijwilligers inventariseren wensen van deelnemers voor kleinschalige of grote activiteiten en vakanties. Het afdelingsbestuur inventariseert alle wensen. Op basis daarvan doet ze een voorstel voor het volgend jaarplan 2018 en maakt ze daarbij een begroting. In de afdelingsvergadering wordt het jaarplan samen met de begroting (waarin ook een bedrag voor vakantie is opgenomen) besproken en vastgesteld. De afgevaardigde kan op basis hiervan in de regionale vergadering kijken hoe er binnen de regio (waar nodig) samengewerkt kan worden om alle deelnemerswensen te realiseren. Het regionaal bestuur zorgt er samen met de afgevaardigden van de afdelingen voor dat alle jaarplannen en begrotingen samen met elkaar besproken worden in de regionale vergadering (hier is je districtshoofd bij). Op basis hiervan worden een regionaal jaarplan en een begroting voorbereid en vastgesteld. Daarin is uiteraard aandacht voor de vakantiebehoefte van deelnemers. Het regionaal bestuur kan ook vooraf deze informatie opvragen, zodat ze een samenvatting kunnen geven tijdens de vergadering. De jaarplannen en begrotingen worden vervolgens vastgesteld en naar de naast hoger gelegen afdeling gestuurd.

8 Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 2
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 2 Bedrag in jaarplan reserveren voor vakantie(s) Jaarplan en begroting vaststellen en bespreken Jaarplannen in regio bespreken en kijken of en hoe samenwerking met andere afdelingen in regio nodig is om alle deelnemerswensen te realiseren De afdelingsvrijwilligers inventariseren wensen van deelnemers voor kleinschalige of grote activiteiten en vakanties. Het afdelingsbestuur inventariseert alle wensen. Op basis daarvan doet ze een voorstel voor het volgend jaarplan 2018 en maakt ze daarbij een begroting. In de afdelingsvergadering wordt het jaarplan samen met de begroting (waarin ook een bedrag voor vakantie is opgenomen) besproken en vastgesteld. De afgevaardigde kan op basis hiervan in de regionale vergadering kijken hoe er binnen de regio (waar nodig) samengewerkt kan worden om alle deelnemerswensen te realiseren. Het regionaal bestuur zorgt er samen met de afgevaardigden van de afdelingen voor dat alle jaarplannen en begrotingen samen met elkaar besproken worden in de regionale vergadering (hier is je districtshoofd bij). Op basis hiervan worden een regionaal jaarplan en een begroting voorbereid en vastgesteld. Daarin is uiteraard aandacht voor de vakantiebehoefte van deelnemers. Het regionaal bestuur kan ook vooraf deze informatie opvragen, zodat ze een samenvatting kunnen geven tijdens de vergadering. De jaarplannen en begrotingen worden vervolgens vastgesteld en naar de naast hoger gelegen afdeling gestuurd.

9 Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 3
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 3 Samenstellen vakantiegroep - Bepalen aantal deelnemers en vrijwilligers - Inventariseren zorgbehoefte (m.b.v. OAA en handleiding ‘Hoe organiseer ik een Zonnebloemvakantie?’ - Afstemmen vrijwilligersgroep op deelnemers - Eventueel gebruik maken van regionale vrijwilligerspool(s) Vakantie kiezen op Eropuit Platform (op basis wensen deelnemers) Vakantiekeuze aan deelnemers voorleggen Regelen (veilig) vervoer en hulpmiddelen Betaling deelnemer regelen (meerkosten voor afdeling) Organiseren vakantieprogramma Het afdelingsbestuur neemt het initiatief om daadwerkelijk een vakantie te organiseren (met ondersteuning vanuit het regiobestuur). Ze oriënteert zich eerst op het aantal deelnemers en de mogelijke wensen die ze hebben. Op basis van de wensen van deelnemers kiest het bestuur op het Eropuit Platform een vakantie en stelt deze vervolgens voor aan de deelnemers. Deelnemers Kijk bij de deelnemers die meegaan met een vakantie welke lichamelijke verpleegkundig zorg zij nodig hebben tijdens de vakantie. Startpunt zijn de gegevens in de OAA. Voor een veilige en goede vakantie is het belangrijk om een aantal gegevens te inventariseren. Kijk hiervoor in de handleiding ‘Hoe organiseer ik een Zonnebloemvakantie?’. Gebruik bij de inventarisatie de OAA en controleer bij de deelnemers of er rondom hun lichamelijke toestand inmiddels iets veranderd is. Vrijwilligers Zorg voor vrijwilligers die fysiek in staat zijn om de vakantie te begeleiden. Wijs vrijwilligers die verpleegkundige zorg verlenen erop dat ze daartoe bevoegd dienen te zijn en geregistreerd in het BIG register. Zijn er tekorten aan vrijwilligers, dan kun je gebruik maken van vrijwilligers uit de eigen regio of uit de regio in de omgeving van de accommodatie (regionale vrijwilligerspools). Maak tijdens de vakantie gebruik van goedgekeurd vervoer. Op het Eropuit Platform staan handvatten en tips over vervoer. Op basis van de inventarisatie van deelnemers kijk je welke hulpmiddelen op de accommodatie aanwezig zijn en welke je nog dient te regelen. Het is verstandig om de deelnemers hun eigen hulpmiddelen mee te laten nemen. Zodra bekend is waar de vakantie naartoe zal gaan, krijgt de deelnemer een verzoek tot betaling. Als de deelnemer betaald heeft is de deelnemer zeker van de vakantie. Het is verstandig om de deelnemers te laten betalen voordat de vakantie begint. In het bedrag is opgenomen: De kosten voor pension (incl. maaltijden). Vervoer (incl. vervoer excursies). excursies Let op; de meerkosten van de lichamelijke beperking zijn voor rekening van de afdeling. De kosten van de vrijwilligers worden gedragen door de afdeling. Voorlopig is er een ’Stimuleringsregeling bijdrage vakanties’. Op basis van de totale kosten van de vakantie krijg je de helft uit deze stimuleringsregeling vergoed, met een maximum van euro op jaarbasis. Kijk op het Eropuit Platform voor meer informatie. Het succes van een vakantie hangt ook nauw samen met het programma dat je tijdens de vakantie organiseert. Hou bij de samenstelling van het programma niet alleen rekening met de wensen van de deelnemers, maar ook met hun mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan rustmomenten. Bedenk bij eventuele uitstapjes dat je ook gebruik kunt maken van vrijwilligers uit de regio rondom de accommodatie.

10 Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 4
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Hoe organiseer ik een afdelingsvakantie nieuwe stijl? – Stap 4 Samen met je deelnemers genieten van een mooie vakantie Belangrijke telefoonnummers bij de hand hebben Improviseren als dingen anders lopen dan gepland Na afloop iedereen bedanken Vakantie met vrijwilligers evalueren Het afdelingsbestuur neemt het initiatief om daadwerkelijk een vakantie te organiseren (met ondersteuning vanuit het regiobestuur). Ze oriënteert zich eerst op het aantal deelnemers en de mogelijke wensen die ze hebben. Op basis van de wensen van deelnemers kiest het bestuur op het Eropuit Platform een vakantie en stelt deze vervolgens voor aan de deelnemers. Deelnemers Kijk bij de deelnemers die meegaan met een vakantie welke lichamelijke verpleegkundig zorg zij nodig hebben tijdens de vakantie. Startpunt zijn de gegevens in de OAA. Voor een veilige en goede vakantie is het belangrijk om een aantal gegevens te inventariseren. Kijk hiervoor in de handleiding ‘Hoe organiseer ik een Zonnebloemvakantie?’. Gebruik bij de inventarisatie de OAA en controleer bij de deelnemers of er rondom hun lichamelijke toestand inmiddels iets veranderd is. Vrijwilligers Zorg voor vrijwilligers die fysiek in staat zijn om de vakantie te begeleiden. Wijs vrijwilligers die verpleegkundige zorg verlenen erop dat ze daartoe bevoegd dienen te zijn en geregistreerd in het BIG register. Zijn er tekorten aan vrijwilligers, dan kun je gebruik maken van vrijwilligers uit de eigen regio of uit de regio in de omgeving van de accommodatie (regionale vrijwilligerspools). Maak tijdens de vakantie gebruik van goedgekeurd vervoer. Op het Eropuit Platform staan handvatten en tips over vervoer. Op basis van de inventarisatie van deelnemers kijk je welke hulpmiddelen op de accommodatie aanwezig zijn en welke je nog dient te regelen. Het is verstandig om de deelnemers hun eigen hulpmiddelen mee te laten nemen. Zodra bekend is waar de vakantie naartoe zal gaan, krijgt de deelnemer een verzoek tot betaling. Als de deelnemer betaald heeft is de deelnemer zeker van de vakantie. Het is verstandig om de deelnemers te laten betalen voordat de vakantie begint. In het bedrag is opgenomen: De kosten voor pension (incl. maaltijden). Vervoer (incl. vervoer excursies). excursies Let op; de meerkosten van de lichamelijke beperking zijn voor rekening van de afdeling. De kosten van de vrijwilligers worden gedragen door de afdeling. Voorlopig is er een ’Stimuleringsregeling bijdrage vakanties’. Op basis van de totale kosten van de vakantie krijg je de helft uit deze stimuleringsregeling vergoed, met een maximum van euro op jaarbasis. Kijk op het Eropuit Platform voor meer informatie. Het succes van een vakantie hangt ook nauw samen met het programma dat je tijdens de vakantie organiseert. Hou bij de samenstelling van het programma niet alleen rekening met de wensen van de deelnemers, maar ook met hun mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan rustmomenten. Bedenk bij eventuele uitstapjes dat je ook gebruik kunt maken van vrijwilligers uit de regio rondom de accommodatie.

11 Vakantiedeel Eropuit Platform
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een nieuw vakantieconcept Vakantiedeel Eropuit Platform

12 Vakantiedeel Eropuit Platform
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Vakantiedeel Eropuit Platform Bekijk het animatiefilmpje op zonnebloem.nl/eropuit/vakanties

13 Accommodaties die al vast staan
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Accommodaties die al vast staan De Efteling – Bosrijk, Kaatsheuvel De Heerenhof, Mechelen De Imminkhoeve, Lemele Dennenheul, Ermelo Het Bosgoed, Lunteren Hotel Spelderholt, Beekbergen Hotel IJsselvliedt, Wezep Hugenpothhuis, Loenen Landal – diverse bungalowparken Nieuw Hydepark, Doorn ‘t Hofke, Mechelen ‘t Keampke, De Lutte

14 Accommodaties die worden verwacht
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Accommodaties die worden verwacht Centerparcs – diverse bungalowparken verspreid over Nederland Roompot – diverse bungalowparken aan de kust

15 Heb je vragen of hulp nodig?
Afdelingsvakanties nieuwe stijl: een eigentijds vakantieconcept Heb je vragen of hulp nodig? Het districtshoofd staat altijd voor je klaar! Succes met je vakantie(s)!