1 BOTTOM UP FEEDBACK - WERKJAAR 2014

Infosessie BUE werkjaar Intro BUE-kader Verloop BUE-traject en technische instructies Rol als BUE-begeleider doorheen het proces Leiderschap en organisatiebeleid Ruimte voor vragen Agenda

Infosessie BUE werkjaar Welke vragen wil je zeker beantwoord zien? Kennismaking

Infosessie BUE werkjaar Achtergrond Input van medewerkers in de evaluatie van leidinggevenden Belang van feedback door medewerkers voor het ontwikkelen van leidinggevenden: MK, LK, OLG Kwaliteitsvol leidinggeven: geen momentopname, maar een continu proces met diverse betrokkenen Responsabilisering van leidinggevenden en medewerkers Organisatiebrede online bevraging met standaardvragenlijsten voor feedbackgevers en zelfevaluatie Elke leidinggevende krijgt eigen rapport (met vergelijking entiteit + VO) Rapportering op niveau van de entiteit (organisatieontwikkeling) en VO BUE - kader

Infosessie BUE werkjaar Basisbeginselen Vragenlijsten en competenties Leidinggeven in VO – gemeenschappelijke functieprofielen - competentiewoordenboek - … Online beschikbaar: Anonieme bevraging d.w.z. anonieme verwerking Minstens 5 respondenten voor een rapport (wel zelfevaluatie) Minstens 5 feedbackgevers voor deelname Voor kleine teams: extra aandacht voor communicatie of voorzie een alternatieve aanpak Rapporten Geen bijsturingen in 2014 Individuele rapporten voor LG en chef Organisatierapport voor chef en LA ook voor P&O-er !!! BUE - kader

Infosessie BUE werkjaar Standaardaanbod - maatwerk Uitgebreid standaardaanbod is gratis Werkwijze: op basis van inschrijvingsformulier: bevestiging naar LA Maatwerk kan, kostprijs doorgerekend Vb. eigen competentie toevoegen Vb. afname met papieren vragenlijsten … Contacteer met specifieke vragen, zoeken van alternatieve mogelijkheden, Werkwijze: op basis van inschrijvingsformulier => AgO neemt contact begin oktober Er volgt een gedetailleerde offerte Akkoord van LA Afrekening op basis van werkelijke kosten na uitvoering BUE - kader

Infosessie BUE werkjaar Fase 1: inschrijven tot 23/09 – infosessie 25/09 Fase 2: verzamelen deelnemersgegevens CM bezorgt na de bevestiging van de inschrijving een sjabloon om bevragingslijnen aan te leveren: 2/10 Feedbackgevers gekoppeld aan leidinggevenden Leidinggevenden: welk type vragenlijst + hun chef Aanleveren gegevens: uiterlijk 27/10 Correcties data: 5/11 Fase 3: afname Uitsturen van bevraging: 25/11 Responsoverzicht naar BUE-begeleiders op 05/12 en 16/12 Versturen herinnering aan deelnemers op 9/12 Motivati feedbackgevers <5 respons op 17/12 Afsluiten enquête: 24/12 Fase 4: standaardrapporten worden bezorgd (uiterlijk 23/01) Technische instructies – presentatie CM (bevragingslijnen) Verloop BUE-traject

Infosessie BUE werkjaar Contactpersoon < procesbegeleider < P&O-rol !!! Vooraf: BUE past binnen eigen P&O–beleid en prioriteiten Correcte gegevens als vertrekbasis tip: laat deelnemersgegevens controleren door de betrokken leidinggevenden Communicatie / mobiliseren / open feedbackcultuur succesfactoren Aantal deelnemers Welke LG doen mee ? Voldoende feedbackgevers per LG – anders alternatieven overwegen Niet teveel LG per feedbackgever en teamgrootte (9-15) Streven naar optimale respons - communicatie Oproepen en motiveren tot deelname/sensibiliseringsmail Aandacht voor doorstroming tot dieper in de organisatie (vb. buitendiensten, …) Extra aandacht voor feedbackgevers operationeel LG en kleine groepen Extra aandacht bij indirecte feedbackgevers Goede voorbereiding: Eigen doelstellingen (leerpunten uit eerdere deelnames?) Hoe wapen ik mijzelf voor vragen van het management? Rol als BUE-begeleider

Infosessie BUE werkjaar Tijdens: Respons opvolgen – responsabiliseren – luisterend oor Reacties opvangen van deelnemers Voorbereiden van acties: individueel / collectief / organisatieniveau succesfactoren Streven naar optimale respons LG aansporen om zelfevaluatie in te vullen: leerpunt uit vorige editie ! effect op invulgedrag MW Vertrouwen van medewerkers Vergelijkende responsoverzichten Maximaal aantal LG met rapport Specifieke aansporing <5 Vangnet voor kleine teams P&O weet waar kans op succes Ondersteun actie: individuele LG / organisatie Rol als BUE-begeleider

Infosessie BUE werkjaar Na: “kwaliteitsvol leidinggeven” Ondersteuning op verschillende fronten Verwachtingen van leidinggevenden naar P&O ? succesfactoren Ondersteunen LG LG aansporen om de resultaten terug te koppelen aan de MW LG ondersteunen in omgaan met FB, in het terugkoppelen,… ook voor de chef van de chef Ontwikkeling LG Ingebed in organisatiebeleid Bij welke toekomstige acties kan je aandachtspunten uit de BUE meenemen? Rol als BUE-begeleider Zoals bij elke bevraging: bevragen = verwachtingen scheppen

Infosessie BUE werkjaar Werken aan kwaliteitsvol leidinggeven vraagt volgehouden gezamenlijke inspanning Ook op organisatieniveau Hoe ziet men rol ideale leidinggevende ? (profiel) Positieve feedback cultuur (≈anonimiteit) = engagement om hier integer mee om te gaan Omkaderend Als onderdeel van traject om leiderschap te versterken: welke plaats kan een BUE daarin hebben ? Voor– en natraject ? Hoe omgaan met resultaten en andere input (chef/LG/medewerkers)? Vrijwillig (afstappen van verplicht en jaarlijks / eens in de zoveel jaar) Ondersteuning workshops P&O : hoe LG ondersteunen? Ontwikkeltips beschikbaar Leiderschap en organisatiebeleid

Infosessie BUE werkjaar Ondersteuning individuele LG en organisatie Workshop voor P&O: december en januari Zorg dat je over informatie beschikt: Organisatierapport rechtstreeks bezorgd, mits akkoord van LA Vragen en verwachtingen: partnerschap met AgO ? Een steuntje in de rug AgO laat ruimte voor plaatselijke P&Oers, ook in de communicatie en het aanbod naar leidinggevenden. AgO ondersteunt P&O waar nodig/gevraagd

Infosessie BUE werkjaar Inhoudelijke vragen: Technische vragen: Website: Resterende vragen?