TRIJNTJE LUCASSEN 31-5-2016 Van IBL naar managementinformatie: ideeën en plannen.

Presentatie over: "TRIJNTJE LUCASSEN 31-5-2016 Van IBL naar managementinformatie: ideeën en plannen."— Transcript van de presentatie:

1 TRIJNTJE LUCASSEN 31-5-2016 Van IBL naar managementinformatie: ideeën en plannen

2 Programma Aanleiding voor huidige manier van werken Concreet: welke gegevens verzamelen wij Wat willen wij er mee doen

3 Aanleiding Benefit-Cost Ratio (BCR) gezondheidszorg bibliotheken Samengaan van twee bibliotheken

4 Benefit-Cost Ratio (BCR) gezondheidszorg bibliotheken BCR berekening Nr.VraagHoeveel heid Q4 Hoeveel gebruikers hebben een document geleend bij de bibliotheek afgelopen jaar ? [aantal]186 Diensten OndersteuningLiteratuurDocumentQuickTotaal Onder gebruiker verstaan we een uniek individu die 1 of meer documenten heeft geleend. bij onderzoeksearchleveringenreference Een document kan een boek, proefschrift, brochure, CD etc. zijn, maar GEEN artikel. Aantal05515.25075 Tijdsduur0,001,000,250,50 Q4bHoeveel gebruikers hebben tijdschrift artikelen opgevraagd en/of ingezien? [aantal]180Productiefactor0,02,0 Onder gebruiker verstaan we een uniek individu die 1 of meer artikelen bekeken heeft. Het gaat hier om aantal pdf's, artikelen intern, extern (ibl) Tijd gebruiker [h]01107.62575 Kosten per gebruiker [€]€ 0€ 5.500€ 381.250€ 3.750€ 390.500 Q10Wat zijn de totale kosten van de bibliotheek in 1 jaar? [€]€ 170.000 Kosten bestaan uit Salarissen, abonnementen, boeken, tools etc. (b.v. budget + salariskstn) Abonnementen, AantalKosten per Totaal Q11Hoeveel diensten levert de bibliotheek per jaar? [aantal] boeken etc. gebruikersgebruikerjaar a- Hoeveel ondersteuning biedt de bibliotheek bij onderzoek?0Boeken 186€ 190€ 35.340 b- Hoeveel literatuursearches (geen Systematic Reviews) voert de bibliotheek uit per jaar?55Losse abonnementen 180€ 3.150€ 567.000€ 602.340 c- Hoeveel documenten verstrekt de bibliotheek? (boeken en artikelen)15.250 d- Hoeveel Quick Reference vragen beantwoordt de bibliotheek per jaar?75 BCR DienstenAbonnementenTotaal Q12Hoeveel tijd is een bibliotheekmedewerker gemiddeld kwijt per geleverde dienst? [tijd] Kosten gebruikers (Benefit) € 390.500€ 602.340€ 992.840 Noteer 4 uur als 4,0 ; een half uur als 0,50 ; drie kwartier als 0,75 Kosten bibliotheek (Cost) € 170.000 a- Hoeveel tijd neemt de gemiddelde ondersteuning van onderzoek in beslag?0,00 b- Hoeveel tijd neemt 1 literatuursearch in beslag?1,00 BCR =5,84 c- Hoeveel tijd neemt 1 document levering in beslag?0,25Benefit/Cost d- Hoeveel tijd neemt 1 quick reference in beslag?0,50 Iedere € die gestoken wordt in de Bibliotheek levert een voordeel/bespa ring van:€ 5,84 Q13Hoeveel langer doet een gebruiker over eenzelfde dienst? [productiefactor] Doet een gebruiker 2 maal zo lang over een klus, noteer dan 2. Maak een eigen aanname. a- Hoeveel langer is een gebruiker bezig met een onderzoeksvraag? b- Hoeveel langer is een gebruiker bezig met 1 literatuursearch?2,0 c- Hoeveel langer is een gebruiker bezig met 1 document levering?2,0 d- Hoeveel langer is een gebruiker bezig met een quick reference?2,0 Q15Wat kost de individuele gebruiker de toegang tot content per jaar? [€]€ 3.150 Maak een inschatting van het gemiddeld aantal tijdschriften dat men raadpleegt en vermenigvuldig dit met een gemiddelde abonnements prijs. (b.v.4 x € 350,-) b- Hoeveel boeken leent een gebruiker gemiddeld per jaar? [aantal]3,8 c- Wat is de gemiddelde boekenprijs? [€]€ 50

5 Voorheen

6 Gebruik Hoeveel artikelen aangevraagd Uit hoeveel verschillende tijdschriften komen de aanvragen binnen Zijn er tijdschriften waar erg veel uit aangevraagd wordt Hoeveel mensen vragen artikelen aan Welke doelgroepen vragen artikelen aan

7 Vormen GGZ Kenniscentrum Nieuwe manier van werken vinden Overleg met ICT Gekozen voor werken in Share Point Iemand voor 2 dagen ingehuurd om het systeem op te zetten

8 Invulformulier

9 Lopende aanvragen

10 Tijdschriften Ruim 750 tijdschriften toegevoegd

11 Aanvragers Momenteel 215 aanvragers ingevoerd

12 Functies aanvragers

13 Totalen aanvragen

14 Informatie over leverwijze

15 Verhouding levering/aanvraag bij GGZ-i leden Organisatie Aanvrager : GGZ-i (55)

16 Wat willen wij nog meer weten. Hoeveel artikelen per beroepsgroep aangevraagd Uit welke tijdschriften wordt er veel aangevraagd Hoeveel artikelen worden er per uitgever aangevraagd

17 Wat kunnen wij met deze gegevens: Informatie voor collectievorming PR-activivteiten Statistieken voor jaarverslagen en beleidsplannen Vergelijken van meerdere jaren (wat verandert er)

18 Collectievorming Statistieken gebruik eigen collectie steeds minder Aanvragen vorige jaar ong. 1000 artikelen uit 370 verschillende tijdschriften Nu voor beide organisaties al 846 artikelen aangevraagd, waarvan ong een kwart uit eigen collectie Van de 846 aanvragen zijn er 173 voor externe aanvragers (GGZ-i, en aangesloten organisaties)

19 Collectievorming Voor volgend jaar willen wij: Een gezamenlijke tijdschriftenlijst, vaak erg lastig bij uitgevers Oplossing zoeken in: fulltext databanken Pakketten bij uitgevers Bezit koppelen via Linksolver aan databanken Hopelijk minder ibl

20 PR-activiteiten Bij afdelingen vragen om tijd tijdens werkoverleg, met name bij beroepsgroepen en/of afdelingen die nog weinig gebruik maken van bibliotheek  Uitleg gebruik website  Zelfredzaamheid bevorderen Inspelen op individuele vraag van klanten bv hulp bij formuleren zoekvraag binnen Mox

21 Verantwoording naar afdelingen/managers Verantwoording: Bij Altrecht wordt er per divisie een bedrag voor bibliotheek betaald. Naar managers, besteding tijd en geld Cijfers voor jaarverslagen en beleidsplan

22 Facturen Gemak voor maken factuur: Bij een aangesloten instelling wordt er per geleverd artikel betaald. Er wordt uitgerekend hoeveel het artikel kost.

23 Vragen en/of opmerkingen? Kan ook later. Stuur een mail naar: T.lucassen@ggzcentraal.nl Tel: 06-10867591 Of als je deze powerpoint wilt ontvangen.