eFactureren in de praktijk bij Purmerend Openingsdia 24 september 2014 Harry van der Aar & Martin de Lange

Agenda 14.00 Inloop en kennismaking 14.20 Welkom en voorstelronde 14.30 Presentatie ‘eFacturen in de praktijk bij Purmerend’ 15.00 Realtime demonstratie Factuurtotaal 15.30 Vragen & discussie 16.00 Hapje & drankje 17.00 Sluiting

Visie op eFactureren voor Gemeenten E-FACTURATIE VOOR GEMEENTEN ANNO NU (KLIK OP DE LINK VOOR DE VIDEO)

Introductie Gemeente Purmerend 80.000 inwoners Stadhuis, Gemeente Beemster, Gemeentewerf, Brandweer & Werkplein 13 afdelingen 30.000 facturen/jaar 60 budgethouders 300 ad hoc materiedeskundigen Factuur binnen 24 dagen betaald (was gem. 58 dagen) Decade als financieel systeem

Doorlooptijd project Jul-2010 Start aanbesteding ‘Digitaliseren Inkoopfacturen’ Jun-2011 Inrichten en testen 2020 vision Jan-2012 Start met 2020 vision Jun-2013 Voorbereiden integratie Gemeente Beemster Mei-2013 Start test Factuurportal Jan-2014 Gemeente Beemster geïntegreerd Jun-2014 Start Factuurtotaal

Financieel systeem Decade Het huidige financiële systeem Decade voldoet aan onze wensen Decade is naar tevredenheid bij een groot aantal gemeentes in gebruik Decade bevat geen ‘bestel’-module en geen ‘scanning van inkoopfacturen’. Het pakket voorziet wel in een workflow. (situatie 2010) Voordelen van het aanschaffen van een dergelijk pakket boven vervanging van Decade zijn: Veel lagere investering Minder ingrijpende gevolgen voor de organisatie (werkwijzen, koppelingen, functioneel beheer) Ontworpen om een specifiek proces te ondersteunen, bijvoorbeeld het afhandelen van inkoopfacturen Een dergelijke oplossing komt ook tegemoet aan de wens om niet afhankelijk te zijn van Decade. Bij vervanging van Decade in de toekomst hoeven alleen koppelingen aangepast te worden

Kwalitatieve voordelen digitaal systeem Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ (sitiatie 2010) Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente Purmerend een nog betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen

Aandachtspunten bij digitaliseren “Bezint eer gij begint” Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie; informeren van de ondernemingsraad communicatie richting de organisatie bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe? bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen

Beoogde resultaten Efficiency / kwaliteit op crediteuren administratie Fiatteringsproces beheersbaar maken (rechtmatigheid) Budgettoetsing begroting en projecten Betaling binnen 20 dagen Betaalproces automatiseren Raadplegen factuur op ieder moment Koppeling Decade (Unit 4) en andere pakketten (w.o. Cognos) Factuurmatching met verplichting Juni 2014: inkomende facturen elektronisch

Iedereen doet mee!

Pilot Factuurportal

Start Factuurtotaal Juni 2014: Start Factuurtotaal Selectie van top 10 leveranciers (1e wave) Communicatie richting leveranciers September 2014: Uitrollen crediteurenbestand (gefaseerd) Huidige ‘pdf-leveranciers’ (2e wave) Huidige ‘papieren leveranciers’ (3e wave)

Workflow Factuurtotaal

Demonstratie Factuurtotaal

Vragen