Europees aanbesteden ICT beheer PO

Samenstelling werkgroep Iwan Trouwborst (dir. J.H. Snijdersschool) – voorzitter Daan van der Meer (adj.dir sws Balans) Manfred Jansen ICT Peter Honselaar ICT Dominique Bribosia Inkoop Jetske & Danielle bureau Significant

Tijdpad aanbesteding In hoofdlijnen zag de planning er als volgt uit: Onderdeel Startdatum Einddatum Opstellen aanbestedingsstrategie + goedkeuring BMT PO en CvB 27-03-2014 18-04-2014 Opstellen selectieleidraad 07-04-2014 12-05-2014 Opstellen PvE 21-04-2014 27-06-2014 Opstellen Gunningsleidraad Selectiefase 14-05-2014 Gunningsfase 30-06-2014 22-10-2014 Voornemen tot gunnen + goedkeuring BMT PO en CvB 27-10-2014 Alcatel-termijn 18-11-2014 Definitieve gunning Contractbespreking 19-11-2014 29-11-2014 Implementatie 30-11-2014 31-12-2014 Start dienstverlening 1-1-2015 31-12-2017

Uitgangspunten Huidige SLA Beheer op techniek Huidige indeling netwerk behouden bij aanvang Beheer op gebruikersniveau Service op maat - standaardcontract voor alle Lucas-PO-scholen - verschillende opties voor plus diensten Wijze van melden – door elke gebruiker Diversiteit van hardware op de scholen Plan van aanpak vloeiende overgang van oud naar nieuw PvE – beschrijven wat je van de nieuwe partij verwacht – wat is goed en wat moet anders?

Verloop 17 geïnteresseerde partijen 8 partijen schreven in bij de selectiefase 6 partijen voldeden niet aan de gestelde eisen 2 partijen uitgenodigd voor de gunningsfase Eerste beoordeling op kwaliteit - min. ‘4’ (5-puntsschaal) Inrichting helpdesk Implementatieplan Rapportage Visie Tweede beoordeling op de prijsstelling Eén partij voldeed niet aan de ‘4’ norm

Nieuwe (oude) partner minder kosten– meer service…

Wat verandert er? Alle goede dingen blijven 24/7 dienstverlening op mail en thuiswerk Pluspakketten - snellere afhandeling storingen - zaterdag/zomerschool - smart boarden Openingstijden (eerder open, later dicht, ook weken in vakanties) Duidelijke afspraken over snelheid van afhandelen Contractbesprekingen over praktische invulling van o.a. - Wijze van hulp buiten werktijden - Afhandeling van problemen – heel duidelijk in kaart brengen - Wanneer welke dienstverlening verwacht kan worden Informatie richting scholen over verschillende contracten Communicatielijnen - direct tussen school en ITS - helpdesktool / email / sms-dienst / telefoon /schoolbezoek - rapportage op de diverse niveaus op vastgestelde momenten

Prijsstelling Basisdienst : helpdesk op werkdagen van 7.30 uur tot 17.00 uur 8% lager dan huidige contract Plusdienst 1: hersteltijd verkorten 2454,- per jaar Plusdienst 2: helpdesk zaterdag en zomer 1437,- per jaar Plusdienst 3: Third party management 0,- per jaar

Vervolgstappen Contractbespreking nov Informatiepakket scholen opstellen dec Informatiebijeenkomsten (ICT-ambassadeurs en directie) jan