1 Conferentie Archieven In het kader van de ontmanteling Land en Eilandgebieden augustus 2007 Plaza Hotel Bonaire ARCHIVO, NOS MEMORIA Mw. M.L.. Jansen Hoofd Afdeling DIV v/d Directie POICT

2 ARCHIVO, NOS MEMORIA Un instrumento pa kontinuidat

3 Functies van het archief; Fases van archieven; Inventarisatie van de archieven/documenten bij de overgang; Welke aspecten vragen aandacht ivm de overgang. Inhoud presentatie

4 Omschrijving archief Het archief is het geheel van bescheiden ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen Archief is administratieve vastlegging

5 Geheugen van de organisatie (bedrijfsvoering) Verantwoording/Bewijswaarde (voor recht en bewijszoekende burgers) Historische waarde /historisch onderzoek/cultureel erfgoed Archief: functies

6 Fases van archieven Dynamische fase; –frequent gebruikt –actueel Semi-statische fase; –minder frequent gebruikt –opname in depot, dozen, rekken –selectie Statische fase –ná overdracht –Openbaar/historisch onderzoek

7 Inventarisatie archieven/documenten bij overgang Archieven van landsorganen; Archieven van de eilandsorganen; Documenten die wel zijn afgehandeld maar nog niet in het archief zijn opgenomen; Documenten die nog in behandeling zijn.

8 Aanbevelingen Alle archieven worden afgesloten; Alle stukken worden in het archief opgeborgen; Alle archieven worden in degelijke ruimtes opgeslagen; Alle archieven blijven goed toegankelijk (gebruik neveningangen, postregistratiesystemen e.d.); Alle archieven worden geselecteerd; Alle archieven worden (na selectie) overgebracht.

9 Beslispunten Het maken van afspraken v.w.b: –de verantwoordelijkheid voor de zorg en beheer van de afgesloten archieven –Het raadplegen van stukken na afsluiting –De selectie van de afgesloten archieven –De periode voor overbrenging van de geselecteerde archieven (op alle eilanden) naar een archiefbewaarplaats

10 Aanbevelingen vwb informatiebeheer nieuwe entiteiten Planmatige aanpak van het informatiebeheer met aandacht voor: een objectieve selectie van hulpmiddelen een moderne opslag en beheer van informatie –DMS of RMS (niet muteerbare gegevens) –Hardware en Software –Leren van ervaringen Eilandgebied Curacao het beschrijven van een DSP

11 DSP DSP = een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop de archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

12 DSP DSP geeft inzicht: Welke werkprocessen voert de organisatie uit Welke informatiebestanden hiervoor worden gebruikt Welke hard en software Welke afdeling genereert informatie Wanneer vernietigd

13 Voorwaarden Werkprocessen beschrijven Samenwerking ICT-DIV-NAR