De handtekening als folklore en noodzaak Naar een efficiëntere handtekeningplaatsing

Stelling 1: de handtekening is zoals een faxnummer Ik begin met 2 stellingen om te illustreren op welke wijze we vandaag omgaan met handtekeningen.

Ze is overal op de brieven en nota’s die we schrijven

in het dagelijkse leven

op belangrijke momenten de schoolrapporten van onze kinderen

We vragen er graag naar autografen van beroemdheden

We schrijven het overal op

maar we weten lang niet altijd waarom

of wat het nut ervan is

Bewezen! De handtekening is zoals een faxnummer

Stelling 2: we weten niet wat een handtekening is

We herkennen ze niet Dat gecalligrafeerde logo is een 18de-eeuwse handtekening van oud-Turkse sultans. Maar ze is nu een stijlfiguur geworden.

Zelfs niet als het over geld gaat Elke keer we een pincode ingeven, geven we onze elektronische handtekening.

of over het werk handelt We klikken op de knop ‘Goedkeuren’ in bijvoorbeeld de elektronische evaluatieprocedure in Vlimpers.

we gaan ondoordacht en inefficiënt om Resultaat we gaan ondoordacht en inefficiënt om met de handtekening

Efficiënter omgaan met handtekening

beslissingsmodel voor efficiënte handtekeningplaatsing Ondersteuning Daarom hebben we onlangs een project opgestart om de kennis over handtekeningplaatsing te vergroten en daarover een helder beslissingsmodel uit te vaardigen. In opmaak: beslissingsmodel voor efficiënte handtekeningplaatsing © afbeelding: Gabriele Fumero, from The Noun Project

Handtekeningen worden vaak te snel vereist Folklore Handtekeningen worden vaak te snel vereist We zijn ons onvoldoende bewust waarom we een handtekening vragen. In de analoge wereld is het eenvoudig om ze te vereisen; in de digitale wereld zijn andere oplossingen mogelijk.

Andere wetten… kopieer niet zomaar de analoge gewoonten naar de digitale wereld maar kies voor de efficiëntste oplossing

Vier functies identificatie van de ondertekenaar toe-eigening van de inhoud beveiliging van de inhoud In de pilootcases van het project zullen we bijvoorbeeld de 4 functies die een handtekening heeft, analyseren. Waar nuttig stellen we alternatieve manieren voor om deze functies in te vullen. Dat zal dus niet noodzakelijk een geavanceerde, gekwalificeerde handtekening met je e-ID zijn. Er zijn andere oplossingen mogelijk die afhankelijk zijn van de cases zelf. bescherming tegen overijling

Identificatie van de ondertekenaar De ondertekenaar bewijst zijn identiteit door zijn ondertekening. Ik overloop heel kort de verschillende functies van de handtekening. © afbeelding: Diego Naive, from The Noun Project

Identificatie van de ondertekenaar Voorbeeld: aanwezigheidslijst

Identificatie van de ondertekenaar Maar: iedereen kan steeds ontkennen dat een handtekening van hem is en de bewijslast ligt bij de tegenpartij

Toe-eigening van de inhoud De ondertekenaar drukt de wil uit om zich te laten binden tot de inhoud van het document © afbeelding: Franco Marina Cagnina, from The Noun Project

Toe-eigening van de inhoud Voorbeeld: bestelbon, besluit, notulen, arbeidsovereenkomst

Toe-eigening van de inhoud Maar: een handtekening geplaatst onder een tekst die de ondertekenaar niet kon begrijpen of lezen, is van geen tel

Beveiliging van de inhoud De handtekening bewijst de authenticiteit van het document

Beveiliging van de inhoud Voorbeeld: evaluatieformulier

Beveiliging van de inhoud Maar: een handtekening kan een wijziging van de inhoud niet beletten of herstellen, enkel zichtbaar maken

Bescherming tegen overijling De handtekening dient ter bewustmaking van de ondertekenaar; het biedt een waarborg tegen overhaast optreden

Bescherming tegen overijling Overijling is ervoor zorgen dat de ondertekenaar zich bewust is van wat hij ondertekent, dat hij het gelezen heeft. Voorbeeld: formulier met verplichte vermelding van ‘gelezen en goedgekeurd’

Bescherming tegen overijling Maar: iedereen kan steeds ontkennen dat een handtekening van hem is en de bewijslast ligt bij de tegenpartij

is dus geen wondermiddel! Een handtekening… is dus geen wondermiddel! © afbeelding: Juan Pablo Bravo from The Noun Project

Functies van de handtekening Juiste identificatie van die functies leidt tot beter gebruik van de handtekening en dus efficiëntere processen en digitalisering Dit is de voornaamste doelstelling van het project

Beslissingscriteria voor handtekeningen Onderzoek 2014: http://www.bestuurszaken.be/digitale-handtekening Dit is de voornaamste doelstelling van het project

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Meer nood aan vitamine i? http://www.bestuurszaken.be/opleiding

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid