Traject Departement Landbouw en Visserij

Agenda 1. Het Departement Landbouw en Visserij 2. Traject binnen het Departement Landbouw en Visserij 3. Aandachtspunten 4. Conclusie - meerwaarde

1. Het Departement Landbouw en Visserij

2. Traject binnen het Departement LV

Verleden: Rapportering via PITA/MODO Nood aan nieuwe rapporteringstool Departement LV al vroeg betrokken bij het project Testen van de tool Train de trainer opleiding Opleiding functioneel beheerder

2. Traject binnen het Departement LV Wat volgen we allemaal op in Traject? Beleidsnota Landbouw en Visserij Ondernemingsplan Afdelingsplannen Communicatieplan Voorlichtingsplan

2. Traject binnen het Departement LV Aanpak (voor ons Ondernemingsplan) Strategische en operationele doelstellingen zijn bepaald vanuit Beleidsnota Cascade van doelstellingen is overal dezelfde (zowel voor BN, OP als AP) Prioritaire projecten/processen worden bepaald in workshops Samengesteld door DR + diensthoofden Per project wordt een projectleider aangeduid Projectleider vult fiche in Traject in en activeert project Projectleider rapporteert driemaandelijks over project

2. Traject binnen het Departement LV Aanpak (voor afdelingsplannen) Hergebruik van doelstellingen In een afdelingsplan zitten enerzijds de prioritaire projecten vanuit het ondernemingsplan voor een bepaalde afdeling Anderzijds verdere werking van die afdeling Projecten en processen worden beiden als project aangemaakt in de tool Frequentie van rapportering wordt bepaald door afdelingshoofd

2. Traject binnen het Departement LV Ondersteuning aan de projectleiders Functioneel beheerders binnen dienst Organisatie- en HR-beleid – ondersteuning voor gehele departement In 2015 werden alle fiches nog in afzonderlijk sjabloon aangemaakt, en door functioneel beheerder aangemaakt In 2016 werden de fiches door de projectleiders zelf ingevuld en geactiveerd Koppelingen van projecten/doelstellingen gebeuren door de functioneel beheerders

2. Traject binnen het Departement LV Ondersteuning aan projectleiders Afzonderlijke handleiding gemaakt hoe projectleiders hun fiche dienen te activeren en rapportering over projecten Infosessies aan nieuwe projectleiders (worden op vraag georganiseerd)

2. Traject binnen het Departement LV Ondersteuning aan projectleiders Rapportering: projectleiders worden g d om statussen in te vullen tegen bepaalde deadline Stand van zaken ondernemingsplan wordt geagendeerd op DR driemaandelijks Stand van zaken afdelingsplan wordt bezorgd aan afdelingshoofd (bespreking op dienstoverleg)

2. Traject binnen het Departement LV Traject gebruikt als input voor jaarrapportering 2015 en ondernemingsplan 2016

3. Aandachtspunten

Wat gebruiken wij momenteel in Traject? Brillen Doelstellingen (worden hergebruikt per bril) Projecten Basis projectfiche NIET: VTE Budget Mijlpalen Op dit moment geen koppeling met andere projecten

3. Aandachtspunten Waarin willen we nog evolueren Indicatoren bepalen per doelstelling Linken doelstellingen met budget/VTE Ook koppelingen leggen met processen

3. Aandachtspunten Management Mensen blijven aanschrijven om statussen aan te vullen Ook continue opvolging in de tool Tool blijft in ontwikkeling

4. Conclusie - Meerwaarde

Eens alles in de tool – heel makkelijk rapporten te trekken Meerwaarde rapport in tabelvorm Efficiëntiewinst door alles door projectleiders dadelijk in Traject te laten invoeren Projectleiders moeten maar éénmalig rapporteren over project(en) – hergebruik van projecten in verschillende brillen Afdelingsplannen – goede opvolging van dagelijkse werking