Toelichting PersoneelPunt Voorzitterscollege 19 november 2015

Inhoud Architectuurmodel PersoneelPunt Het programma PersoneelPunt Aanpak en organisatie Financiering PersoneelPunt Beslissing Vlaamse Regering De kosten en baten De financieringsproblematiek

PersoneelPunt is Opzetten van een gemeenschappelijk en performant personeelssysteem, op basis van gestroomlijnde processen binnen het hele HR domein, ondersteund door actuele technologie.

Architectuurmodel PersoneelPunt

Architectuur modellering Aanpak Modellering = zo precies mogelijk de vereisten van de toekomstige oplossing beschrijven Model = een gestructureerde voorstelling van De structuur en werking van de organisatie (bedrijfsmodel) De structuur en werking van de ondersteunende software (applicatie en informatie model) die dient als basis om te communiceren (ICT) Technische architectuur Aanvullend: informatiebeveiliging, financieel model, … Architectuurkeuz es PersoneelPunt Focus Leidraad voor keuzes en beslissingen technologie & dienstenmodel VO behoeften Vereisten en prioriteiten Markt Mogelijkheden, opportuniteiten en reality checks

Overzicht te nemen beslissingen modelopties Applicatie Architectuu r Talent Opties : Apart : Integratie door interfaces; Samen : Integratie “door design” (1 leverancier ≠ 1 oplossing) Impact op : gebruikservaring, functionaliteit, complexiteit…. Talent / Core Core / Payroll Diensten- model Systeem Talent Opties : Eigen ontwikkeling : kan aan heel specifieke vereisten voldoen, vereist opbouwen interne competentie & capaciteit; Package + customisatie : met een (potentieel) groot aandeel voor extra ontwikkeling & onderhoud; SaaS : configuratie van een oplossing, binnen de keuzemogelijkheden, kan aanpassing van het proces vergen; Core HR Pre-payroll Payroll Diensten- model Proces Pre-payroll Opties : Intern proces Managed : bepaalde taken worden outsourced (bv post-payroll), maar kennis en dienstverlening naar medewerker toe blijven intern; Full outsourcing : volledig proces extern; Payroll Architectuur modellering

BronCriteriumCategorie UitgangspuntenGebruiksvriendelijkheidWaarde InnovatieWaarde Ondersteunt “modern HR Beleid”Waarde Duurzaam - conform wettelijke bepalingen; continuïteitsrisico Risico Controle / GovernanceRisico Business ArchitectuurSpecificiteit  FunctionaliteitWaarde Diversiteit  FlexibiliteitWaarde Interacties & AfhankelijkhedenRisico KostenefficiëntieKosten implementatieKost BeheerskostenKost Belangrijke evolutiesKost MarktanalyseMaturiteit vd oplossingenRisico Trend / MarktevolutieWaarde Leveranciers / IntegratorenRisico Gegevensveiligheid Risico Architectuur modellering Evaluatiecriteria modelopties

Opties in de architectuurstudie Loonmotor Optie 1: instappen loonmotor onderwijs mits nodige aanpassingen Optie 2: nieuwe voorverwerking + nieuwe loonmotor Bestaande motor wordt niet meer onderhouden na 2020 IssuesOpties/oplossingen Core HR Optie 1: peoplesoft upgrade en optimalisatie Optie 2: nieuw package Bestaande Peoplesoft licenties lopen af eind 2016 Optie 3: Software as a service (SaaS) Optie 4:Hybride oplossing Talent mgt Optie 1: Pakket kopen en customiseren Optie 2: Software as a service (SaaS) Bestaande systeem wordt na maart 2017 niet langer ondersteund Preferentiële opties voor de stuurgroep Bouwstenen

Het Programma PersoneelPunt

Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1 Core HR Upgrade + Talent Payroll Keuze procedure Opmaak lastenboek (Publicatie mei 2016) En gunning Opmaak lastenboek Voorbereiden Upgrade 9.2: Tijd, afwezigheden en planning: -Module AM -Module T&L Project initiatie Systeemimplementatie Go Live (01/01/19) Deadline nieuwe aansluitingen ‘Leren’ VlimpersII (01/07/2016) Ploeg + Leren (1/5/17) Upgrade 9.2 (01/07/17) Nieuwe aansluitingen VLM, VDAB,WenZ,DS (01/01/18) Systeemtesten Go Live Ploeg (01/11/17) Go Live Leren (01/1/18) Go Live Recrutering (01/07/17) Go Live arbeids- plaats (01/07/17 ) Afsluiten contract Voorbereiding project Project uitvoering Deadlines / Go-live Dienst- verle- nings projecte n Portaal CRM BI Roadmap Programma PersoneelPunt Functionele evaluatie Nieuwe aansluiting K&G (01/01/2020) Afloop huidige licenties & ondersteuning Elvire 31/12/20 Vacature markt (TO CHECK) People Soft ( 31/12/ 16) 2015 Financ. model Keuze procedure Keuze procedure Harmo ny 16/6/16 Implementaties Opmaak lastenboek & gunning VR - Begroting

Organisatiestructuur Programma PersoneelPunt Strategische Stuurgroep Programma manager PMO Financieel & contracten ICT & BIM & Interfaces E2E processen Change & communicatie Talent Core HR PAY Dienstverlenin gsprocessen Recrutering & selectie Prestatie management Leren en ontwikkelen Planning & Tijd Self service DFI DWE DIN Portaal CRM BI Security Payroll Bruto-netto berekening Pre payroll Bruto berekening Inter faces Werk groep en Gebruikers en belanghebbenden Klankbord groep Werkgroepen 1, Business proces expert 2, Senior eindgebruiker 3, Leverancier en /of implementator 4, ICT 5, Rapportering

Organisatiestructuur PersoneelPunt Programma bureau (8,5 VTE) PMO: – opvolging & rapportering voortgang; documentatiemgt; standaarden; risico mgt Financieel & contracten: – opzetten en opvolgen voor alle deelcomponenten ICT en interfaces: – niet functionele vereisten; release mgt; kwaliteit data conversie; back-ups & roll backs; technische aspecten interfaces; security & audit; beheer test, -ontwikkel, en trainingsomgevingen End 2 end processen: – uittekenen en beheren van het totaal plaatje waarbij subprocessen van de verschillende componenten gekoppeld worden Change en communicatie Projectleiders Domeinen Talent, Core HR, (Pre)Payroll en Dienstverleningsprocessen Werkpakketten (6*15 PTE) -Business expert van het business proces -Senior eindgebruiker (2) -Leverancier: pakket en /of implementator -ICT -Rapportering

Financiering PersoneelPunt

Financiering Principebeslissing VR Verdere investeringen zijn dringend noodzakelijk omdat de bestaande licenties aflopen / er geen continuïteit van Vlimpers II gegarandeerd kan worden na 2020 Er moet in 2016 gestart worden met de implementatie om die continuïteit te garanderen Customisatie is een zeer belangrijke kostenfactor en daarom is het belangrijk dat het aanbod van PersoneelPunt zo uniform mogelijk is en dat zoveel mogelijk partijen aansluiten De upgrade naar het nieuwe systeem zal gepaard gaan met een optimalisatie en stroomlijning van de functionele vereisten

Financiering Should cost raming – Gartner Loutere ICT kost van het nieuwe systeem De kostprijs raming is gebaseerd op benchmark cijfers van een ‘peer’ groep in de overheidssector met vergelijkbare grootte, complexiteit en omgeving en rekening houdend met de service levels van de Vlaamse overheid.

De berekening geldt voor de volledige scope van PersoneelPunt en incl. de nieuwe aansluitingen Enkel die personeelskosten werden meegerekend die relateerd zijn aan ICT personeel, dat niet intern gemobiliseerd kan worden (in de personeelskost voor de ICT implementatie wordt rekening gehouden met 64% outsourcing en voor het recurrent onderhoud na de ICT implementatie met 59% outsourcing) Operationele kosten gaan pas in vanaf het moment dat men in productie gaat met een systeem Financiering Assumpties bij de kostenraming van Gartner

Financiering Ramingen - PwC 1. Hoe verhoudt zich de kost van het nieuwe systeem tot de kost van Vlimpers II en de huidige kosten van de entiteiten die nog moeten aansluiten? 3. Welke kosten vallen in de toekomst weg? 4. Op welke manier worden deze investeringen en recurrente kosten gefinancierd? 2. Zijn er nog andere kosten dan de should cost van Gartner na 2016?

1. Wat is de huidige kost van Vlimpers II en de huidige kosten van de entiteiten die nog moeten aansluiten? Uit het onderzoek van Gartner blijkt dat de huidige operationele kosten voor Vlimpers OPEX relatief laag zijn tov. de peer groep Het is moeilijk de vermeden toekomstige kosten van de entiteiten die nog moeten aansluiten volledig in kaart te brengen inschatting

2. Zijn er nog andere kosten dan de should cost van Gartner na 2016? Ja!

Totale Kosten PersoneelPunt Bovenop de huidige kosten van Vlimpers II, inclusief de kosten van niet aangesloten entiteiten en de parallelle systemen bij gebruikers, worden de kosten van het nieuwe systeem geplaatst, die geraamd werden door Gartner in een aparte studie. Hierbij komen ook de personeelskosten van het interne ICT personeel door Gartner ingeschat de personeelkosten van het programmabureau PersoneelPunt bij AgO en kost voor opleiding van eindgebruikers en externe kosten voor vb. communicatie, procesmodellering Er wordt geen rekening gehouden met eventuele exitkosten van Vlimpers II. Nog te bespreken met huidige dienstverleners.

Toekomstige investeringen en operationele kosten in (pre) payroll en core HR systemen bij de entiteiten die nog niet zijn aangesloten op Vlimpers II Toekomstige investeringen en operationele kosten in Talentsystemen en andere randsystemen bij entiteiten die nog niet zijn aangesloten op Talent De bijdragen van de entiteiten voor Vlimpers II (zijn momenteel niet kostendekkend) 3. Welke kosten vallen in de toekomst weg?

4. Op welke manier worden deze investeringen en recurrente kosten gefinancierd?

De Vlaamse regering beslist: 1. Haar principiële goedkeuring te hechten aan de vernieuwing van het HR systeem dat wordt gebruikt om de HR processen van de Vlaamse Overheid te ondersteunen, genaamd PersoneelPunt. PersoneelPunt is een geïntegreerd systeem dat bestaat uit drie grote functionele componenten (kern personeelsadministratie, loonberekening en –verwerking en de talentprocessen) aangevuld met een aantal interfaces en dienstverleningstoepassingen. 2. Om de performantie en efficiëntie van het geïntegreerd systeem te garanderen tot een verregaande standaardisering van de HR processen van de Vlaamse overheid en van het aanbod voor alle entiteiten. 3. Opdracht te geven aan de minister voor Bestuurszaken verder werk te maken van de uitvoering van het programma PersoneelPunt. De visienota, het architectuurmodel, de roadmap van dit programma en de marktconforme kosteninschatting vormen de basis voor de begroting van de nodige middelen voor projectbeheer, ontwikkeling en implementatie van het nieuwe systeem (in 2016, 2017 en 2018) en het verzekeren van de diensten en performante werking na de oplevering van het nieuwe systeem. Financiering Principebeslissing VR

Timing Regeringsbeslissing MADIWOEDOVRZA/ZO 9-15 novStuurgroepKabinet BZNota finaliseren novInformeren VZC novAdvies IF vragenToelichting dossier bij IF 1-6 dec 6-13 decUitspraak IFAdvies FB vragen dec decUitspraak FB 28dec-3 jan 4-10 jan IKW janAgendering VR Begrotingsherziening 04/2016 Opstart aanbestedingen 05/2016

Meer informatie? Check /project-personeelpunt /project-personeelpunt Meer informatie? Check /project-personeelpunt /project-personeelpunt Uw contact Greet Aernoudt be PersoneelPunt