managen van de instroom

Presentatie over: "managen van de instroom"— Transcript van de presentatie:

1 managen van de instroom
selecteren paragraaf 6.5 Een leidinggevende komt regelmatig in aanraking met mensen die zich als sollicitant melden voor een aangekondigde vacature. Dat kunnen er veel of weinig zijn. Uit het aantal aanmeldingen moet blijken of zich geschikte kandidaten voor het vervullen van deze vacature hebben gemeld. Dit kiezen, ofwel selecteren, is een taak van de leidinggevende. Het selecteren moet nauwkeurig gebeuren, omdat de selectie tenslotte de kwaliteit van het personeelsbestand bepaalt. Een van de hulpmiddelen om te selecteren is het voeren van een selectie-interview. ik doe de selectie Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

2 hulpmiddelen voorselectie persoonsomschrijving sollicitatiebrief
sollicitatieformulier curriculum vitae selectie-interview referenties (informatie van derden, waaronder de gezondheidsverklaring), diploma’s en de getuigschriften vakbekwaamheidsproef justitieel antecedentenonderzoek psychologisch onderzoek voorselectie De manier waarop de leidinggevende selecteert, hangt nauw samen met de functiebeschrijving, de opleiding en de ervaring die voor de functie vereist zijn. De leidinggevende staan, afhankelijk van de “zwaarte” van de functie, meerdere hulpmiddelen ter beschikking om goed te kunnen selecteren, zoals: de persoonsomschrijving, de sollicitatiebrief, het sollicitatieformulier, het curriculum vitae, het selectie-interview, de referenties (informatie van derden, waaronder de gezondheidsverklaring), de diploma’s en de getuigschriften, de vakbekwaamheidsproef, het justitieel antecedentenonderzoek, het psychologisch onderzoek. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

3 sollicitatieformulier
standaardformulier waarop de volgende groepen van informatie ingevuld moeten worden: personalia loopbaanoverzicht, bestaande uit informatie over het studie- of het opleidingsverleden en het arbeidsverleden persoonlijke gegevens (waaronder leefmilieu, gezondheidstoestand) inkomensgegevens Het sollicitatieformulier geeft directe informatie van alle sollicitanten voor alle functies. Het formulier kan gemakkelijk worden ingevuld. Een bijkomend voordeel is dat de leidinggevende niet opgezadeld wordt met informatie waarop hij niet zit te wachten. Het sollicitatieformulier kan de leidinggevende zelf samenstellen, maar is meestal ook verkrijgbaar bij de brancheorganisatie. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

4 Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

5 selectiecriteria persoonlijkheidscriteria motivationele criteria
sociale en communicatieve criteria leidinggevende criteria opleidingscriteria Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

6 resultaat voorselectie
geschikte kandidaten (de voorkeur gaat uit naar vijf) reserve kandidaten ongeschikte kandidaten uitnodiging ontvangstbevestiging bedankbrief Het resultaat van de voorselectie is de keuze voor een groep mensen die voor het selectie-interview in aanmerking komt. Daartoe is het verstandig de ontvangen sollicitatiebrieven en sollicitatieformulieren in drie groepen te rangschikken: de geschikte kandidaten (de voorkeur gaat uit naar vijf), de reserve kandidaten, de ongeschikte kandidaten. De laatste groep krijgt direct een brief waarin bedankt wordt voor de genomen moeite en waarin bij voorkeur het motief van afwijzen vermeld staat. Het afschrijven van een sollicitant moet dus meer zijn dan een gekopieerd briefje. De andere groepen krijgen een schriftelijke ontvangstbevestiging. De eerste groep zal tevens een uitnodiging ontvangen voor de verdere selectie. Het is verstandig om de sollicitatiebrieven/-formulieren te bewaren. Als een kandidaat in de proeftijd tegenvalt, kan dit een nieuwe selectie bespoedigen. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

7 Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5
selectie-interview een gesprek dat gevoerd wordt tussen twee of meer personen in een gastvrije sfeer, met als doel de meest geschikte kandidaat te “selecteren” voor een vacature sollicitatiegesprek Een selectie-interview kan gezien worden als onderhandelingsgesprek tussen twee gelijkwaardige partners; de leidinggevende en de sollicitant. De praktijk leert echter (en zo wordt het ook door veel sollicitanten ervaren), dat er sprake is van machtsongelijkheid. Op zich is dat geen probleem, zolang hiervan geen misbruik wordt gemaakt ten nadele van de sollicitant. Een goede leidraad voor het selectie-interview is het sollicitatieformulier. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

8 Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5
onderwerpen uit brief/cv andere zaken wie de kandidaat is wat kandidaat te bieden heeft motivatie om te solliciteren zaken die kandidaat moet toelichten vragen die de interviewer (gespreksleider) nog beantwoord wil hebben gezinssituatie studieduur ervaringen uit voorgaande betrekkingen motief van de sollicitatie vrijetijdsbesteding Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

9 fasen selectie-interview
informatiefase interviewfase afrondingsfase Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

10 informatiefase DOEL vanuit werkgever lijkt de kandidaat geschikt
vanuit sollicitant lijkt onderneming/baan me iets De informatiefase van het “interview” dient als s. De leidinggevende kan aftasten hoe de kandidaat denkt over het werken in een winkel, de hoogte van het salaris en over de arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld het werken tijdens koopavonden en in het weekend). De sollicitant krijgt in deze fase van het gesprek de gelegenheid om aanvullende vragen te stellen. Hij krijgt ook de gelegenheid om nadere toelichting te geven op zijn motieven om naar de desbetreffende functie te solliciteren. De informatiefase heeft een tweeledig doel: de leidinggevende probeert erachter te komen of het zinvol is om met die kandidaat verder te spreken (overgang naar de tweede fase), de kandidaat krijgt de gelegenheid om te bepalen of hij de sollicitatie doorzet. De informatiefase is een vorm van voorlichting die moet leiden tot het nemen van de beslissing om door te gaan met de volgende fase. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

11 feitelijk selectie-interview
interviewfase feitelijk selectie-interview vragenlijst persoon motivatie (werk)verleden vragen van sollicitant In de interviewfase (het feitelijke selectie-interview) probeert de interviewer erachter te komen met wat voor persoon hij te maken heeft, wat zijn motivatie is, hoe hij zich heeft voorbereid op het gesprek. In de interviewfase stelt de leidinggevende de vragen en de kandidaat antwoordt. Dit interview kan het beste geschieden aan de hand van een van te voren opgestelde vragenlijst. De leidinggevende moet in deze fase een mening krijgen over het te verwachten gedrag van de sollicitant in de werksituatie. Hij moet hierop zijn aandacht richten en de antwoorden op de gestelde vragen moeten hierover uitsluitsel geven. Hij moet in het interview ook vragen naar wat de kandidaat persoonlijk erg belangrijk vindt. Er moet ook om een voorbeeld gevraagd worden waaruit blijkt op welke manier de kandidaat zich hier in het verleden heeft ingezet. De leidinggevende weet pas echt wat de kandidaat beweegt, als hij achterhaalt wat de kandidaat ervoor wil opofferen. Als het gesprek eenmaal loopt, kan op een soepele manier van het ene op het andere onderwerp worden overgegaan. Er mag dus afgeweken worden van de geplande volgorde. Een natuurlijk gesprek kent zijn eigen verloop; een goede voorbereiding voorkomt dat er belangrijke dingen vergeten worden. Tegen het einde van het gesprek wordt de kandidaat de mogelijkheid geboden om vragen te stellen. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

12 afrondingsfase korte samenvatting van gesprek
informeren over verder verloop: tijdstip van de keuze manier van communiceren In de afrondingsfase worden één of meerdere samenvattende opmerkingen gemaakt en wordt de kandidaat op de hoogte gebracht van het verdere verloop van de procedure: het tijdstip van de besluitvorming, de manier waarop de beslissing medegedeeld wordt. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

13 Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5
vervolgstappen referenties psychologisch onderzoek bijna altijd positief belangrijk is of ze echt een goed oordeel kunnen geven assessment psychologische test capaciteitstest persoonlijkheidstest adaptieve test Het assessment is een psychologisch onderzoek dat als uitgangspunt heeft het beoordelen van het vereiste gedrag in relevante praktijksituaties. Bij dit soort onderzoek wordt gebruikgemaakt van praktijksituaties die met behulp van een rollenspel nagebootst worden. De psychologische test is veruit de bekendste vorm van psychologisch onderzoek. De belangrijkste tests zijn: capaciteitstest Bij deze test wordt onder andere het denkniveau van de kandidaat onderzocht. persoonlijkheidstest Bij deze test worden aan de hand van persoonlijkheidsvragenlijsten de karaktertrekken van de kandidaat gemeten. Bij het adaptief testen vindt de testafname plaats met behulp van een computer. Het voordeel van deze methode van testen is dat de computer, door het aanbieden van de vragen af te stemmen op de ingetoetste antwoorden, rekening houdt met het niveau en de eerdere antwoorden van de sollicitant. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

14 stelopdracht een schriftelijke of mondelinge taak over een praktijksituatie, die door de sollicitant voorafgaande aan het tweede gesprek moet worden opgelost en ingeleverd De stelopdracht is een selectiemiddel dat veel informatie kan opleveren over de sollicitant. Voor sollicitanten voor de functie verkoper kan de stelopdracht ook een mondelinge opdracht in de winkel zijn. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

15 2e gesprek onderwerpen cao werktijden salaris introductie opleiding
proeftijd Het is gebruikelijk dat na het eerste selectie-interview, geschikte kandidaten voor een vacante functie op managementniveau voor een tweede gesprek uitgenodigd worden. De leidinggevende dient in de uitnodiging voor dit gesprek mededeling te doen van het doel van de vervolgafspraak. Als de leidinggevende de kandidaten beoordeelt en selecteert op de functie-eisen en de gewenste persoonskenmerken, dan zijn er voor het tweede gesprek nog maar een paar kandidaten over. Als hij geen enkele kandidaat geschikt acht, dan moet de aanpak van de werving en selectie kritisch geëvalueerd worden. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

16 eigenlijke selectie eventueel Op basis van: eerste gesprek
tweede gesprek stelopdracht justitieel antecedentenonderzoek eventueel Na het selectie-interview en een tweede gesprek, eventueel gevolgd door een vakbekwaamheidsproef (eventueel in de vorm van een stelopdracht), een justitieel antecedentenonderzoek (bewijs van goed gedrag) of ander onderzoek, begint de eigenlijke selectie. De leidinggevende moet nu genoeg informatie ter beschikking hebben om de indrukken die hij gekregen heeft van de sollicitanten te toetsen aan de oorspronkelijk opgestelde persoonsomschrijving. Indien dit gebeurd is, kan hij overgaan tot het kiezen van de meest geschikte kandidaat. De situatie dat een gegadigde voor 100% overeenstemt met de persoonsomschrijving komt vrijwel niet voor. Doordat nu ook de tekorten bekend zijn kan een programma worden opgesteld (samen met de sollicitant) om deze tekorten via een opleiding op te lossen. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

17 eigenlijke selectie controlevragen Heeft de kandidaat:
de juiste opleiding? de juiste werkervaring? de juiste motivatie? andere, dan in de persoons- omschrijving geëiste, sterke punten? geen overdreven salariseisen? de instelling die past bij de organisatiecultuur? Voor het kiezen van de juiste kandidaat moet de leidinggevende een aantal objectieve controlevragen beantwoorden. Verder is het belangrijk dat de leidinggevende in zijn beslissing laat meewegen of de persoon in kwestie in het team zal passen. Voor wat betreft dit laatste moet hij puur kiezen op gevoel. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

18 3e gesprek afgevallen kandidaten informeren in portefeuille houden
kandidaat op de hoogte brengen uitnodigen voor 3e gesprek: aanstellingsgesprek afgevallen kandidaten informeren in portefeuille houden Als de genoemde controlevragen positief beantwoord kunnen worden, en de kandidaat een goede indruk heeft achtergelaten, kan de leidinggevende hem aannemen. Nadat bekend is welke kandidaat voor de functie in aanmerking komt, moet deze schriftelijk of telefonisch op de hoogte gebracht worden van de definitieve beslissing. Met hem of haar moet een derde gesprek, het aanstellingsgesprek, gevoerd worden. De kandidaten die afgevallen zijn, worden ook geïnformeerd. Het is overigens raadzaam een aantal kandidaten in portefeuille te houden en hen dat uiteraard te laten weten. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

19 eisen interviewer waarnemen interviewen luisteren vraagsoorten
open vragen, gesloten vragen, keuzevragen, suggestieve vragen, samenvattende vragen e interviewer moet: in staat zijn om de eigen waarnemingsfouten en vooroordelen te onderkennen en tot een minimum te beperken, verstand hebben van interviewtechnieken; welke vragen zijn relevant; hoe moeten ze worden gesteld en welke vragen mogen niet worden gesteld, goed kunnen luisteren; dit betekent: actief luisteren plus samenvatten. vraagsoorten open vragen Open vragen beginnen meestal met wie, wat, waar, hoe, waarom, wanneer. Open vragen zijn nooit met ja of nee te beantwoorden. De bedoeling van open vragen is meestal om de ander aan de praat te krijgen. Zij geven de beantwoorder de nodige ruimte. Open vragen nodigen de sollicitant uit tot een verhaal dat iets zegt over zijn achtergrond. gesloten vragen Gesloten vragen kunnen met ja of nee worden beantwoord. Deze vraagsoort begint meestal met een werkwoord, zoals hebben, willen, weten, denken. Gesloten vragen geven de beantwoorder weinig speelruimte. Gesloten vragen zijn meestal concreet en geven weinig inzicht in de vereiste gedragscriteria. keuzevragen Keuzevragen geven de kandidaat in veel gevallen de gelegenheid om een bepaalde voorkeur aan te geven. suggestieve vragen Suggestieve vragen worden zo gesteld dat het antwoord er eigenlijk al in opgesloten ligt. Ze worden vaak gebruikt om iemand uit de tent te lokken. De beantwoorder wordt hierdoor uitgedaagd om voor zichzelf op te komen. samenvattende vragen Samenvattende of concluderende vragen worden gesteld om te controleren of beide partijen nog steeds juist op elkaar zijn afgestemd. Het vragende karakter wordt veelal bewerkstelligd door de intonatie. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

20 Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5
aandachtspunten goed gesprek geen vage termen, ingewikkelde of lange zinnen gebruiken; moeilijke woorden vermijden niet alleen op antwoorden afgaan, maar ook letten op de non-verbale signalen niet discussiëren met de sollicitant de sollicitant voldoende tijd gunnen om te antwoorden afgaan op het eerste spontane antwoord daar waar mogelijk en zinvol zoveel mogelijk hulpmiddelen gebruiken (overzicht, schema, plaatje, enzovoort) verbale en non-verbale communicatie met elkaar laten sporen tijdens het gesprek aantekeningen maken en na afloop zo snel mogelijk een verslag maken van de belangrijkste gegevens aandachtspunten interviewer voor een goed gesprek geen vage termen, ingewikkelde of lange zinnen gebruiken; moeilijke woorden vermijden, niet alleen op antwoorden afgaan, maar ook letten op de non-verbale signalen, niet discussiëren met de sollicitant, de sollicitant voldoende tijd gunnen om te antwoorden, afgaan op het eerste spontane antwoord, daar waar mogelijk en zinvol zoveel mogelijk hulpmiddelen gebruiken (overzicht, schema, plaatje, enzovoort), verbale en non-verbale communicatie met elkaar laten sporen, tijdens het gesprek aantekeningen maken en na afloop zo snel mogelijk een verslag maken van de belangrijkste gegevens. Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.5

21 sollicitatieklachten
vage en onduidelijke afwijzingen onfatsoenlijke vragen medische vragen onduidelijke eisen gerommel met tests geen reiskostenvergoeding verkeerde afhandeling referenties Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.6

22 sollicitatiecode eerlijke kans op aanstelling informatie privacy
vertrouwelijke behandeling persoonlijke gegevens doelmatige procedure (selectiewijze) klachtenbehandeling Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.6

23 discriminatie verbodsgebieden leeftijd geslacht seksuele geaardheid
nationaliteit burgerlijke staat politieke overtuiging levensovertuiging godsdienst verbodsgebieden discriminatie is bij de wet verboden In de wet staat, dat bij werving van personeel ongelijke behandeling verboden is. Een werkgever mag op basis hiervan in een personeelsadvertentie niet specifiek vragen naar een man of een jonge werknemer, tenzij hij daar een goede reden voor heeft. Ook in de laatste sollicitatieronde mag een werkgever niet aangeven dat hij het liefst een man, een autochtoon of een heteroseksueel wil. Discriminatie is verboden op de volgende gebieden: leeftijd geslacht seksuele geaardheid nationaliteit burgerlijke staat politieke overtuiging levensovertuiging godsdienst Retailmanagement hoofdstuk 6, paragraaf 6.6