Zorgen van morgen? Zorgen voor morgen!

Introductie Douwe Huizing directeur Drents Archief

Digitale duurzame toegankelijkheid = digitaal archiveren

Het Noordelijke e-Depot Vincent Stedema medewerker informatisering & implementatiemanager e-Depot Drents Archief

e-Depot Onderzoek Functionaliteit e-depot Decentrale Overheden (KING): Smal: technische voorziening Breed: bewaarfunctie voor informatie, inclusief organisatie en processen ED3: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt

De verplichte plaat…

Implementatietraject Onderdeel van programma Digitale Taken Rijksarchieven Nationaal Archief: leverancier met Service Organisatie Dubbele rol RHC: Afnemer voor de Rijkscollectie Reseller voor lagere overheden binnen het werkingsgebied

Zo moet het worden Service Organisatie Nationaal Archief RHC’s Departementen Gemeenten, waterschappen, provincies e.d.

Maar voor we daar zijn…

Versie 15-09-2015 < juli 2015 juli – december 2015 januari – juni 2016 juli – december 2016 Inhoud Techniek Mens & Organisatie To Be Digitaal archiveren & Duurzame toegankelijkheid in een netwerk As Is Nieuw meta- dataschema (ToPX2.1) o.b.v. TMLO en TPR gereed PDC + kostenmodel NA -> RHC’s vastgesteld Preservation policy vastgesteld e-Depot basis functionaliteit operationeel PDC Implementatie NHA, HCO, HUA gerealiseerd Kennis/advies- platform metadata, preservation RHC’s Gelderland en Zeeland RHCL en Nieuwland Tresoar, Drents Archief, Groninger Archief en BHIC CBS Aanbesteding CBS gereed Eisen CBS bekend (RFP in de markt) TOCO E-BOM Serverruimte aangepast Fit-gap Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) gereed (oordeel: voldoende) Draaiboek implementatie Intentieverklaring werken als netwerk ondertekend (WVI en) DTR architectuur Archieven Referentie Architectuur (ARA) Architectuur- board RHC’s -> lokale overheden gereed Thermometer ‘Digitaal archiveren als netwerk’ gereed Nieuwe TED (preservation 5.4) voor alle RHC’s Plus knoppencursus Klantenraad Storage opge- schaald (1,3 pB) schaald (3 pB) schaald (1,6 pB) Backup/uitwijk Open data beleid Websites RHC’s/NA op orde (m.b.t. digitaal archiveren) Juridisch kader +FAQ aanbesteding en het e-Depot vastgesteld Eindaanbod opleidingen operationeel Toegang fase 2 e.v. gestart Enterprise service Bus (ESB) fase 1 en 2 operationeel ToPX2.1 schema operationeel in e-Depot 1e set pre-ingest tooling leverbaar Onderzoek financiële herijking uitgevoerd Doorvertaling struct. financiering RHC’s duidelijk Besluit structurele financiering duidelijk Geactualiseerde PDC NA -> RHC’s Plan van aanpak certificering/ kwaliteitsborging gereed Functieprofielen digitaal archiveren helder Toegang fase 1 vinden Aanpak doorontwikkeling e-Depot (agile) operationeel Criteria rijkscollectie beschreven Groeimodel samenwerking obv intentieverklaring uitgewerkt Bestuurlijk document Samenwerkings- afspraken vastgesteld Platform IMO Netwerk communicatie- adviseurs NA-RHC’s operationeel via Yammer Nieuwsbrief van NA operationeel Kwaliteitstoets werken met e-Depot voor RHC’s gereed DUTO richtlijnen leverbaar DUTO bestuurlijk Roadmap operationalisatie PDC gereed Beheer instrumenten ingeregeld Gebruikersoverleg Zelfaudit e-Depot uitgevoerd Enterprise Service Bus (ESB) koppelen aan e-Depot Betere viewer geïmplemen- teerd in e-Depot Inrichting e-Depot op basis van tenants (datascheiding) Verhoging ingest snelheid naar 3TB/24uur Integrity check voor incidenteel gebruik OAI-PHM (voor het uit- wisselen van metadata) en CMIS (voor het uitwisselen van content) operationeel Functionaliteit voor beheer van gebruikers operationeel (BIR) Uitrol nieuwe tenants geauto- matiseerd (work- flows en rapportages) Document ontvlechting maatwerk workflows opgeleverd Software gereed voor de uitvoering van de ontvlechting maatwerk work- flows Onderzoek overgang MeDuSa -> ToPX2.1 Versie 1 docu- ment koppelvlak e-Depot <–> CBS 3 OTAP straten samengevoegd tot 1 OTAP e-Depot (minder beheer) Onderzoek naar de haalbaarheid van een schaduw productieomgeving afgerond. Service Organisatie (SO) als projectorganisatie gereed voor het leveren van standaard diensten SO als matrix organisatie in de lijn NA vastgesteld Procedures SO voor klantbenadering en afhandeling zijn Ontwerp van de SO lijnorganisatie met uitbreiding naar de taken voor gebruikers buiten de organisatie Nationaal Archief is gereed Eerste stappen in diversificatie van diensten zijn gezet De medewerkers van de SO zijn opgeleid SO is bemenst in lijn met vraag van klanten Werkinstructies e-Depot ingebed in eigen organisatie Monitoring op afspraken is SO participeert in de ontwikkeling van nieuwe diensten Lijst voorkeurs- formaten leverbaar Generieke uitgangspunten en strategieën voor bestandsformaten beschikbaar Start monitoren van ontwikkelingen op gebied van hergebruik van informatie ‘Preservation watch’ Format Overdrachts Document Kwaliteitscyclus Planning Doorontwikkeling TPR/TMLO Opleidingsaanbod tijdens de Gebruikers- overleg TopX beleggen Realisatie nadere toegankelijkheid gedigitaliseerde archieven Versie 15-09-2015

Noordelijke samenwerking VANN: Verenigde Archieven Noord-Nederland Samenwerking op gebied van Digitalisering, Inventarisatie, Behoud en e- Depot Archief2020-pilot: business case voor gezamenlijke exploitatie e-Depot NIMO: Noordelijk Implementatiemanagersoverleg Organiseren en uitvoeren van de gezamenlijke implementatie Schaalvoordelen van een netwerkorganisatie: Kennisdeling Kostenbesparing Mogelijkheden tot specialisatie, bv. preservering

Tijdpad RHC’s worden 1 voor 1 aangesloten Sinds januari 2015 3 aansluitingen operationeel: Noord-Holland Overijssel Utrecht Noordelijke RHC’s volgen in 2016, afronding in tweede helft van het jaar In de tussentijd pilots met partners om ervaring op te doen

Resultaten Operationeel e-Depot tweede helft 2016 Service organisatie die diensten kan leveren op basis van een Producten-Diensten Catalogus Noordelijk kenniscentrum digitale archivering

En wat kunnen we dan? Inlezen gedigitaliseerde archieven uit de Rijkscollectie Archieven overbrengen Archieven uitplaatsen: Op termijn te vernietigen Op termijn over te brengen Voorwaarden: e-Depotvoorziening aanwijzen als archiefbewaarplaats Zorgdrager is er klaar voor!

De gemeente aan zet Karel Renders archiefinspecteur & implementatiemanager e-Depot Groninger Archieven

Aansluiten? Voorbereiding: organisatorische, inhoudelijke en technische maatregelen Informatie op orde ! Keuze aansluitscenario, positionering e-depot

Duurzaam digitaal informatiebeheer op orde Management commitment, visie, beleid, kaders Informatiebeleid (doel, middelen, strategie, organisatie) Kwaliteitssysteem (normen, standaarden, PDCA) Kanteling rol / positie DIV Draagvlak medewerkers Inzicht archiefmateriaal / informatieanalyse Metadataschema / TMLO Vervanging Digitale handtekening Aansluitscenario’s / positionering e-depot

Keuze aansluitscenario’s, positionering e-depot Positionering in/rond werkprocessen Bewaarplaats / Opslag ? - Overbrenging / Uitplaatsing ? Positionering in applicatielandschap Welke systemen, functionaliteiten, koppelingen? Zaaksystemen (taakspec./generiek), DMS/RMA, e-depot Wat, wanneer, hoe? Welke info wanneer op welke wijze overdragen en hoe toegankelijk? Archiveringsvrstk onderdeel informatiemanagementvraagstuk Business case

Verdere verkenning RHC’s: aanbod / ontwikkeling producten en diensten e-depot Voorbereiding gemeenten Informatie op orde Aansluitscenario’s / positionering e-depot Nuttige sites/publicaties www.archief2020.nl: Onderzoeksrapport Functionaliteit e-depot decentrale overheden, KING (feb. 2015) Handreiking in gebruik nemen e-depot door decentrale overheden + Stappenplan (juli 2015) http://www.nationaalarchief.nl/digitaal-archiveren Workshops Realisatie digitaal werken en archiveren Positionering e-depot Archievenoverzicht / informatieanalyse

Vragen?