E-invoicing – Juridische spelregels Korneel Decroix/Wouter Claes Advocaten Algemene titel/welkomslide

Inhoud Juridisch-fiscale aspecten e-facturatie BTW (!) Algemene principes inzake e-facturatie Vanaf 1/1/2013 Zie circulaire 14/2014 & circulaire 02/2013 Andere juridische aspecten? Cf. rol factuur in het handelsrecht – impact?

BTW Wat = e-factuur? E-factuur = papieren factuur Factuur die “in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen” Vrije keuze vorm (Edifact, XML, Word, PDF(/A), Excel, …) Zowel uitreiken als ontvangen ≠ printen PDF en per post versturen E-factuur = papieren factuur Zelfde waarde / zelfde behandeling: Self-bill / outsourcing O.a. verplichte vermeldingen Cf. BTW-IPR: plaats dienst/levering (2 uitzonderingen) Zelfde “algemene voorwaarden” Wel specifieke voorwaarde voor e-factuur Zelfde regels inzake bewaring + formaat speelt geen rol

“Algemene” voorwaarden (1) Verzekeren vanaf uitreiking tot einde bewaartermijn: Authenticiteit van de herkomst: Waarborgen identiteit leverancier/uitreiker Leverancier: bewijs dat hij factuur heeft uitgereikt Bv. opname in boekhouding + andere documenten Afnemer: bewijs dat factuur afkomstig is van leverancier Identiteit “werkelijke” leverancier en factuur Integriteit van de inhoud Geen wijzigingen aan inhoud Formaat kan wel wijzigen Leesbaarheid Alle btw-gegevens duidelijk leesbaar door “mens” Gestructureerde berichten makkelijk omzetbaar (bv. XML / EDI)

“Algemene” voorwaarden (2) Zowel door leverancier als door afnemer (BP) In onderling overleg / elk afzonderlijk Hoe waarborgen bij e-factuur? Keuze belastingplichtige (BP) Bv. gekwalificeerde/geavanceerde elektronische handtekening bv. eID Bv. EDI Kan meer algemeen aan de hand van elke bedrijfscontrole die een controlespoor tussen factuur en verrichte prestatie oplevert Wordt als een autonome bijkomende verplichting beschouwd door fiscus (zie verder)

Specifieke voorwaarde e-factuur Aanvaarding afnemer vereist bij e-facturatie Vroeger: uitdrukkelijk + voorafgaandelijk Voortaan: kan ook stilzwijgend Betaling Latere correspondentie zonder protest Opname in boekhouding afnemer Aanvaarding: geldt in principe voor alle handelingen Circulaire 14/2014: voorkeur voor schriftelijke overeenkomst Indien algemene + specifieke voorwaarde voldaan (& behoudens andere onregelmatigheden): Leverancier/dienstverrichter = verplichting tot uitreiken factuur nagekomen Afnemer = recht op aftrek verworven

Verplichting bedrijfscontrole Aanleggen controlespoor die band tussen factuur en prestatie aantonen Ruimer doel: realiteit onderliggende handeling aantonen Lijkt “nieuwe” verplichting (cf. circulaire 14/2014) Cf. RS recht op aftrek ikv btw-fraude & btw-carrousel Factuur slechts 1 element ivm onderliggende transactie Aangepast aan o.a. Omvang, activiteit en type BP Aantal en waarde transacties Aantal en type leveranciers en afnemers O.a. via 3-way / 2-way matching Vb. leverancier: vgl. factuur met bestelbon, vervoersdoc., betaling Vb. afnemer: vgl. factuur met kooporder, leveringsnota, betaling Geen administratieve goedkeuring Evt. outsourcen en/of externe audit

Bewaring BTW-regels inzake bewaring van e-facturen Altijd regels land van vestiging BP Formaat? Elektronisch of op papier Bewaring kan in ander formaat dan dat waarin factuur werd ontvangen Formaat kan wijzigen tijdens bewaring aantonen dat bij voortduur voldaan is aan “algemene” voorwaarden Plaats Vrij te kiezen Wel op BE grondgebied tenzij elektronisch en volledige online toegang is gewaarborgd 7 jaar Tenzij nieuw gebouw - cf. herziening 15 j

Vragen? Voor meer informatie, contacteer: Wouter Claes Korneel Decroix Advocaat-vennoot T +32 2 543 31 00 T + 32 2 543 31 00 wouter.claes@eubelius.com korneel.decroix@eubelius.com www.eubelius.com Afsluitende slide met contactgegevens, met of zonder foto (foto’s zijn beschikbaar in KMS/Office documents/Marketing tools/Biographies)