16/06/2014Footer Creatie & opvolging van Requests en werkopdrachten (WO’s) in REFIN 01/10/2014

16/06/2014Footer Inhoud 1.Login van leveranciers 2.Flows en proces in REFIN 3.Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN 4.Opvolging van Requests en WO’s 5.Afgekeurde Requests en WO’s

1. Login leveranciers Via Elia Portal : User : VENxxxxxx Uw paswoord is hoofdlettergevoelig ! Met hoofd- en kleine letters + cijfers. Dit is hetzelfde als voor SRM (voor leveranciers die ook pro forma’s ingeven via het SUS-proces). Dit paswoord is uniek voor eenzelfde leverancier, maar meerdere personen kunnen verschillende bestellingen in de REFIN-tool bewerken ! 28/02/2012Footer3

1. Login leveranciers 28/02/2012Footer4 Via de website Elia, blad « Leveranciers » : tools-voor-leveranciers Gebruikershandleidingen zijn er ook beschikbaar.

1. Login leveranciers Internet opties -Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) -Pop-up blokkering deactiveren -Site “elia.be” toevoegen in de “toegelaten websites” 28/02/2012Footer5

16/06/2014Footer 2. Flows en proces in REFIN

2. Flow in REFIN voor facturatie-aanvragen 16/06/2014Footer7 OPA : Operational Project Assistant.

2. Flow in REFIN voor werkopdrachten 16/06/2014Footer8

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer9 Zodra een bestelling goedgekeurd is krijgt de leverancier een mail met de PDF van de bestelling (of bijvoegsel) en haar bijlagen. De contactpersoon voor REFIN bij deze leverancier krijgt ook een mail, na parametrage-stap, wanneer de bestelling klaar is voor het ingeven van facturatie-aanvragen (Requests for invoice) of werkopdrachten (WO’s) in de REFIN-tool. Die persoon kan verschillend zijn als deze die de bestelling per mail heeft gekregen. De bestelling staat dan automatisch klaar in REFIN-tool. Na uitvoering van werken mag U -“Requests for invoice” ingeven op basis van de facturatieschijven van de bestelling. -“WO’s” ingeven op basis van een aanvraag van de projectleider voor bijkomende werken nog niet gedekt door de bestelling.

2. Proces in REFIN 16/06/2014Footer10 Na het ingeven van een facturatie-aanvraag (Request for invoice) of een werkopdracht (WO) krijgt U een mail na goed- of afkeuring van uw aanvragen : Goedkeuringsmail mbt Requests is voor U het signaal om te mogen factureren. Goedkeuringsmail mbt WO’s betekent dat die WO aanvaard is en later het voorwerp zal uitmaken van een officieel bijvoegsel op de bestelling voor de gevraagde en aanvaarde bijkomende werken. Op dit bijvoegsel zal U vervolgens een Request kunnen ingeven en nadien factureren (na goedkeuring van die Request). Met een afkeuringsmail ivm Request / WO moet u deze Request / WO aanpassen of verwijderen. U kan de Request / WO vanaf die afkeuringsmail bewerken of op elk moment vanaf de lijst “Overzicht Request for Invoice” (zie punten 4-5 hierna).

16/06/2014Footer 3. Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN

3. Creatie Requests en WO’s 28/02/2012Footer12 Gebruik het 1 ste menu “Create confirmation”. Log off om de toepassing af te sluiten Om de taal te wijzigen

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer13 Vul één of meerdere criteria in om een bestelling op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen voor REFIN (R) en SUS (S). REFIN-proces houdt geen rekening met een bepaalde PO-item. U mag dan om het even welke PO-item kiezen. Met SUS-proces heeft die keuze wel een invloed ! De pro forma zal met die PO-item gelinkt worden.

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer14 Vindt U uw bestelling niet ? Er zijn daar 3 reden voor : 1.De bestelling werd niet voor het REFIN-proces geparametreerd. 2.De bestelling is aangepast (bijvoegsel voor prijsverhoging voor de gevraagde supplementen) en is ter goedkeuring voorgelegd bij Elia. 3.De bestelling is afgesloten. Neem dan contact op met de OPA of Purchasing Support.

3. Selectie van de bestelling 28/02/2012Footer15 Selecteer de geschikte bestelling en klik op “Bevestiging creëren”

3. Creatie Requests en WO’s 28/02/2012Footer16 2 tabs : de 1 ste voor de Requests for Invoice (facturatie-aanvragen) en de 2 de voor de Werkorders (werkopdrachten). Klik eerst op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen ingeven. Totaal = totaal ingegeven (behalve status Verwijderd / Geweigerd). Open bedrag = Nettowaarde PO – totaal goedgekeurd. Goederenontvangst = goedgekeurde en geboekte Requests. Factuurontvangst = geboekte facturen.

3. Creatie van een Request 28/02/2012Footer17 Uw eigen referentie voor de Elia- bestelling. Klik op “Add” in tab “Request for Invoice” om een Request in te geven.

3. Toevoegen van bijlagen 28/02/2012Footer18 Toevoegen van alle nodige bijlagen en bewijsstukken. Ingeven van waarde en omschrijving.

3. Request opslaan 28/02/2012Footer19 Klik op “Opslaan”. Overschrijdt de Request het open bedrag van de bestelling, dan krijgt u volgende errormelding :

3. Creatie van een Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer20 Opmerking : een WO kan afzonderlijk of samen met een Request ingegeven worden. Klik op “Add” in tab “Werkorders” om een Werkopdracht in te geven.

3. Creatie van een Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer21 Bijlagen aan een WO worden op dezelfde manier als voor een Request toegevoegd via linker pijltje. Ingeven van waarde en omschrijving.

3. Creatie van een geschatte Werkopdracht (WO) 28/02/2012Footer22 Voor een geschatte WO vinkt U ook het vakje “Geschat” aan.

3. Creatie van een WO ter regularisatie van een geschatte WO 28/02/2012Footer23 Nadat werken uitgevoerd zijn en de eindwaarde gekend is (bv eur), maakt U een nieuwe WO aan ter regularisatie van die geschatte WO (5.500 eur) voor het prijsverschil (345 eur) en met verwijzing naar die geschatte WO.

3. Werkopdracht (WO) opslaan 28/02/2012Footer24 Klik op “Opslaan”.

16/06/2014Footer 4. Opvolging van Requests en Werkopdrachten (WO’s)

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer26 Gebruik het menu “Overzicht Request for Invoice”.

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer27 Vul één of meerdere criteria in om bestellingen, Requests of Werkopdrachten op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen in REFIN. Kies één of meerdere status(sen) (Ctrl-toets) om de lijst van Requests (R) en/of WO’s (W) te beperken. Zonder status krijgt u alle Requests en/of WO’s, ongeacht de status, die aan de criteria voldoen. Klik op “Apply”. Klik op “Clear” om criteria te wissen.

4. Opvolging van Requests en WO’s 28/02/2012Footer28 Export naar Excel

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer29 Lay-out van de lijst aanpassen

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer30 1. Orde van de kolommen aanpassen 3. Klik op “OK”. 2. Naam geven aan uw variante eventueel ter vervanging van de “Standard View”.

4. Variant aanmaken 28/02/2012Footer31 Lay-out van de lijst aangepast met uw eigen variante.

16/06/2014Footer 5. Afgekeurde Requests en Werkopdrachten (WO’s)

Na afkeuring is de Request of WO teruggestuurd naar de leverancier voor aanpassing (of verwijdering). 5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer33 Kies het type documenten (R of W) met betreffende status en klik nadien op het nummer. Kies al dan niet het type documenten (R of W) met status “Rejected” en klik op “Apply”. Klik nadien op het Request/WO-nummer in de lijst.

5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer34 Klik op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen aanpassen (of verwijderen).

5. Afgekeurde Requests en WO’s 28/02/2012Footer35 Pas het bedrag aan (+ eventuele ontbrekende bijlagen) en sla op, of verwijder onnodige Request/WO. Bij het opslaan na aanpassing is de Request/WO opnieuw ter goedkeuring uitgestuurd naar de Projectleider. Commentaar bij afkeuring van de Projectleider of de OPA.

Hulp nodig ? Purchasing Support -Nathalie -Lorenz Sunt02/ Kevin -Nancy De 28/02/2012Footer36