FUIFBUDDIE OPLEIDING 2015 Organiseren van evenementen en fuiven

Sessie 1 Organiseren van evenementen en fuiven E.H.B.O op fuiven Sessie 2 Systeem Safe Party Zone, hoe en wat Drugsproductinfo & intoxicatie Sociale vaardigheden op fuiven Sessie 3 Wetgeving private veiligheid en persoonscontrole Massa in beweging/risico’s op fuiven/ regels voor, tijdens en na de fuif Fuifbuddie opleiding

Overzicht fuiven 2014 / 2015 Vraag naar data aan fuifcoach

Overzicht fuiven 2014 / 2015

ORGANISEREN Wat is een fuif? Bijeenkomst van jongeren Dikke leute Enthousiast opbouwen organisatie $$$$$$$$ muziek (eentje) drinken Dansen naambekendheid vechtpartijen risico Decor Overlast voor de buren Drugs Met nen zere kop opkuisen Administratieve rompslomp DJ’s boeken

ORGANISEREN Wat is een fuif? Bijeenkomst van jongeren Dikke leute Enthousiast opbouwen organisatie $$$$$$$$ muziek (eentje) drinken Dansen naambekendheid vechtpartijen risico Decor Overlast voor de buren Drugs Met nen zere kop opkuisen Administratieve rompslomp DJ’s boeken Een fuif is meer dan het voorzien van muziek en drank en tickets verkopen. Als organisator ga je een overeenkomst aan met de fuiver: Zij betalen de organisatoren geven als return de fuif. Als organisator ben je verantwoordelijk voor de goede gang van zaken: organisatorisch, vergunningen, veiligheid,…….

Check de grootte van uw team en hoeveel tijd er kan geïnvesteerd worden… TEAM Team Hoofdorganisator Veiligheidscoördinator Zakelijk organisator Programmator Communicator Technieker/decorateur Voorbereiding Algemeen/vergunningen Verzekeringen/Security… Leveranciers/sponsordeals Boekingen/zaaltechniek Publiciteit & bekendmaking Locatie & zaalindeling Opbouw Algemene controle Aansturing veiligheid Verkoopsitems/zakelijke org Technische riders/podium Zaalcommunicatie Inrichting & decoratie Event Algemeen aanspreekpunt Security & veiligheidsco Bar/vestiaire/bonnetjes Ontvangst artiesten Snelle Interventies Technische opvolging Afbouw Algemene coördinatie Opkuis Financiën Opkuis

Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de retributies van de zaal. ZAAL Eigen drank of niet muziekinstallatie Muziekinstallatie aanwezig Verlichting aanwezig Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater security lichtinstallatie

Winst is niet altijd afhankelijk van opkomst. Bekijk zeker de retributies van de zaal. ZAAL Eigen drank of niet muziekinstallatie Muziekinstallatie aanwezig Verlichting aanwezig Personeelsinzet in dienst van zaaluitbater security lichtinstallatie Soms lijkt een zaal op het eerste zicht duurder maar kan uiteindelijk meer winst opleveren. Boek zeker op voorhand de zaal. Bij populaire zalen soms best een jaar op voorhand. Spreek op voorhand de data af met collega organisatoren.

Overzicht zalen OC Aalbeke OC De Neerbeek OC De Vonke OC De wervel OC Marke Molenheem JC Tranzit

Opbrengst fuif De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen Netto winst bier x 4. Netto winst fris x 1. Netto winst jen. x 1. Aantal Bezoekers Drank inkomst Aantal Bezoekers toegang

Opbrengst fuif De opbrengst van een fuif kan je via een eenvoudige formule bij benadering bepalen Netto winst bier x 4. Netto winst fris x 1. Netto winst jen. x 1. Aantal Bezoekers Voorbeeld: PC Bissegem: [(0,93 x 4) + 0,93 + 0,93 ] x 520 = € 2901, x 6 = € 3120 Totaal: € 6021,6 Don’t forget the sponsoring!!!!

Kosten fuif Zaal Gage DJ’s Verzekering : € 0,25 muziekinstallatie Security: € 300/persoon lichtinstallatie Promotie Decor (drank) Sabam Billijke vergoeding Don’t forget the sponsoring!!!! EHBO

Zaal 1 jaar tot 6 maanden vooraf 6 maanden vooraf Brandverzekering afsluiten Toestemming aan het gemeentebestuur bij openluchtevenement of tent Effe aankloppen bij JC Tranzit Evenementenfiche Begroting opstellen DJ’s / band boeken !!!!!! Grote namen eerder!!!! Firma boeken voor licht en geluid Sponsordossier opstellen / grote sponsors (periode!!!!!) Materiaal aanvragen bij uitleenwinkel Aanvragen Parking, afzetten straat / bij evenementen

Kleine sponsors Promotiemateriaal ontwerpen Verkooppunten contacteren Offertes voor drukwerk aanvragen Promotieplan opstellen Via evenementen aanvragen Parking 4 maanden vooraf 3 maanden vooraf Promotiemateriaal aanleveren bij drukker Drukwerk afhalen Takenoverzicht maken Affiches verdelen / stadsplakker 1 e fase promoplan: mail / FB / website Security Indien eigen drank: Taps, frigo, drank bestellen Eetstanden Safe Party zone aanvragen

Verlenging sluitingsuur / Dienst mihro Kaarten in voorverkoop/ punten en medewerkers Zoektocht naar medewerkers Praktische afspraken met Artiesten Verzekeringen: BA / brand / contractuele aansprakelijkheid / ongevallen / polis alle risico’s Buren !!!! Inlichten !!!! Flyeren op andere evenementen SABAM Billijke vergoeding Plak en Flyerronde 2 (don’t plak over anderen) Opvolgen voorverkoop Afspraken maken met Politie Vrijwilligers belast met de burgemeester 2 maanden vooraf

Persbericht Plak en Flyerronde tris Taakverdeling definitief maken en verdelen naar medewerkers !!!!! Duidelijke Afspraken !!!! Verzekering voor medewerkers afsluiten: namen doorgeven. Lijst contactgegevens opstellen Noodplan opstellen 3 weken vooraf (Minder dan)1 week vooraf Artiesten / security / eetstanden opnieuw contacteren: check up Parking voorzien van plakkaten Wegwijzers uithangen (aanduiden op plan) Fuifzone opbouwen 1 e fase Buurtbewoners opnieuw inlichten (tel!!!!) Afrekenen voorverkoop / kaarten ophalen Medewerkers briefen / laatste afspraken Lijst telefoonnummers aanvullen Wisselgeld halen Takenlijsten uithangen Bar uitbouwen: tapinstallatie: water en 24 koelen

Barmateriaal voorzien Discobar en lichtinstallatie Zaal inrichten / let op voorwaarden contract Inventaris drank Onthaal organiseren (Sound)check Lijst met shifts en telefoonnummers ophangen Enveloppen met geld klaarleggen, contante betaling Medewerkers briefen/ afspraken herhalen Paaaaaaaaaaaaarrrrrrrrrrrrrttttttttttttyyyyyyyyyyyy Dag zelf Na de fuif Zaal EN omgeving opruimen / let op contract Inventaris drank / controle voor brouwerij: $$$$$ Wegwijzers, affiches, borden weghalen (thanks to the plan), anders $$$$$ Facturen betalen Materiaal terugbrengen Financieel verslag maken Bedanking medewerkers (nen goeien drinken) Evaluatie met medewerkers en organisatoren Next party

Vergunningen Evenementenfiche Verlenging sluitingsuur / convenant Vrijwilligers Burgemeester Bij openlucht / tent / toestemming vragen aan burgemeester Toelating plaatsen borden Sinds 1 januari 2013!!!!!!!!!Geluidsnormen!!!!!!!!!! Verzekeringen Brandverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid Contractuele aansprakelijkheid

Vermijd concentratie van drukpunten!!! Zaalindeling

Vermijd concentratie van drukpunten!!! O p b o u w f ui fz a al Zaalindeling

Ondersteuning van de stad Uitleenwinkel -Klank en licht -Herbruikbare bekers -Containers werf/JR -Podia -Tenten -Afvalcontainers Promotie -Aanplakborden -Affiches openbare gebouwen -Lokale pers -Digitale schermen: openbare gebouwen (indien fuif daar doorgaat) / ledwalls -CJP filmpje -Uit- databank / stadskrant uitgelicht -Website stad kortrijk -FB / team jeugd

Ondersteuning van de stad Financiële ondersteuning -Subsidie openluchtevenementen -Straat buurt en dorpsfeesten -Fuiven in XPO en de Kreun Safe party zone