DocumentenLoket DT&V IND COA CDD Abonn BVV

Masterplan Digitaal Werken 2013

Masterplan Digitaal Werken - In gebruik nemen van het ketendossier - Definitieve documenten worden uitgewisseld met ketenpartners via het Centraal Digitaal Depot van JustID - Drie prioriteiten onderkend Overdrachtsdossier Beschikking en Rechterlijke uitspraak Koppeling Raad voor de Rechtspraak

Wat houdt het DocumentenLoket in? Digitaal uitwisselen van originele ketendocumenten (ongestructureerde informatie) gebruikmakend van: - het bestaande berichtenverkeer van de Vreemdelingenketen (BVV), dat nu voor gestructureerde informatie wordt gebruikt. - het nieuwe Centrale Digitale Depot (CDD), waarvan de oorspronkelijke versie reeds in gebruik is bij de IND.

Wat is de doelstelling van het DocumentenLoket? - Voldoen aan politieke wens om in 2017 volledig digitaal te kunnen werken binnen de overheid - Naar de toekomst toe realiseren van een bestendige uitwisseling van digitale originele documenten tussen ketenpartners. - Realiseren van efficiency en kostenbesparingen door versnellen van het uitwisselen van informatie, in casu documenten.

Wie gaan gebruik maken van het DocumentenLoket? - op lange termijn de hele Vreemdelingenketen (de ‘grote keten’ genaamd) - op korte termijn wordt gestart in de ‘kleine keten’ oftewel de IND, DT&V en het COA. - er zal binnen afzienbare tijd (jaar of 2 tot 3) ook een koppeling worden aangebracht met de strafrechtketen.

Hoe werkt het DocumentenLoket schematisch gezien? IND DT&V BVV CDD Abonn Deponeren COA Consumeren Trigger

INDiGO

Behandelplan

Dossierstukken

Proces IND en koppeling

BVV berichten

Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA? Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

Stroom 5 - consumeren uit DocumentenLoket Medewerker Primair proces Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Trigger ontvangen Signaal sturen Ophalen Verrijken Opslaan Gemeenschappelijke voorzieningen CDD BVV Medewerker DIV Corsa Beheren

Document ontvangen

Vertrekplan Corsa Beëndigen opvang 06-03-2014 Locatie Almere Map Titel Inhoud Ontvangstdatum Documenttype Stuknummer (Corsa) Documentnr (CDD) Bron Organisatie Kopie gemeentebrief 03-03-2014 Beschikking Opvang 02-05-2012 - Bewaarlocatie Creatiedatum Afzender Kopie Gemeentebrief Bericht aan Gemeente 123456 DT&V hgb57869

Hoe werkt het DocumentenLoket bekeken vanuit het COA? Het COA onderkent 5 verschillende documentstromen: - Stroom 1: deponeren volledig digitaal met QR-code - Stroom 2: deponeren volledig digitaal vanuit MS Office - Stroom 3: deponeren fysiek met QR-code - Stroom 4: deponeren fysiek zonder QR-code - Stroom 5: consumeren uit DocumentenLoket

Stroom 1 - deponeren volledig digitaal met QR-code Creëren Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV BVV Gemeenschappelijke voorzieningen CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B Archiveren Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B Archiveren SOE-nummer PLE-nummer Archiveren document JRE-nummer QR-code? Archiveren Annuleren Titel Nee Ja / V-nummer Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

Archiveren

Documenten classificeren (van wie, naar wie, DocType) Metadatering: Waardebereiken definieren Tonnetje in CDD (JustID: Vooronderzoek en Uitvoering) Abonnement op DocType in BVV Berichten implementeren (deponeren, consumeren, trigger, zoeken) Digitaal document (COPAFITHJE) Convenant afsluiten met afnemers (hoe lang nog papier/email/etc) Digitaliseren ? Scanstraat ? Substitutie ? (Visie, Strategie, Beleid, Publicatie) Conversie huidig digitaal archief ? (document, metadata) Vernietigen ? Recordmanager ? Wat moet u allemaal regelen om aan te kunnen sluiten op het DocumentenLoket?

Stromen 1 en 2 E-mail Medewerker Primair proces Medewerker Creëren Ontvangen Medewerker Primair proces Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV BVV Gemeenschappelijke voorzieningen CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2)

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren document QR-code? Ja / Nee Titel V-nummer SOE-nummer PLE-nummer JRE-nummer Annuleren Archiveren

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) Archiveren document QR-code? Ja / Nee Titel PID Documentenloket V-nummer 2716076921 SOE-nummer PLE-nummer JRE-nummer 100059758 Annuleren Archiveren

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 2) PID Documentenloket 14-04-2014 100059758 Dick Snow 2716076921

Stromen 3 en 4 Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Creëren Ontvangen Medewerker Primair proces Ondertekenen Verwerken Uitsplitsen Voorbereiden Scannen Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Verrijken Opslaan Trigger sturen BVV Gemeenschappelijke voorzieningen BVV CDD Medewerker DIV Corsa Beheren

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3) Aanmelding- en begeleidings- formulier IBO deel B

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3)

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 3) Aanmeldings- en begeleidingsformulier deel B Instromen 14-04-2014 100059758 Scanbatch 20010 Dick Snow Klaas de Groot Jos Stevens 2716076921

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 4)

Oplossingsrichting Schermen (Archiveren stroom 4)

Stroom 5 Medewerker Primair proces Medewerker scanafdeling Verwerken Medewerker scanafdeling Metadateren Controleren Berichtenmakelaar Trigger ontvangen Trigger sturen Ophalen Verrijken Opslaan Gemeenschappelijke voorzieningen CDD BVV Medewerker DIV Corsa Beheren

Project Digitaal Werken Doelstellingen: - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD)

Project Digitaal Werken Doelstellingen: - Primair => Digitaal uitwisselen van documenten via de BVV en het nieuwe Centraal Digitaal Depot (CDD) - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie) - Op orde brengen van de digitale bewonersdossiers in lijn met de archiefwet en -regelgeving

Project Digitaal Werken Binnen scope: - Alléén documenten die worden ontvangen en/of opgemaakt i.h.k.v. het COA-bewonersdossier. - Alle ketendocumenten die het COA levert aan de grote keten - De ‘beschikkingen van de IND’ en ‘uitspraken van de rechtbank/raad van state’ die het COA ontvangt van de IND - Voor digitaal archiefbeheer (Recordmanagement): - Visie & Strategie voor heel het COA - Beleid & middelen alléén voor het bewonersdossier - Vervangen van fysieke documenten door digitale originelen (substitutie)

Project Digitaal Werken Buiten scope: - De gestructureerde informatie die wordt ontvangen/gedeeld met de keten. - De beleidsdossiers, personeelsdossiers, juridische dossiers, huisvestingsdossiers en financiële dossiers van het COA. - RM beleid & middelen voor processen die niet in het kader van het bewonersdossier worden uitgevoerd. - Het gebruik van digitale ondertekening door internen, bewoners en externen - Dit project streeft geen procesverbetervoorstellen na bij het digitaliseren van de documenten. Er wordt in dat kader dan ook geen uitgebreide procesanalyse en ontwerp gedaan. Daar waar verbeteringen noodzakelijk zijn voor het realiseren van de projectdoelstellingen, zullen deze echter wel worden doorgevoerd.

Project Digitaal Werken Planning: in Productie 1e week van juli! 2014   Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Q3 Q4 Analyse (ICT/documenten/processen/metadata/…) Visie/Strategie/Beleid/Middelen Archiefbeheer Substitutie en scanstraat Bewonersdossier ICT intern (IBIS/MS Office/Scansoftware/Berichtenmakelaar/Corsa) ICT extern (BVV/CDD) Testen Nazorg Digitaliseren bestaand archief

Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier Dat betekent: Volledig dossier Alle documenten die erin moeten zitten, zijn aanwezig Digitaal dossier leidend - Geen fysiek dossier meer - Digitale documenten zijn het origineel - Fysieke documenten worden vernietigd kort na inscannen (substitutie) Originele documenten real time beschikbaar / reproduceerbaar Digitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Geen fysieke documenten meer, tenzij... Alléén fysieke documenten om inefficiency in een proces(stap) te voorkomen Terugvindbaarheid hoog Met behulp van kenmerken (metadata): Titel, map, werkproces, creatiedatum, V-Nr, SOE-nr, e.d.

Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier Processen Dat betekent Documenten komen synchroon binnen met gestructureerde informatie Beslissingen/uitspraken tegelijk met verblijfstitel/verwijderbaarheidscode en activiteitcode Informatie real time beschikbaar Digitaal beschikbaar bij ketenpartner = digitaal beschikbaar bij COA en andersom Overbodige tussenstappen eruit Digitale formulieren digitaal aanleveren via invoegtoepassing in MS Office Minder zoekwerk, minder dubbel werk Duidelijk wat je moet bewaren in het bewonersdossier en dus ook terug kunt vinden Als een signaal aangeeft dat een document is ontvangen, zit het reeds in het dossier

Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier Scanstraat Dat betekent Kwaliteit naar hoog niveau Leesbare documenten, die reproduceerbaar zijn in oorspronkelijke vorm Papier vervangen door digitaal origineel Fysieke versie kan worden vernietigd Toevoegen kenmerken (metadata) aan documenten sterk geautormatiseerd Zowel de medewerker uit het primaire proces als uit de scanstraat hoeft veel kenmerken niet (meer) in te toetsen Direct plaatsing in het juiste dossier Door toevoegen van de kenmerken is duidelijk waar een document in het digitale dossier geplaatst moet worden

Toekomstbeeld (documentaire) informatievoorziening Bewonersdossier Beheer van Records (= archiefstuk) Dat betekent: Voldoen aan wet- en regelgeving Documenten worden ordelijk en toegankelijk opgeslagen en zijn van voldoende kwaliteitsniveau Bewaartermijnen helder Kunnen reconstrueren van handelingen, verantwoording daarover afleggen als nodig Alleen nog beheer op digitale documenten O.b.v. handboek voor recordmanager en medewerkers Uniform beheer voor alle records Helder hoe in welke situatie te handelen

Gespreksverslagen uitnodigingen & ROV’s Wat moet in het dossier? IBIS Formulieren met QR-code Gespreksverslagen uitnodigingen & ROV’s e-mails + bijlage (in- en uitgaangd) Inkomende post Eigen documenten Lang bewaren Werk kladjes

STROOM 1 STROOM 2 STROOM 3 STROOM 4 STROOM 5 Maken IBIS formulier met QR-code Maken/ontvangen doc in MS Office Maken IBIS formulier met QR-code Ontvangen & verwerken post Ontvangen ketendocumenten Afmaken document in MS Word Versturen PDF + XML zonder QR-code Afmaken document in MS Word Toezenden docs zonder QR-code Versturen PDF + XML zonder QR-code Versturen PDF met QR-code Printen formulier met QR code Ondertekenen prints Toezenden print met QR-code C A P T U R E Ontvangen digitale docs Ontvangen digitale docs Scannen documenten Scannen documenten Ontvangen digitale docs Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata Registreren metadata I B S Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken Uitvoeren BA taken C A P T U R E Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Controleren metadata & doc Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML + PDF Maken en verzenden XML B I Z T A L K Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Aanvullen metadata Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa en CDD Opslaan in Corsa & signaal naar IBIS