Informatieplattegrond Project Orde in Zaken Informatieplattegrond Heterdaadsessie Papieren Tijger Netwerk Voorstellen Alie Smit Lianne van der Laan AFM – Facilitair Bedrijf – Team DIV 5 juni 2012

Doel Project Orde in Zaken Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert. Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur, rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management Systeem (DMS). Lianne: Het ontwerpen en inrichten van de informatieplattegrond alsmede de aanschaf van een applicatie voor het beheer van de gegevens in de informatieplattegrond is onderdeel van het project Orde in Zaken. M.b.v. de informatieplattegrond is het de bedoeling informatie binnen de AFM beter te structureren en terug te vinden. Dit is onderdeel van het doel van het project Orde in Zaken. Het project Orde in Zaken omvat verder de uitfasering van het DMS Livelink en de invoering van het DMS SharePoint waarbij ook RMA in SharePoint ingevoerd zal worden. Ook wordt er een nieuwe Documentgenerator aangeschaft. 2 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Historie Informatieplattegrond Proceshuis Selectielijst Documentair Structuur Plan Zaak Typen Catalogus Lianne: De informatieplattegrond heeft een historie voordat het ‘De Informatieplattegrond’ werd genoemd. Het oorspronkelijke idee was het combineren van gegevens uit de DSP en ZTC om zo een uniforme AFM structuur te creëren. Hier is dan ook eerst mee gestart, DSP en ZTC zijn apart ontworpen. Gaandeweg bleek dat er steeds meer gegevens bij kwamen kijken. Zo werden gegevens uit het Proceshuis van de afdeling Organisatieadvies toegevoegd om hiermee een koppeling te hebben. Ook is het de bedoeling de gegevens uit de selectielijst toe te voegen om zo selectie- en vernietiging uit te kunnen voeren. Zo komen er dus in de Informatieplattegrond elementen terug uit het Proceshuis, de Selectielijst, het Documentair Structuur Plan en Zaak Typen Catalogus. 3 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

De informatieplattegrond Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren Structuur Toegankelijkheid Integriteit Behandeling Verwerking Toekomstvast Bron voor AFM-brede toepassing metadata Alie: Een informatieplattegrond is een informatieblauwdruk met daarin een overzicht van de informatie (documenten en andere informatieobjecten) die vrijkomt in de organisatie als werkprocessen worden uitgevoerd. De informatieplattegrond bevat informatie die het mogelijk maakt de structuur, toegankelijkheid, integriteit, behandeling en verwerking van deze informatie (vooraf) te organiseren. De informatieplattegrond neemt de gegevens op die voortkomen uit het Documentaire StructuurPlan (DSP) en de ZaakTypenCatalogus (ZTC) en zet ze in een voor de gehele organisatie geldende generieke en herkenbare vorm. De informatieplattegrond vormt daarmee de bron voor de AFM-brede toepassing van metadata en het toegankelijk houden en beheren van de informatie. 4 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Alie: In een plaatje ziet het er zo uit: De basisgegevens (generiek, AFM breed) die tegelijk een hiërarchische taxonomie opleveren. Aangevuld met Gegevens die de levenscyclus volgen van de (sets van) documenten: Organisatiegegevens (Processen, ZTC), Beheergegevens (Selectielijst) Gegevens voor het vormen van een bestandsoverzicht (DSP) Gegevens die helpen de de duurzame toegankelijkheid en authenticiteit van (sets van) documenten waarborgen (DSP): ontsluiting, vindplaats Gecombineerd met de procesgegevens (belang van de informatie voor de processen) en andere beheergegevens (selectiegegevens: B, V: kort of lang), kan een gewogen beslissing worden genomen of documenten moeten worden geconverteerd. Met deze aanpak wordt tevens een basis gelegd voor substitutie.

Inrichting Informatieplattegrond Domeinen Taken Processen Alie: Hoe wordt de informatieplattegrond generiek en AFM breed ingericht. De hoofdindeling bestaat (hiërarchisch) uit: Domeinen (robuust, toekomstvast, zodirect meer toelichting), Taken (waar mogelijk harmoniseren zodirect meer toelichting), Processen (waar mogelijk harmoniseren zodirect meer toelichting), Zaken(typen) (context aan documenten, (sets van) documenten, wellicht meer soorten context mogelijk: wordt aan een definitie gewerkt) Document(typen) die bv onderdeel uitmaken van een set van documenten. Zaken (zaaktypen) Documenten (documenttypen) 6 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Domeinen zijn overgenomen uit documentair structuurplan Beleid Uitvoering Alie: De domeinen zijn beleid, uitvoering en bedrijfsvoering. Iedere organisatie heeft hiermee te maken en de indeling is waarschijnlijk overal bruikbaar. De selectielijst is opgezet volgens deze structuur en in het DSP zijn de processen aangevuld met vindplaats en wijze van ontsluiting. In de informatieplattegrond is gekozen voor dezelfde indeling. (toekomstvast, robuust) Bedrijfsvoering 7 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Taken: samenvoeging taken documentair structuurplan en zaaktypencatalogus Taken domein beleid: algemeen / beleidsontwikkeling / beleidsuitvoering / (inter)nationaal overleg / rechtsbescherming algemeen / regelgeving Taken domein uitvoering: advisering / algemeen / monitoren en signaleren / rechtsbescherming / risicoanalyse en capaciteitsplanning / toezicht algemeen / toezicht op: accountantsorganisaties – beleggingsinstellingen – beleggingsondernemingen – clearinginstellingen – deponeren van financiële verslaggeving – effectenmarkten – emissies enz. Alie: De domeinen kennen taken: - Voorbeeld beleid, Voorbeeld bedrijfsvoering, Uitvoering (-1. uitvoeren van de toezichttaak) bij AFM biedt mogelijkheden tot harmonisatie omdat de taken voor een belangrijk deel worden uitgevoerd ten aanzien van in veel gevallen dezelfde onder toezicht staande instellingen. Herkenbaarheid, transparantie zijn hier van belang. Taken domein bedrijfsvoering: algemeen / audits / bedrijfshulpverlening / communicatie / documentaire informatievoorziening / facilitaire zaken / informatisering / organisatie enz. 8 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Processen en subprocessen Zaaktypen Documenttypen Alie: Binnen de taken worden (sub)processen uitgevoerd: Harmonisatie is bijvoorbeeld van belang in het domein uitvoering waar verschillende (toezicht)taken ten aanzien van dezelfde instellingen kunnen worden uitgevoerd: (vb grote bank = effectenuitgevende instelling beleggingsonderneming, beleggingsinstelling, financiële dienstverlener) toetreding onderzoek handhaving rechtsbescherming. In ieder geval twee invalshoeken vwb het belang van harmonisatie: transparantie, herkenbaarheid voor de onder toezicht staande instelling intern omdat verschillende afdelingen de verschillende processen kunnen uitvoeren en deze processen vaak in elkaars verlengde worden uitgevoerd. (toetreding=TSC, onderzoek + handhaving = meerdere afdelingen afhankelijk van toezichtstaak, rechtsbescherming = JZ) Zaakgericht is van belang omdat de juiste documenten betreffende een zaak dan eenvoudig bij elkaar gevonden kunnen worden. Door harmonisatie toe te passen kunnen de zaken (eenvoudiger) aan elkaar gekoppeld kunnen worden. (vergunningaanvraag = afgewezen, koppelen aan bezwaar enz.) 9 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Alie: Even terug naar het overzicht: zojuist hebben we de generieke, AFM brede inrichting als basis voorbij zien komen. In dit plaatje ziet u dat er (meer) gegevens zijn die toegevoegd (kunnen) worden aan deze generieke indeling. (tot op documentniveau) Gegevens die -De levenscyclus ondersteunen, -het beheer vereenvoudigen, -de mogelijkheid bieden de toegankelijkheid gericht te waarborgen, -een bestandsoverzicht opleveren, Maar ook de metadata die nodig zijn om gegevens in een van te voren bedachte (virtuele) presentatievorm te laten zien. Belangrijk is het maken van een keuze in het ambitieniveau en de fasering

Kolommen (gegevens) in informatieplattegrond Structuurgegevens, o.a.: Domein Taak Proces Zaaktype Documenttype Workflow gegevens Statustype Fasen proces Samenhang met andere documenten Resultaattype Alie: Voorbeeld van de mogelijke gegevens/kolommen/metadata Structuurgegevens: hoe presenteer je de gegevens? Bij gebruik van mappen: de opslag/vindplaats van de mappen Virtueel: de metadatavelden waarin de structuur staat worden meegegeven aan het document, waardoor het mogelijk is een presentatie virtueel op te bouwen. Workflowgegevens Behandel- en beheergegevens Behandel en beheergegevens, o.a.: Afdeling Selectiegrondslag/waardering/ingang afvoertermijn zaaktype Classificatie vertrouwelijkheid (rechten) Classificatie formeel/informeel Medium Ordeningskeuze 12 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

De informatieplattegrond Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren Structuur Toegankelijkheid Integriteit Behandeling Verwerking Toekomstvast Bron voor AFM-brede toepassing metadata Alie: Even terug naar het begin, door de eerdere toelichting is de informatie op de sheet wellicht beter te begrijpen en spreekt het meer tot de verbeelding. Een informatieplattegrond is een informatieblauwdruk met daarin een overzicht van de informatie (documenten en andere informatieobjecten) die vrijkomt in de organisatie als werkprocessen worden uitgevoerd. De informatieplattegrond bevat informatie die het mogelijk maakt de structuur, toegankelijkheid, integriteit, behandeling en verwerking van deze informatie (vooraf) te organiseren. De informatieplattegrond neemt de gegevens op die voortkomen uit het Documentaire StructuurPlan (DSP) en de ZaakTypenCatalogus (ZTC) en zet ze in een voor de gehele organisatie geldende generieke en herkenbare vorm. De informatieplattegrond vormt daarmee de bron voor de AFM-brede toepassing van metadata en het toegankelijk houden en beheren van de informatie. Zoals eerder gezegd: Belangrijk is het maken van een keuze in het ambitieniveau en de fasering van de invoering. Over deze invoering en het hoe en het waarom van het gebruik vertelt Lianne verder…. 13 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Toepassing Informatieplattegrond Hoe? Documenttypen worden in context gezet en voorgedefinieerde informatie (metadata) worden meegegeven Waarom? Ondersteuning zaakgericht werken Automatische metadatering via gekoppelde applicaties, w.o. Documentgenerator en Indexeertool Ondersteuning beheer en selectie Bestandsoverzicht Verbetering Enterprise Search Instellen views in SharePoint Lianne: De informatieplattegrond is een beheertool voor team DIV. In die zin heeft de organisatie er niet direct mee te maken. Indirect is het echter een zeer belangrijke tool die van groot belang is. Zo verloopt de metadatering van de Documentgenerator via een koppeling met de Informatieplattegrond. Ook het indexeren van documenten door team DIV gebeurd straks via een koppeling met de informatieplattegrond. Documenten krijgen daardoor uniforme metadata mee. Met behulp van deze metadata kunnen er weer ‘views’ in SharePoint gecreëerd worden. Doordat er een metadataveld ‘Zaaknummer’ is kunnen bijvoorbeeld alle documenten van één zaak bekeken worden. Dit ondersteunt dan ook het zaakgericht werken. Het idee is om straks in SharePoint geen mappenstructuur meer te creëren zoals dit in Livelink wel het geval is. De mappenstructuur van Livelink is momenteel zeer complex en moeilijk te beheren. Medewerkers zullen straks in SharePoint hun informatie zien via ‘views’ gebaseerd op metadata die uit de informatieplattegrond komt. Daarnaast is een belangrijke toepassing van de Informatieplattegrond natuurlijk de ondersteuning van beheer en selectie. M.b.v. de informatieplattegrond is het de bedoeling straks een bestandsoverzicht te kunnen maken. Door het maken van rapportages kan bekeken worden welke documenten vernietigd en overgedragen moeten worden. Tot slot is het de bedoeling een Enterprise Search Engine aan te schaffen, dit valt buiten de scope van het project Orde in Zaken. Deze zoekmachine kan niet alleen het DMS maar ook schijven en andere applicaties doorzoeken. Enterprise Search gaat nog beter werken als informatie gemetadateerd wordt. Ook hiervoor is het dus van belang dat de informatieplattegrond wordt ingericht en beheerd. 14 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Lianne: In dit plaatje is te zien welke rol de Informatieplattegrond gaat spelen. De Informatieplattegrond is duidelijk buiten de werkomgeving gezet, de medewerkers hebben er dus niet direct mee te maken. Er zijn echter wel koppelingen met verschillende applicaties om tot een uniforme metadatering te komen. 15 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond

Vragen ? Lianne: 16 Project Orde in Zaken: Informatieplattegrond