16/06/2014Footer Creatie & opvolging van Requests for invoice en werkopdrachten (WO’s) in REFIN V3 15/10/2015

16/06/2014Footer Inhoud 1.Login van leveranciers 2.Flows en proces in REFIN 3.Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN 4.Opvolging van Requests en WO’s 5.Afgekeurde Requests en WO’s

1. Login leveranciers Via Elia Portal : Username : Paswoord is hoofdlettergevoelig ! Met hoofd- en kleine letters + cijfers. Dit is hetzelfde als voor het SUS-tool (voor leveranciers die al pro forma’s via dit proces ingeven). Login is uniek per leverancier, maar meerdere personen kunnen die login onder elkaar verdelen en zijn eigen bestellingen in de REFIN-tool bewerken ! 28/02/2012Footer3

1. Login leveranciers 28/02/2012Footer4 Via de website Elia, blad « Leveranciers » : tools-voor-leveranciers Gebruikershandleidingen zijn er ook beschikbaar.

1. Login leveranciers Internet opties -Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) -Pop-up blokkering deactiveren -Site “elia.be” toevoegen in de “toegelaten websites” via ‘Compatibility View settings’ 28/02/2012Footer5

16/06/2014Footer 2. Flows en proces in REFIN

2. REFIN-tool : voor welke bestellingen ? 16/06/2014Footer7 REFIN-tool is uitsluitend gebruikt voor de facturatie-aanvragen (Requests for invoice) en supplementen (Werkorders) ivm ‘Project’-bestellingen van Elia. Op de PDF van deze bestellingen is het nummer als volgt : C1 / T / 48xxxxxx De andere bestellingen, die niet met investeringsprojecten van Elia gerelateerd zijn, worden dmv een andere tool (SUS) beheerd, voor sommige leveranciers die al met die tool werken. worden niet dmv een web-tool beheerd. De pro forma’s zijn dan op de ‘oude’ manier uitgestuurd, per mail naar de Elia-verantwoordelijke van de bestelling.

2. Flow in REFIN voor facturatie-aanvragen 16/06/2014Footer8 OPA : Operational Project Assistant.

2. Flow in REFIN voor werkopdrachten 16/06/2014Footer9

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer10 Zodra een bestelling goedgekeurd is krijgt de leverancier een mail met de PDF van de bestelling (of bijvoegsel) en haar bijlagen. De contactpersoon voor REFIN bij deze leverancier krijgt ook een mail, na parametrage-stap, wanneer de bestelling klaar is voor het ingeven van facturatie-aanvragen (Requests for invoice) of werkopdrachten (WO’s) in de REFIN-tool. Die persoon kan verschillend zijn als deze die de bestelling per mail heeft gekregen. De bestelling staat dan automatisch klaar in REFIN-tool. Na uitvoering van werken mag U -“Requests for invoice” ingeven op basis van de facturatieschijven van de bestelling of van het referentie-raamakkoord. -“WO’s” ingeven op basis van een aanvraag van de projectleider voor bijkomende werken nog niet gedekt door de bestelling.

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer11 Na het ingeven van een facturatie-aanvraag (Request for invoice) of een werkopdracht (WO) krijgt U een mail na goed- of afkeuring van uw aanvragen : Goedkeuringsmail mbt Requests is voor U het signaal om te mogen factureren. Goedkeuringsmail mbt WO’s betekent dat die WO aanvaard is en later het voorwerp zal uitmaken van een officieel bijvoegsel op de bestelling voor de gevraagde en aanvaarde bijkomende werken. Op dit bijvoegsel zal U vervolgens een Request kunnen ingeven en nadien factureren (na goedkeuring van die Request). Met een afkeuringsmail ivm Request / WO moet u deze Request / WO aanpassen of verwijderen. U kan de Request / WO vanaf die afkeuringsmail bewerken of op elk moment vanaf de lijst “Overzicht Request for Invoice” (zie punt 5 hierna).

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer12 Belangrijke opmerkingen: 1.De goedkeuringsdatum van een ‘Request for invoice’ mag in geen enkel geval in rekening genomen worden voor de betalingstermijn van de definitieve factuur. REFIN is bedoeld om de goedkeuring van de ‘Requests for invoice’ gemakkelijker te maken en de betaling van de facturen te versnellen, maar deze betaling is steeds gekoppeld met de factuurdatum zelf (overeenkomstig art van onze Algemene Aankoopvoorwaarden). 2.Een Request of een WO moet niet met de status « Geweigerd » blijven staan in uw Overzicht-lijst. Deze status is enkel voorlopig en moet op termijn door een geldige status vervangen worden, -ofwel door de geweigerde Request / WO aan te passen en deze weer ter goedkeuring naar de projectleider door te sturen. -ofwel door de geweigerde Request / WO te verwijderen indien deze niet gerechtvaardigd is (verkeerde bestelling, werken niet toegelaten…).

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer13 3.Contractuele prijsrevisies en stockagekosten moeten niet dmv een WO in REFIN ingediend worden. Deze zijn per aparte mail naar de Projectleider bij Elia voorgelegd en dmv een bijvoegsel geregulariseerd.

16/06/2014Footer 3. Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN

3. Creatie Requests en WO’s 28/02/2012Footer15 Gebruik het 1 ste menu “Create confirmation”. Log off om de toepassing af te sluiten Om de taal te wijzigen

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer16 Vul één of meerdere criteria in om een bestelling op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen voor REFIN (R) en SUS (S). REFIN-proces houdt geen rekening met een bepaalde PO- item. U mag dan om het even welke PO-item kiezen. Met SUS-proces heeft die keuze wel een invloed ! De pro forma zal met die PO-item gelinkt worden.

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer17 De lijst geeft enkel open bestellingen weer, namelijk waar U nog een Request for invoice voor kan boeken. Tip : Geeft U een bestelnummer in, dan geef geen enkel ander selectiecriterium in dat met dit bestelnummer onverenigbaar zou kunnen zijn. In dit geval wist U ook het tijdvak dat default op de laatste 12 maanden staat.

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer18 Vindt U uw bestelling niet ? Er zijn daar 3 mogelijke reden voor : 1.De bestelling werd niet voor het REFIN-proces geparametreerd.  Neem dan contact op met de OPA of Purchasing Support. 2.De bestelling is aangepast (bijvoegsel voor regularisatie van gevraagde en goedgekeurde supplementen) en deze is ter goedkeuring voorgelegd bij Elia.  Wacht dan totdat het bijvoegsel goedgekeurd wordt. 3.De bestelling is afgesloten.  Moest U een WO ingeven op een afgesloten bestelling, gebruik dan het menu ‘Overzicht Request for invoice’.

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer19 Selecteer de geschikte bestelling en klik op “Bevestiging creëren”

3. Detailscherm in REFIN 28/02/2012Footer20 2 tabs : de 1 ste voor de Requests for Invoice (facturatie-aanvragen) en de 2 de voor de Werkorders (werkopdrachten). Klik eerst op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen ingeven. Totaal = totaal ingegeven (behalve status Verwijderd / Geweigerd). Open bedrag = Nettowaarde PO – totaal goedgekeurd. Goederenontvangst = goedgekeurde en geboekte Requests. Factuurontvangst = geboekte facturen.

3.1. Creatie van een Request 28/02/2012Footer21 Vul uw eigen referentie voor de Elia-bestelling in. Klik op “Add” in tab “Request for Invoice” om een Request in te geven. Default contactpersoon voor de Elia-bestelling. Vervang deze door uw eigen gegevens indien nodig.

3.1. Toevoegen van bijlagen 28/02/2012Footer22 Toevoegen van alle nodige bijlagen en bewijsstukken. Ingeven van waarde en omschrijving.

3.1. Request opslaan 28/02/2012Footer23 Klik op “Opslaan”. Overschrijdt de Request het open bedrag van de bestelling, dan krijgt u volgende errormelding :

3.2. Creatie van een Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer24 Opmerking : een WO kan afzonderlijk of samen met een Request ingegeven worden. Klik op “Add” in tab “Werkorders” om een Werkopdracht in te geven.

3.2. Creatie van een Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer25 Bijlagen aan een WO worden op dezelfde manier als voor een Request toegevoegd via linker pijltje. Ingeven van waarde en omschrijving.

3.2. Creatie van een geschatte Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer26 Voor een geschatte WO vinkt U ook het vakje “Geschat” aan.

3.2. Creatie van een WO ter regularisatie van een geschatte WO 28/02/2012Footer27 Nadat werken uitgevoerd zijn en de eindwaarde gekend is (bv eur), maakt U een nieuwe WO aan ter regularisatie van die geschatte WO (bv nr van eur), met als waarde het prijsverschil (345 eur) en met verwijzing naar die geschatte WO.

3.2. Werkopdracht (WO) opslaan 28/02/2012Footer28 Klik op “Opslaan”.

16/06/2014Footer 4. Opvolging van Requests en Werkopdrachten (WO’s)

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer30 Gebruik het menu “Overzicht Request for Invoice”.

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer31 Vul één of meerdere criteria in om bestellingen, Requests of Werkopdrachten op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen in REFIN. Kies één of meerdere status(sen) (Ctrl-toets) om de lijst van Requests (R) en/of WO’s (W) te beperken. (Lijst met statussen op volgende slide) Zonder status krijgt u alle Requests en/of WO’s, ongeacht de status, die aan de criteria voldoen. Klik op “Apply”. Klik op “Clear” om criteria te wissen.

4. Status van Requests en WO’s 28/02/2012Footer32 Goedkeuring begonnenRequest of WO in goedkeuring maar nog niet door 1 ste goedkeurder (projectleider) bij Elia verwerkt Goedkeuring bezigRequest of WO nog niet volledig bij Elia goedgekeurd Approval PAXWO in laatste goedkeuringsstap bij Elia GoedgekeurdRequest of WO volledig goedgekeurd GeweigerdRequest of WO geweigerd (en dus te verbeteren of te verwijderen) BehandeldWO goedgekeurd en geregulariseerd dmv een bijvoegsel op de bestelling VerwijderdRequest of WO verwijderd NB : Statussen ‘Approval PAX’ en ‘Behandeld ’ zijn specifiek voor WO’s en bestaan niet voor de Requests for invoice.

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer33 Export naar Excel

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer34 Lay-out van de lijst aanpassen

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer35 1. Orde van de kolommen aanpassen 3. Klik op “OK”. 2. Naam geven aan uw variante en vakje ‘Beginview’ aanvinken om de “Standard View” te vervangen.

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer36 Lay-out van de lijst aangepast volgens uw eigen variante.

16/06/2014Footer 5. Afgekeurde Requests en Werkopdrachten (WO’s)

Na afkeuring is de Request of WO teruggestuurd naar de leverancier voor verbetering of verwijdering. Een Request of een WO moet niet met de status « Geweigerd » blijven staan. Wijzigt U deze bij vergissing, dans zal deze weer ter goedkeuring naar de Projectleider uitgestuurd worden ! 5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer38

5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer39 Kies al dan niet het type documenten (R of W) met status “Rejected” en klik op “Apply”. Klik nadien op het Request/WO-nummer in de lijst.

5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer40 Klik op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen aanpassen (of verwijderen).

5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer41 Pas de Request/WO aan (bedrag + toevoegen van eventuele ontbrekende bijlagen) en sla op, of verwijder onnodige Request/WO. Bij het opslaan na aanpassing is de Request/WO opnieuw ter goedkeuring uitgestuurd naar de Projectleider. Commentaar bij afkeuring van de Projectleider of de OPA.

Hulp nodig ? Purchasing Support -Nathalie -Lorenz Sunt02/ Kevin 28/02/2012Footer42