Enterprise Document Management Fase 1 21-02-2006

Ambities De Nieuwe Unie Klantgedreven Klant centraal Transparant Oplossingsgericht Betrokken Cruciaal ‘DNU kent en herkent de klant en kan op hoog niveau en op efficiënte wijze service bieden’

Praktijk: Klant Contact Centrum 80% klantcontacten via KCC Klant direct te woord staan KCC eindverantwoordelijk afhandeling Voorwaarde: actuele, betrouwbare en complete klantinformatie voor KCC +totale organisatie toegankelijk  EDM speelt cruciale rol!

Wat is EDM? EDM = visie op Documentmanagementbeleid voor héél De Nieuwe Unie Beleid en middelen die de gebruiker de mogelijkheid bieden informatie die in documenten is vastgelegd, te structureren, te controleren, te beheren, op te slaan en weer terug te vinden (digitaal, maar ook papier)

EDM door DMS Realisatie EDM middels Document Management Systeem (DMS) DMS = instrument Model volgende sheet…

Document Management Systeem Afhandelen Opslaan Raadplegen Medewerkers en KCC Intern aangemaakte documenten worden door medewerkers opgeslagen in DMS met toekenning van één of meer kenmerken Raadplegen documenten via scherm op basis van Zoeken terugzoekkenmerken Afhandelen digitaal binnengekomen documenten, eventueel doorsturen Document Management Systeem Indexeren en routeren. Ook beheer:aanmaken users, Autorisaties, aanpassen index en Trefwoorden, opstellen managementrapportages Inkomende post scannen, maar ook e-mail, fax direct opnemen Document inclusief terugzoekkenmerken in DMS opnemen

Voordelen DMS Verbetering van dienstverlening Vermindering van de zoektijd Actuele, betrouwbare en complete informatie Onafhankelijk van tijd en plaats Werkprocessen lopen efficiënter Slagkracht van organisatie verbetert Eenduidig centraal systeem dat centraal te beheren is; Afname van het papieren archief Bij juiste indexering vermindering van de zoektijd Managementinformatie generen Risicomanagement

Impact EDM Verandering werkwijzen: Verandering taken (vooral AZ) Proces- stroom Document- stroom Verandering werkwijzen: Procesbeschrijvingen Scannen/ indexeren Digitaal afhandelen Documenten terugvinden Beleidsafspraken Verandering taken (vooral AZ) Verandering verantwoordelijkheden (AZ +medewerkers)

Visie EDM De Nieuwe Unie Goede voorbereiding: Documentmanagementbeleid Selectie DMS Implementatie DMS Communicatie Evaluatie Gefaseerde aanpak Projectgroep/ klankbordgroep Klantdossiers (klant + woning): snelst en meest profijt Conversie

Uitvoeren visie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Apart traject 1 september 2006 Inkomende, uitgaande en interne Klant- documenten (inclusief fax, e-mail en foto’s ) digitaal worden verwerkt, afgehandeld en digitale Klantdossiers zijn toegankelijk 1 september 2006 Fase 2 Digitale facturen worden verwerkt en de facturenstroom wordt digitaal afgehandeld 1 januari 2007 Fase 3 Alle inkomende, uitgaande en interne documenten worden digitaal verwerkt en digitale dossiers (projectdossiers, complexdossiers, algemene dossiers) zijn toegankelijk 1 januari 2008 Apart traject Tekeningen worden digitaal verwerkt, beheerd en gearchiveerd. (Adviesbureau Wonen) Nader bepalen

EDM en (nabije) toekomst Dienstverlening via internet Ketenintegratie (aannemers, zorgpartijen, etc) Corporate Governance (transparant, toezicht)