Spread the News! Sally Reynolds, Mathy Vanbuel

ATiT

Grensverleggers Een kader scheppen voor een doeltreffende toepassing van de resultaten van LLP op alle niveaus: sectoraal, regionaal, nationaal en Europees theoretische, globale kijk disseminatie en communicatie over een project transfer & valorisatie van een project, Aanzet tot actie relevant voor zowel basis, secundair, hoger als volwassenenonderwijs

Keynote Al gedurende een tiental jaren staan Sally Reynolds en Mathy Vanbuel in voor de organisatie en promotie van de MEDEA Awards en gelijkaardige projecten in de invloedssfeer van onderwijs en technologie. De succesvolle organisatie van onderwijsgerichte activiteiten op een Europese of internationale schaal vereist een zorgvuldige voorbereiding en planning, in het bijzonder wat de promotie, verspreiding en exploitatie aangaat van de resultaten. Een groot deel van het werk bestaat in het duidelijk definiëren van de overdraagbare resultaten, van het doelpubliek, van de geschikte methodes en van de benodigde competenties en ten slotte in het verzamelen en inzetten van de juiste middelen om dit alles zo efficiënt en doelgericht mogelijk te verwezenlijken. In deze presentatie geven Sally Reynolds en Mathy Vanbuel een overzicht van de lessen die zij hebben geleerd uit hun vorige en huidige projecten. Aan de hand van concrete praktijk voorbeelden zullen zij duidelijk maken wat het belang is van netwerking en samenwerking, het inzetten van de best geschikte capaciteit, het plannen op lange en middel lange termijn, van de zorgvuldige organisatie van informatie en communicatie, van de rol van technologie daarbij, maar ook van de ondersteuning en hulp die instanties zoals de nationale en Europese instellingen en agentschappen hierbij kunnen aanbieden.

Workshop In de 90 minuten durende workshop zullen de deelnemers (maximum 20 deelnemers) de kans krijgen om in de praktijk een strategie en een campagne te kiezen en te ontwerpen voor een (echt bestaand of ingebeeld) project, evenement of een andere onderwijs gerelateerde activiteit. Deze workshop is gericht op beginners die nog geen of weinig ervaring hebben met verspreiding en promotie van resultaten van hun werk, in het bijzonder op internationale schaal, goede computervaardigheden zijn aanbevolen. Deelnemers worden verzocht hun eigen laptop mee te brengen. Tijdens de workshop zullen de deelnemers het belang ontdekken van duidelijke afbakening van het onderwerp van de campagne, zij zullen kennismaken met het arsenaal van beschikbare hulpmiddelen en bronnen en een gefundeerde keuze leren maken voor de meest geschikte instrumenten. Zij zullen op basis van dit alles een campagne kunnen ontwerpen en uitwerken. Zij zullen ten slotte leren hoe ze het succes van hun acties kunnen evalueren en hoe ze er lessen voor de toekomst uit kunnen trekken.

Wat is valorisatie? Communicatie en disseminatie (ervoor zorgen dat wat je doet bekend geraakt) + Exploitatie (ervoor zorgen dat wat je creëert of aflevert ook gebruikt wordt, op een relevante schaal, tijdens en na afloop van het LLP project)

Sleutelactiviteiten De waarde van project resultaten optimaliseren Impact van resultaten versterken en vergroten Resultaten verspreiden en overbrengen naar andere omgevingen De resultaten op een duurzame manier integreren En ze actief gebruiken in diensten, systemen en praktijken

Disseminatie: aanpak Definitie: een zorgvuldig gepland proces van informatieverspreiding aan de juiste doelgroepen over de kwaliteit, de relevantie en de effectiviteit van resultaten van een project, een programma, een initiatief. Disseminatie gebeurt tegelijkertijd met het beschikbaar worden van resultaten. Overeenkomen en plannen (in een concreet ontwerp/contract): welke informatie wil je dissemineren? Over activiteiten? Over producten en resultaten? Over opgedane ervaringen of lessen? Over je expertise? Aan wie wil je je boodschap kwijt? Eenzelfde boodschap voor iedereen? Wie zal dissemineren? Hoe wil je de boodschap overbrengen – hoe pas je je aan aan de doelgroep(en)?

Exploitatie: aanpak Definitie: gebruikmaken van en voordeel halen uit (een product/dienst): Mainstreaming (planmatig proces van overdracht van succesvolle resultaten van programma's en initiatieven naar de relevante beleidsmakers in gereguleerde lokale, regionale, nationale of Europese systemen); Vermenigvuldigen (gepland proces van overtuigen van individuele eindgebruikers om de resultaten van programma's en initiatieven over te nemen en toe te passen) Overeenkomen en plannen (in een concreet ontwerp/contract): Wat zijn de verwachtingen ten aanzien van de exploitatie, wat precies moet worden overgedragen of toegepast? Wie wordt verondersteld dit te doen? Wie zijn de actoren / klanten / opdrachtgevers? Welke barrières moeten overwonnen worden? Juridische, praktische of financiële problemen? SWOT-analyse? Wat is het tijdschema voor dit werk?

Om te beginnen... Identificeer de overdraagbare resultaten Verdeel de rollen overeenkomstig tussen de partners: wie bereidt voor en wie en voert welk deel van de disseminatie en exploitatie uit? Voorzie voldoende tijd en middelen aan dit deel van het werk – een specifieke workshop voor dit doel is nuttig om het plan op te stellen Selecteer de middelen die U wil en kan gebruiken, rekening houdend met de waarde en het doel van de verschillende mechanismen en uw eigen vaardigheden en middelen - websites, nieuwsbrieven en algemene publicaties, virale verspreiding met blogs, twitter, conferenties en evenementen, folders, PR en pers... Maak een concreet plan met een tijdschema, rolverdeling, en maatregelen die concreet in cijfers kunnen uitgedrukt worden

Om te beginnen... Identificeer de overdraagbare resultaten Verdeel de rollen overeenkomstig tussen de partners: wie bereidt voor en wie en voert welk deel van de disseminatie en exploitatie uit? Voorzie voldoende tijd en middelen aan dit deel van het werk – een specifieke workshop voor dit doel is nuttig om het plan op te stellen Selecteer de middelen die U wil en kan gebruiken, rekening houdend met de waarde en het doel van de verschillende mechanismen en uw eigen vaardigheden en middelen - websites, nieuwsbrieven en algemene publicaties, virale verspreiding met blogs, twitter, conferenties en evenementen, folders, PR en pers... Maak een concreet plan met een tijdschema, rolverdeling, en maatregelen die concreet in cijfers kunnen uitgedrult worden

Belangrijk om weten... Wat doe je beter zelf en wat laat je beter door een ander (professional) doen... fouten kost tijd en geld Wat zijn de vaardigheden en middelen die elk van uw partners kunnen inzetten, wat zijn hun netwerken en de middelen waarover zij beschikken... creëer een mechanisme voor het verzamelen en organiseren van al deze informatie

Informatie verzamelen

Belangrijk om weten... Wat doe je beter zelf en wat laat je beter door een ander (professional) doen... fouten kost tijd en geld Wat zijn de vaardigheden en middelen die elk van uw partners kunnen inzetten, wat zijn hun netwerken en de middelen waarover zij beschikken... creëer een mechanisme voor het verzamelen en organiseren van al deze informatie

Belangrijk om weten... Wat doe je beter zelf en wat laat je beter door een ander (professional) doen... fouten kost tijd en geld Wat zijn de vaardigheden en middelen die elk van uw partners kunnen inzetten, wat zijn hun netwerken en de middelen waarover zij beschikken... creëer een mechanisme voor het verzamelen en organiseren van al deze informatie Wat is gratis beschikbaar? EC hulpmiddelen, online netwerken, nieuwsbrieven en andere gratis verspreidingskanalen (EVE), EPALE, EACEA, EUN, Open Education Portal, sector specific…

EACEA ICT Community 17

Belangrijk om weten... Wat doe je beter zelf en wat laat je beter door een ander (professional) doen... fouten kost tijd en geld Wat zijn de vaardigheden en middelen die elk van uw partners kunnen inzetten, wat zijn hun netwerken en de middelen waarover zij beschikken... creëer een mechanisme voor het verzamelen en organiseren van al deze informatie Wat is gratis beschikbaar? EC hulpmiddelen, online netwerken, nieuwsbrieven en andere gratis verspreidingskanalen Wie weet er van jouw project... wat weten ze, waar hebben ze deze informatie vandaan, wat zijn hun indrukken?

Tips en Suggesties Maak goed gebruik van project vergaderingen, combineer met relevante lokale evenementen Betrek de partners, hun netwerken, gebruik hun sites, en e- mailadressen Gebruik niet zomaar een of andere methode, alleen maar omdat andere projecten dat doen! Maak goede beschrijvingen van het project, het doel, maak een elevator pitch en samenvattingen - in alle talen! Bouw een eigen beeldbank op vanaf de start van het project – stel een projectfotograaf aan, deel foto's en video's! Idem met documenten. Bouw op bestaande evenementen en conferenties - en benut deze maximaal

Project websites Maak duidelijke afspraken over wat het project wil dat de web site zal doen en wie daarvoor zal zorgen Volg goede web design principes, houdt rekening met toegankelijkheid en gebruiksgemak, doe een usability test Doe de “EC test”

Project websites Maak duidelijke afspraken over wat het project wil dat de web site zal doen en wie daarvoor zal zorgen Volg goede web design principes, houdt rekening met toegankelijkheid en gebruiksgemak, doe een usability test Test je site met je doel publiek – Heeft de site het gewenste effect? Acceptatie test Gebruik dubbele lus principe – baseer de inhoud op de eigen specifieke expertise, knowhow en contacten (CoP) Wees voorzichtig met nieuws en updates – beloof geen dingen die je niet kan waarmaken Meet en volg succes, bereik en bezoekers…

Voorbeeld MEDEAnet MEDEAnet Doel van MEDEAnet is het vergroten van de Europese dimensie van de MEDEA Awards

Voorbeeld MEDEAnet MEDEAnet Doel van MEDEAnet is het vergroten van de Europese dimensie van de MEDEA Awards (een jaarlijkse competitie voor gebruik van media in het onderwijs) Strategie Een web site die de Europese dimensie van MEDEA belicht en de wedstrijd ondersteunt Specifieke objectieven Promotie – leveren van aantrekkelijke en toegankelijke informatie over deelname aan de competitie Steun aan de wedstrijd – deelnemers helpen De juryleden ondersteunen – een beveiligd en gebruiksvriendelijk portaal voor de beoordeling

Disseminatie en Exploitatie: Het plan implementeren

De implementatie beheren en bewaken Refereren aan de concrete (en meetbare) objectieven uit het plan Meet wat echt belangrijk is in je plan, bijvoorbeeld downloads van een software toepassing, aantal deelnemers aan een enquête… Meet regelmatig, probeer trends te detecteren

Rapport sociale media MEDEA

De implementatie beheren en bewaken Refereren aan de concrete (en meetbare) objectieven uit het plan Meet wat echt belangrijk is in je plan, bijvoorbeeld downloads van een software toepassing, aantal deelnemers aan een enquête… Meet regelmatig, probeer trends te detecteren Benchmarking (vergelijk met gelijkaardige projecten, diensten, producten…) Zoek goede praktijkvoorbeelden Gebruik beschikbare instrumenten zoals HootSuite, Google Analytics

Unique visitors MEDEAnet D5.2 Goal for 2014: (+2.493) unique visitors, an increase of 12% compared to 2013

Visitors’ location

Traffic sources

Keyword search: meestal “MEDEA (awards)” of gerelateerd aan showcases

Pageviews Total pageviews: 64,499 Language-specific pages: English*40,940 Spanish6,852 French3,052 German3,041 Italian3,318 Polish3,265 * Pages that do not have prefix it/es/fr/de/pl

Verschillende stakeholders/verschillende methodes Refereer naar de stakeholders geïdentificeerd in het plan Project promotie is niet hetzelfde als het onder de aandacht van de eindgebruikers brengen van een dienst Let op: de eindgebruikers zijn vaak niet de (beslissende) klanten! Documenteer de ervaringen van de eindgebruikers (bv evaluatie) en promoot met statistische gegevens, succesverhalen je oplossing bij de "klanten" Dit kan specifieke PR materialen vereisen (high profile publicaties of events, wetenschappelijke rapporten bijvoorbeeld voor de administratie of de beleidsmakers…)

Verschillende stakeholders/verschillende methodes Refereer naar de stakeholders geïdentificeerd in het plan Project promotie is niet hetzelfde als het onder de aandacht van de eindgebruikers brengen van een dienst Let op: de eindgebruikers zijn vaak niet de (beslissende) klanten! Documenteer de ervaringen van de eindgebruikers (bv evaluatie) en promoot met statistische gegevens, succesverhalen je oplossing bij de "klanten" Verschillende doelpublieken: het grote publiek, politiek, leerkrachten, leerlingen Verschillende “markten”: talen, culturen, niveaus Definieer het potentieel voor exploitatie en overdraagbaarheid

Communicatiekanalen en nieuwe media Websites, Mail lists, Brochures (oplages, taalversies, updates, transport…), gadgets, Nieuwsbrieven en algemene publikaties, Traditionele media en de pers (moeilijk maar de moeite waard), Conferenties en evenementen, Community of practice, Virale verspreiding met blogs, twitter, facebook, youtube (Sociale media) Zijn er nog nieuwe tools/methodes nodig?

Identificatie en delen van goede praktijk

Onderzoek bij LLP projecten willekeurig geselecteerde LLP projecten in 2010 gesubsidieerd 2.Online survey bij 128 LLP project managers en deelnemers 3.Interviews met 15 LLP project managers

Typologie 1.Social networking sites (zoals Facebook, LinkedIn, Ning) 2.Blogs 3.Microblogs (bijv. Twitter) 4.Presentatie repositories (bijv Slideshare) 5.Video-sharing-tools (bijv. YouTube, Vimeo) 6.Social bookmarking toepassingen (bv Diigo, Del.ici.ous) 7.Web 2.0 foto repositories (bijvoorbeeld Picasa, Flickr) 8.RSS feeds

Data analyse 93% van de projecten heeft een website (7% heeft geen enkele Internet aanwezigheid)

Sociaal netwerk (SN) (Slechts) 47 projecten (31%) heeft een SN 4% gebruiken meer dan 1 SN

Media delen Applicaties voor delen van media: in slechts 8% van de projecten

Andere sociale media Blogs: 7% van LLP projecten Microblogging: Twitter 15% (2 de meest populair SM na Facebook). Social bookmarking: 1 project (0.6%) SM feed integratie (Twitter, Flickr of Picasa): 8 projecten (5%)

Bijkomende bedenkingen Internet & sociale media zijn middelen om het publiek te bereiken en te betrekken Internet & sociale media aanwezigheid na het project is belangrijk Nood aan professionalisering???

MEDEAnet becomes social

MEDEAnet Social Media Map MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards MEDEAnet becomes social

YouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards Twitter Facebook MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookYouTubeSlideshareIntegration MEDEA Awards MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedInSlideshare Integration Media & Learning Vimeo MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshare Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedInSlideshare Media & Learning Vimeo Integration MEDEAnet becomes social

Twitter FacebookLinkedIn Media & Learning VimeoSlideshareIntegration MEDEAnet becomes social

Conclusies Stem je doelgroep en je methoden op elkander af Laat je niet van je doel afleiden door je tools Als je voor een methode kiest, ga er dan voor Leer van je vergissingen Kijk hoe anderen het doen Reputatie en bekendheid bouw je langzaam op en breek je snel af Schakel waar nodig deskundige hulp in

Dank U wel