HET PROJECTBUREAU OP MAAT

Presentatie over: "HET PROJECTBUREAU OP MAAT"— Transcript van de presentatie:

1 HET PROJECTBUREAU OP MAAT

2

3 AGENDA INTRODUCTIE HET PROJECTBUREAU VAN HET STEDELIJK MUSEUM AMSTERDAM CASE STUDY HET FRAMEWERK VAN THE CABINET OFFICE ONDERLIGGENDE PRINCIPES LESSONS LEARNED BIJ HET OP MAAT MAKEN AFSLUITING

4 INTRODUCTIE

5 INTRODUCTIE Wie zijn jullie en wat verwachten jullie van sessie?

6 OVER HET STEDELIJK

7 PROJECTBUREAU STEDELIJK MUSEUM

8 PROJECTBUREAU STEDELIJK MUSEUM
Organisatie 5 Projectleiders 5 Projectmedewerkers 2 Stagiaires 5 Registrars 1 Manager Op afroep freelance projectleiders / medewerkers / registrars

9 TAKEN PROJECTBUREAU 1. Projectmanagement
Leveren projectleiders en assistenten voor succesvolle projecten, ondersteuning afdelingen met projectmatig werken 2. Programmanagement Bewaken relatie tussen projecten en lijnwerkzaamheden (oa capaciteitsmanagement) 3. Portfoliomanagement Bewaken voortgang op strategische projecten en vertalen ambities organisatie naar haalbare activiteiten 4. Informatievoorziening Zorg dragen voor juiste informatie in Stedelijk voor medewerkers en directie

10 PROJECTBUREAU: RESULTATEN
Tentoonstellingen (#15 per jaar) – Variërend van 50 K tot 2 M Publicaties (#10 per jaar) Strategische projecten (#15 per jaar) ICT, Duurzaam, Processen, Collectiebeheer, Visie etc Programma & Portfoliomanagement Overzicht, samenhang, stuurinformatie, planningen

11 KORTE CASE STUDY: MATTISE
De slak, Tate, Londen

12 Kazuifels voor de La Chapelle du Rosaire in Vence, ca. 1950
Kazuifels voor de La Chapelle du Rosaire in Vence, ca Museum of Modern Art, New York

13

14

15 FRAMEWORK THE CABINET OFFICE

16 FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: PRINCE 2

17 FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: MSP

18 FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: MOP

19 FRAMEWORK THE CABINET OFFICE: P30

20 FRAMEWORK TOC: INDELING
Principes Thema’s Processen

21 FRAMEWORK: SAMENHANG PRINCIPES
Prince 2 MSP Zakelijke rechtvaardiging Leren van ervaring Rollen en verantwoordelijkheden Management per fase Management by exception Productgerichte aanpak Op maat maken 1. Afgestemd blijven op de bedrijfsstrategie; 2. Leiderschap bij de verandering; 3. Het visualiseren en communiceren van de betere toekomst; 4. Focussen op de baten (‘benefit’) en op de bedreigingen voor die baten; 5. Toevoeging van waarde; 6. Ontwerpen, ontwikkelen en opleveren van een coherente vaardigheid ‘capability’; 7. Leren van de ervaringen. P30

22 FRAMEWORK: SAMENHANG PRINCIPES
MOP Govern effictilvey Hold people to account Prioritize investment, align and adjust to business strategy Safeguard value Invest in people and processes Track progress through higlight and exception based reports Senior management commitment Governance alignment Strategy alignment Portfolio office Energized change culture P30

23 FRAMEWORK: SAMENVATTING PRINCIPES
Leren van ervaring (Prince2, MSP) Leiderschap / senior commitment (MSP, MoP) Focussen op baten / zakelijke rechtvaardiging (Prince2, MSP, P3O) Governance alignment (P3O, MoP) Aanhaken bij bedrijfsstrategie (MSP, MoP) Visualiseren voortgang, doel, betere toekomst (Prince2, MSP, MoP) Investeren in mensen en processen, energieke cultuur (P3O, MoP)

24 PRINCIPES: STUREN IN PROJECTEN
Sturen in projecten op vier onderdelen: kwaliteit, scope, kosten (waaronder inzet van personeel), en planning. Alle invalshoeken werken in samenhang. Er kunnen maar 2 hoeken vastgezet worden. Voorbeeld (oranje lijn): Stel doorlooptijd wordt korter en je houdt vast aan dezelfde kwaliteit en output, dan nemen kosten toe. Voorbeeld (gele lijn): Je wilt meer opleveren voor het- zelfde budget en in dezelfde tijd, dan gaat de kwaliteit omlaag.

25

26 OP MAAT MAKEN: ORGANISATIE
Directeur Zakelijk directeur Manager Collecties Manager Conservatoren Manager PMB STUURGROEP Curator Projectleider PROJECTGROEP Werkpakket Bruiklenen Werkpakket Pers Werkpakket Tentoonstellingsbouw Werkpakket Marketing Werkpakket Educatie Werkpakket Zaalteksten Werkpakket Public Program Werkpakket Development Werkpakket Restauratie Werkpakket Publicatie

27 OP MAAT: DOCUMENTATIE STURING DOORLOPEND IDEE INITIATIE REALISATIE
VOORBEREIDING PRODUCTIE REALISATIE AFSLUITING Opdracht Projectplan Evaluatie Presentatie Kickoff Werkpakketplan 1 Verantwoording Werkpakketplan 2 Startdocument Werkpakketplan 3 STURING DOORLOPEND Maandelijkse rapportage op voortgang, issues, besluiten (wijzigingen), risico’s, financiën tijdens alle fases

28 OP MAAT MAKEN: BIJEENKOMSTEN
IDEE INITIATIE VOORBEREIDING PRODUCTIE REALISATIE AFSLUITING Kickoff met alle geinteresseerden (via afdelingshoofden) Maandelijkse projectgroepvergaderingen Twee-wekelijkse projectgroepvergaderingen Wekelijkse projectgroep meetings Evaluatie met projectgroep DOORLOPEND 2-wekelijks directieoverleg 3-wekelijks hoofdenoverleg collecties 2-wekelijks tentoonstellings overleg (manager PMB + CUR + COL) Wekelijks MT 3-wekelijks curatoren overleg

29 OP MAAT MAKEN: VOLG BELEIDSCYCLUS
EVALUEREN BELEID 4 jaar 1 jaar STUREN IN PROJECTEN VOORBEREIDEN MONITOREN

30 OP MAAT MAKEN: TOOLING

31 OP MAAT MAKEN: VISUALISATIE PLANNING
Visual projectmanagement

32 OP MAAT MAKEN: VISUALISATIE PORTFOLIO

33

34 UITDAGINGEN: MATRIX Matrix terugkerend issue Voordelen
Specialisatie in units Snel op te schalen (met externe specialisten) Multi-disciplinaire aanpak Nadelen Conflicterende belangen (projectleider vs lijnmanager, lijn vs project) Zwaardere belasting medewerkers Meer overleg nodig

35 UITDAGINGEN: DATA-ANALYSE, KPI’S

36 UITDAGINGEN: AGILE VS PRINCE2 VS LIJN
Source:

37 AFSLUITING & DISCUSSIE
Zijn vragen beantwoord?

38