Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014 E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014

Inhoud HNW en informatiebeheer E-mail problematiek e-mail goed informatiebeheer en e-mail context jaar van de e-mail mailbox managementassistenten Tips opruimen mailbox ppt wordt ter beschikking gesteld op Yammer Website BZ Doel: niet onmiddellijk alle problemen oplossen maar samen kijken hoe het beheer van de mail gebeurt, waarom zo, hoe het kan geoptimaliseerd worden. = brainstorm Bedoeling dat concrete goede praktijken hieruit voort vloeien

Telewerken We hebben het daarnet gehad over telewerken. Wanneer en onder welke opstandigheden het mogelijk is. Wat je nodig hebt,  1 van de punten die daarbij aan bod kwam was informatie. Het is nodig om van thuis uit aan de nodige informatie te geraken om uw taken te kunnen doen

Het Nieuwe Werken Open kantoorruimte Een definitie: Telewerken is vaak een deel van werken in een omgeving waar HNW wordt toegepast, Gerda zal daar straks veel meer over vertellen. Maar kort: Wat is HNW? Def Daarbij hoort ook het principe van clean desk Info niet op bureau laten liggen, maar op een locatie steken waar je het kan terugvinden Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

Moderne overheidsadministratie veel taken  veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken Daarnaast werken we in een moderne overheidadministratie ….

Informatie terugvinden Om dat allemaal te kunnen doen, moeten we informatie snel terugvinden

Belang beheer van informatie Nood aan informatie terugvinden meest recent, volledig correct informatie in een gemeenschappelijk klassement Belang informatiebeheer

Gemeenschappelijk klassement efficiënte, correcte en snelle informatiedeling volledige en unieke dossiers betrouwbaar versiebeheer vermijden van meervoudige opslag Dat kan een netwerkschijf zijn, sharepoint, documentum, alfresco of nog andere systemen. Veel variatie binnen de VO. Maar belangrijk is dat er een plaats is waar de informatie van de entiteit centraal wordt ondergebracht  Bij wie wordt een soort van een gemeenschappelijk klassement gebruikt

Ook e-mail? Plaatsen jullie daar ook mail in? Wat doen jullie met e-mail? (enkele vragen en hand op steken) In mailbox laten staan? In gemeenschappelijk klassement zetten? Wie verwijderd wel eens mails?

e-mail binnen de VO 50.000 GB aan technisch gearchiveerde mails 20.424 individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen 20.000 GB in online mailboxen 49.525 uitgaande berichten per dag 284.773 inkomende berichten per dag E-mail is een gemakkelijk communicatiemiddel. Het is wijdverspreid, gemakkelijk te gebruiken,…. Deze cijfers zijn enkel gebaseerd op de cijfers van de entiteiten die afnemen van de GID (=HP Belgacom) 375.400 euro storagekosten per jaar

De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: http://mailstatistieken.vlaanderen.be/mailbox.aspx details in Outlook: ga op de mailbox staan => rechts klikken eigenschappen gegevensbestand => mapgrootte

De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email

e-mail als … … informatiesilo Nu gebeurt dit vaak: Nu zijn er heel veel individuele mailboxen; iedereen heeft zijn eigen mailbox en houdt daar van alles in bij (belangrijke en minder belangrijke dingen). Is dat handig volgens jullie? Dat zijn informatie silo’s ( niemand kan eraan, collega’s niet, de organisatie weet niet dat dat bestaat) Tegelijk ook heel veel dubbels Kost veel geld Niet efficiënt werken (veel tijd nodig om informatie te zoeken, zeker als er iemand niet is) … informatiesilo

Probleem bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties bedrijfsvoering Informatie zoeken: snel de meest correcte en recente informatie vinden (zonder te moeten twijfelen) Verkeerde versies Volledigheid van dossiers Geen ontsluiting op lange termijn Hoe lang moeten die mails bewaard worden? welke bewaren en welke niet? Volledige mailboxen bewaren? Fin Kost heel veel, zeker als er veel wordt bijgehouden wat niet meer bijgehouden moet worden

Informatiebeheer en e-mail gemeenschappelijk klassement context en volledigheid dossier bewaartermijn en bestemming dossier geen dubbele opslag http://www.bestuurszaken.be/e-mail-en-informatiebeheer Als een mail niet in een mailbox mag blijven zitten, wat moet er dan wel mee gebeuren? - gemeenschappelijk klassement * context en volledigheid dossier = oplossing voor problemen bij bedrijfsvoering *bewaartermijn en bestemming dossier = oplossing problemen toegankelijkheid op lange termijn *geen dubbele opslag = oplossing storage kost

Informatiebeheer en e-mail klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: http://www.bestuurszaken.be/mails-in-gemeenschappelijk-klassement

Verwijderen wat kan! verwijderde items! persoonlijke mails irrelevante mails bijvoorbeeld: nieuwsbrieven mededelingen vergaderverzoeken voorbijgestreefde afspraken mail die u zelf niet moet opvolgen mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier

Klasseren wat moet! Wat? administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? bewijswaarde? wettelijk verplicht? ja!  gemeenschappelijk klassement meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/mails-in-gemeenschappelijk-klassement

Klasseren wat moet! Mail Hoe verwerken? Hoe mail beheren? Documenten voor regelmatig terugkomende vergaderingen (bijv. directiecomité, CAG, Managementcomité, stuurgroepen of werkgroepen) De informatie (mail en of bijlagen) voor de vergadering opslaan in de juiste map in het gemeenschappelijk klassement De mail wordt, indien relevant, opgenomen in het gemeenschappelijk klassement. Indien niet relevant wordt de mail verwijderd. Vragen ivm doorverwijzen De persoon correct doorverwijzen Mail IN: verwijderen Mails UIT: verwijderen Mails van Vlimpers niet verwijderen Parlementaire vragen Behandelen en toevoegen aan het dossier van de parlementaire vraag op het gemeenschappelijk klassement Reservatie vergaderzalen en catering Reservatie in orde brengen Mail UIT: verwijderen Vragen van manager Antwoord sturen naar manager Tijdelijk bijhouden in een persoonlijke map in de mailbox. Periodiek verwijderen. (wanneer dan ? ) Mails naar de manager waarbij de managementassistent in cc staat. Afspreken met de manager hoe daarmee om te gaan! Klasseren wat moet!

Mailbox opruimen individuele acties opruimactie met entiteit, afdeling,… Bijv. trash day http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails VO-brede sensibiliseringactie http://www.bestuurszaken.be/e-mail

Tips bepaal uw prioriteiten (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen ) bijvoorbeeld: grote mails bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar mogelijk nog relevant voor lopend dossier?

Tips gebruik zoekmappen (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )

Tips weergeven als discussie (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )

De toekomst? nieuwe gewoonten beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen Mailbox opkuisen als je thuiswerkt

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Alles over e-mail onder controle? http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle 10 april 2017

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 10 april 2017

Vragen?

Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ Slides: 1, 7,13,15