Presentatie ICT beleidsplan 2003 -2005 30 september 2003

Waarom een informatieplan GGzE gebruikt het instrument Informatieplan om op beheerste wijze informatie- en communicatietechnologie (ICT) in te zetten ten behoeve van de dienstverlening en de eigen bedrijfsvoering. Met dit instrument hoopt GGzE erin te slagen de relatieve voorhoedepositie binnen de GGZ sector te handhaven, binnen afgesproken (financiële) kaders

Informatieplan bestaat uit Bundeling van documenten 1 Beleidsplan 2 Systemenplan 3 Techniek en exploitatieplan 4 Projectenplan 5 Informatiestatuut

Informatieplan bestaat uit Beleidsplan 1 In het beleidsplan wordt de waarom vraag gesteld en beantwoord, worden technologische ontwikkelingen gekoppeld aan organisatiedoelstellingen

Informatieplan bestaat uit Systemenplan 2 In het systemenplan wordt de behoefte aan informatiesystemen beschreven. Ook de onderlinge relatie tussen systemen wordt beschreven. Zo ontstaat een plattegrond van de informatiehuishouding

Informatieplan bestaat uit Techniek en exploitatieplan 3 Alle systemen moeten ook nog beschikbaar gesteld worden op een moderne en veilige technische infrastructuur. Dit plan geeft hiervan een beschrijving inclusief een begroting van exploitatielasten en vervangingsinvesteringen

Informatieplan bestaat uit Projectenplan 4 Op basis van het beleidsplan, systemenplan, techniek en exploitatieplan worden projecten gedefinieerd die hier verder worden uitgewerkt

Informatieplan bestaat uit Informatiestatuut 5 De (administratieve) organisatie rond de ICT functie wordt in een aantal statements samengevat in het informatiestatuut

2. Systemenplan Management Info Data warehouse Datadefinities Kantoor- Planning –Begroting + Sturen Management Info Business Rules /Ao / Werkinstructies Planning –Begroting + Sturen Data warehouse Datadefinities MS-Office Groupwise Functionaliteit uitbuitenCAO Modules Square 32 Bits + functies Kantoor- autom IRIS G Internet Intranet Beaufort DOS-Windows/ Decentraal bestellen Toegang / Functionaliteit Account view Autom. Plan: Externe toegang/ beveiliging / beheer Uniforme backbone structuur

2. Systemenplan Mgt Informatie Systeem Data warehouse Datadefinities Sturing / Verantwoording 2004 - 2005 Mgt Informatie Systeem Ontwikkeling en Invoering 2003 Data warehouse Opstellen Business rules 2003 Groupware selectie 2004 Datadefinities Kantoor- autom EPCD Selectie leverancier 2003 Test/voorbereiden 2004 Implementatie 2005 Internet Intranet Verdere uitbouw / Kennismanagement Herinrichting 2003-2004 Beaufort Upgrade & aanpassing of vervanging 2004 Account view Windows / Citrix / Internettoegang 2003 - 2004 Uniforme backbone structuur

3. Techniek en exploitatieplan Toegang tot informatie staat centraal Ondersteun willekeurige apparatuur over willekeurige verbindingen Beheer toegang en beveiliging Op profielen en voorkeur aggregeren Applicaties en Informatie beschikbaar stellen Device & Network Services Common Management Services Security & Identity Management Services Aggregation & Personalization Services Presentation & Conferencing Services

Firewall Firewall DMZ People and Teams Enterprise Applications Data Sources - Exchange - JDE Edwards - PeopleSoft - Etc… MetaFrame Presentation Server Farm - Load Balancing Feature - Citrix Management Console - Database instead of master browser - Secure gateway Firewall Firewall DMZ People and Teams

Who Benefits when you Migrate? User Access Enterprise Resources Simplify Centralize Manage, monitor and measure the delivery of enterprise resources on demand as utility

3. Techniek en exploitatieplan Toegang tot informatie staat centraal Divers Pc Laptop PDA Tablet pc GSM … Beveiligd LAN WAN Internet Persoonlijk Rol Functie Interesse Situatie Applicatie EPD Financieel Maninfo Personeel Office Mail Intranet

3. Techniek en exploitatieplan Systeemprogrammatuur UNIX T.b.v. databases EPD (IRIS-G) en Beaufort Novell Netware File en printersharing, Netwerkbesturing/beheer Windows 2000 Applicaties en Intranet Windows 95/98 Werkstations (PC’s en Laptops Wijzigingen 2003-2005 Novell Netware vervangen door Windows 2000/2003 t.b.v netwerkbesturing/beheer Windows 95/98 werkstations vervangen door Citrix thin cliënts (evt. In combinatie met windows 2000/XP

3. Techniek en exploitatieplan 3b Infrastructuur De Grote Beek Terrein glasvezel, gebouwen UTP (Cat5) Locaties Cityring digistream plus ISDN, gebouwen UTP (cat 5) Servers Per locatie 1 of meerdere servers Wijzigingen 2003-2005 Cityring / ISDN mogelijke alternatieven ADSL inzetten daar waar flexibiliteit gewenst is / kostenbesparingen mogelijk zijn Servers volledig centraliseren (na implementatie Citrix)

3. Techniek en exploitatieplan Kosten Maximeren op percentage van instellingsbudget gedurende periode, bijv. 3%. 2003: € 2.4 mln (2,7%) Kostensoorten Personeel : 44% Materieel : 42% Afschrijvingen : 14% Instandhouding 80% --- 85-90% (toename afschrijvingen en materieel) Nieuwe ontwikkelingen 20% --- 10-15%

4. Projectenplan: EPCD 1 Heroriëntatie 2 Optimaliseren IRIS-G 3 2003 – 01 2 Optimaliseren IRIS-G 2003 - 01/04 3 Huisartsen info uitwisseling 2003 – 01/04 4 Ontwikkeling IRIS 32bits? 2003 - 01/03

Selectie en implementatie EPCD Drie fasen Fase 1: Selectie leverancier / EPCD Afronding: vierde kwartaal 2003 Week 38 Toesturen RFP aan leveranciers Week 39-40 Beantwoorden vragen van leveranciers Week 43 Demo door leveranciers aan stuurgroep ICT Week 45 Offerte ingediend door leveranciers Week 47 Beoordeling offertes door GGzE Week 49 Bespreking offerte met leverancier van voorkeur Fase 1 eindigt met de selectie van 1 leverancier t.b.v. pilot fase 2 Fase 2: Pilot: testen en inrichting Afronding 2e kwartaal 2004 EPD wordt in een testomgeving geïmplementeerd. GGzE en leverancier richten het gezamenlijk in op basis van drie casussen die door GGzE zijn opgesteld. Hierna vindt acceptatie plaats door een afvaardiging van de toekomstige gebruikers Fase 2 eindigt met een definitieve keuze. Fase 3: Voorbereiden implementatie en uitvoeren Implementatie 4e kwartaal 2004 pilot implementatie Begin 2005 volledige implementatie(uiterlijk eind 1e kwartaal afgerond) Wordt afgesloten na oplevering werkende apparatuur en programmatuur, geschoold personeel en geconverteerde dossier vanuit het huidige EPD IRIS-G

4. Projectenplan: ICT Infrastructuur 1 Onafhankelijk tijd en plaats 2003 – 01/04 2 Centraliseren servers 2003 - 04 3 Professionaliseren beheer 2003 – 02/04 4 Dataverbindingen 5 Openstellen netwerk 2003 - 03

4. Projectenplan: Bedrijfsvoering 1 Optimaliseren Beaufort 2003 – 01/04 2 Implementatie Square 2003 - 02 3 Heroriëntatie Account View 2003 – 02/04 4 Decentraal bestellen 2003 - 04

4. Projectenplan: Kennismanagement / Intranet / Internet 1 Optimaliseren Intranet 2003 – 2004 2 Optimaliseren website 2003 – 01/02 3 Realisatie kennismanagement plan 2003 2003 – 04 (2010) 4 Evaluatie Groupware 2003 - 04

4. Projectenplan: Managementinfo 1 Pilot Datawarehouse opleveren 2003 – 01/02 2 Datawarehouse opleveren 2003 - 03 3 AO procedures / instructies / handboeken 2003 – 2004

4. Projectenplan: 2004 – 2005 1 Centrale opslag data 2 Upgrade /Standaardisatie netwerk- en pc besturingssysteem 2004 3 Persoonsgebonden informatie 2004 -2005 4 Kennismanagement 2004 -- 5 Portals (alle doelgroepen) 6 Digitalisering papierstroom 2004 - 2005 7 Integratie bedrijfsonderst. systemen 2005 -

5. Informatiestatuut 5a Doelen Centrale doelstelling dienstverlening / interactie / profilering: verbeteren gewenste organisatiecultuur/bedrijfsvoering: ondersteunen Kwaliteitsver betering de snelheid, toegankelijkheid, kwaliteit en volledigheid van de informatie garanderen Communicatievaardigheid Een serieuze partner zijn en blijven Toegevoegde waarde ICT moet meerwaarde aan het functioneren van GGzE toevoegen Interactie informatie, meningen en ideeën van medewerkers te inventariseren en te betrekken in de vorming en uitvoering van beleid. Moderne werkwijzen ICT-hulpmiddelen ter ondersteuning zodat GGzE een aantrekkelijke en moderne werkgever is en blijft Productiviteit/flexibilisering nieuwe taken zoveel mogelijk binnen de bestaande formatieomvang op te vangen en afhankelijkheid van tijd en plaats te verminderen

5. Informatiestatuut 5b Informatiebeveiliging Algemeen Implementatie code voor informatiebeveiliging IBIZ (TNO c.q. DJI regeling) Openbaarheid Autorisatie Standaards Bedrijfs informatie Eenduidig vastleggen in systemen van informatie die van belang is voor algemene bedrijfsvoering Virus beveiliging Toegankelijk heid Beschikbaar Essentiële systemen mogen bij calamiteiten maximaal 1 dag buiten gebruik zijn Eigendom Door medewerkers aangelegde bestanden zijn eigendom van de manager (tenzij deze als “persoonlijk” zijn aangemerkt

5. Informatiestatuut 5c Infrastructuur Aankoopbeleid Beproefde diensten en producten (de facto standaarden) Bedrijfszeker Heid Bij calamiteiten in infrastructuur de normale gang van werken niet verstoord,. Onderbouwd via contracten met leveranciers en interne SLA’s Netwerktechnologie Eén netwerk voor de gehele organisatie en extern gerichte communicatie Standaardisatie Eenduidigheid van apparatuur, gegevensopslag, toepassings en systeem programmatuur

5. Informatiestatuut 5d Informatieplanning Planmatige inzet van ICT Informatieparagrafen in de bedijrfsvoeringsplannen (c.q. managementcontracten) Bijstelling Jaarlijkse bijstelling projectplanning Projectmatig Projectaanpak conform Prince 2 Bouw Bij voorkeur kopen als standaardpakket (80% functioneel) Contra expertise Kritische of strategisch belangrijke ICT projecten kunnen door stuurgroep ICT onderworpen worden aan een contra expertise door een extern deskundige

5. Informatiestatuut 5e Organisatie Advisering CMT en OR kunnen over alle zaken betreffende ICT adviseren als vertegenwoordiging van de vraagzijde / medewerkers Verantwoordelijkheden Afdeling ICT is verantwoordelijk voor: algemene beleidsontwikkeling Aanschaf en exploitatie ICT infrastructuur Fysieke toegankelijkheid Adviseren aan management Instandhouden ICT expertise Management is verantwoordelijk voor effectief en doelmatig inzetten (laten) ontwikkelen en gebruiken van informatiesystemen Is eigenaar voor de aan hem/haar toegewezen programmatuur en gegevensbestanden Ter opndersteuning stelt afdeling informatievoorziening ICT expertise ter beschikking Personeel Bij iedere verandering gevolgen voor organisatie/personeel meenemen, voorlichting en participatie medew. In ICT projecten

5. Informatiestatuut 5e Organisatie Bureaucraie ICT systemen in lijn met organisatieprincipe Cultuur Rekening houdend met grote zelfstandigheid, eigen verantwoordelijkheid, integrale manier van werken binnen GGzE en tussen GGzE en partners. ICT ondersteunt de gewenste organisatieontwikkeling Werkomstandigheden Bijdragen aan moderne,prettige en gezonde wijze van werken. Hulpmiddelen moeten voldoen aan geldende ARBO normen Budgetten Planperiode: de structureel vastegelegde kosten (onderhoud en vervanging hard- en software) worden eenmalig vastegelegd d.m.v een meerjaren investeringsprogramma. Hogere investeringen via een aanvullend voorstel aan CMT Budgetplafond Planperiode: maximaal 3% instellingsbudget Budgethouders Hoofd Informatievoorziening beheert alle structureel vastgelede kosten (onderhoud en vervanging) Directie /CMT - budgethouder van alle ontwikkelingskosten voor ICT projecten. Projectleiders kunnen als subbudgethouder worden aangewezen