7 juni 2016 10u – 12u Praktisch met Traject. Intro & doel Functioneel beheerders Klankbordgroep doelstellingenmanagement Nood aan refresh van bepaalde.

Presentatie over: "7 juni 2016 10u – 12u Praktisch met Traject. Intro & doel Functioneel beheerders Klankbordgroep doelstellingenmanagement Nood aan refresh van bepaalde."— Transcript van de presentatie:

1 7 juni 2016 10u – 12u Praktisch met Traject

2 Intro & doel Functioneel beheerders Klankbordgroep doelstellingenmanagement Nood aan refresh van bepaalde toepassingen binnen Traject /////////////////////////////////////////////////// DOEL: enkele handvaten aanreiken om (verder) aan de slag te gaan

3 Agenda (I) Blok 1: ALGEMENE INFORMATIE  Gegevens in bulk aanpassen / Smartlists / Welke rol in Traject ziet welke informatie / Verschil in het ‘verwijderen’ en ‘niet actief zetten’ van een item Blok 2: DOELSTELLINGEN  Koppeling van doelstellingen en projecten / Wijzigen van volgorde doelstellingen / In bulk aanpassen van frequentie rapportering Blok 3: PROJECTEN  Aanmaken van projecten / Meer uitleg rond gebruik van mogelijkheden rond opvolgen projecten

4 Agenda (II) Blok 4: MIJLPALEN ’  Automatische mijlpalen Blok 5: RAPPORTERING  Statuslijnen in bulk aanpassen  Overtollige rapporteringslijnen verwijderen

5 En we gaan van start…

6 Acceptatie of live omgeving Acceptatieomgeving (vrij uitproberen):  https://www.acc.traject-vo.be https://www.acc.traject-vo.be  Login: email  Paswoord: entiteitsspecifiek (onlangs door Helpdesk bezorgd) Productieomgeving:  https://www.traject-vo.be  Login: email  Paswoord: Traject01 of aangepast

7 Algemene informatie (I) GEGEVENS IN BULK AANPASSEN / AANDACHTSPUNTEN:  Status: Hoofdattributen: actie/afgesloten/verwijderd Algemeen-status: status project aanpassen (niet in bulk)  Frequentie aanpassen: check rapporteringen VO-niveau  Frequentie gewijzigd, dan mogelijk te veel of te weinig statuslijnen -> manueel statuslijn toevoegen Handig voor:  Toevoegen van entiteit x als meewerkende organisatie  Aanpassen van de rapporteerfrequentie  Hertoewijzen van projecten  Aanpassen van einddata van project  -…

8 Algemene informatie (II) SMARTLISTS / AANDACHTSPUNT:  Benoemen om overzicht te houden Handig voor:  Maatrapportering voor afdelingshoofden of middelmanagement  Selectie van die projecten die te laat zijn nog op te starten zijn binnen 3 maanden aflopen …

9 Algemene informatie (III) WELKE ROL ZIET WELKE INFO / AANDACHTSPUNT:  Projectleider en projectmedewerker: Lees- en/of invoerrechten “mijn projecten” Handig voor:  Beleidscoördinatie op niveau beleidsdomein  Samen met verschillende entiteiten 1 beleidsnota uitwerken

10 Algemene informatie (IV) VERSCHIL IN VERWIJDEREN EN NIET-ACTIEF / AANDACHTSPUNTEN:  Niet-actief: Nog altijd raadpleegbaar Aantal items niet in bulk op niet-actief Geen statuslijnen meer  Verwijderen: Definitief  Advies: Jaarlijkse controle en “trash” vermijden

11 Doelstellingen (I) KOPPELING DOELSTELLING & PROJECT / AANDACHTSPUNTEN:  Oplaadbestand: Oplaadbestanden splitsen (#foutboodschap) Gesplitste bestanden kan je gelijktijdig via verschillende browsers opladen Geen lijnen in Excel wissen of verschuiven  Projecten in andere brillen: Koppeling van doelstellingen aan andere brillen, betekent eveneens projecten meee Geen nummering in de titels omwille van hergebruik  Advies: Projecten zichtbaar/onzichtbaar zetten

12 Doelstellingen (II) WIJZIGEN VAN VOLGORDE / AANDACHTSPUNTEN:  Titel: Gebruik geen nummer in de titel Nummering met 1000-tallen werken om tussenvoegingen gemakkelijk te maken

13 Projecten AANMAKEN VAN PROJECTEN / AANDACHTSPUNTEN:  Andere versus regelgeving: Regelgevingsprojecten (specifieke projecten):  Automatische genereren van mijlpalen Andere:  Standaard mijlpalen maar aan te passen naar projectspecifieke mijlpalen

14 Mijlpalen AUTOMATISCHE MIJLPALEN / AANDACHTSPUNTEN:  Standaardmijlpalen: 4 standaard mijlpalen Aan te passen aan project

15 Rapportering (I) STATUSLIJNEN IN BULK / AANDACHTSPUNTEN:  Zie eerder “Algemene informatie”

16 Rapportering (II) OVERTOLLIGE STATUSLIJNEN VERWIJDEREN/ AANDACHTSPUNTEN:  Statuslijn wordt aangemaakt eerste dag van de maand van de periode waarop periodiciteit bepaald is.  Vanaf release 5 wordt dit aangepast:  Periodiciteit wekelijks: op maandag  Periodiciteit maandelijks: eerste van de maand  Periodiciteit driemaandelijks: eerste van de eerste maand van het kwartaal (1/1, 1/4, 1/7, 1/10)  Periodiciteit halfjaarlijks: 1/1 en 1/7  Periodiciteit enkel jaarevaluatie: 1/6

17 TRAJECT MEER INFO: - www.bestuurszaken.be/doelstellingenmanagement www.bestuurszaken.be/doelstellingenmanagement - Aanspreekpunten entiteit of helpdesktraject@vlaanderen.be

18 Succes!