Grafieken, organigrammen Cursus Powerpoint Grafieken, organigrammen

Hulp-pakketten Aparte software-pakket Onafhankelijk van Powerpoint/Word Op te roepen binnen Powerpoint Voorbeelden: Grafieken maken Organigrammen maken In dit onderdeel leer je hoe je een grafiek of een organigram in je presentatie kunt verwerken. Eigenlijk zijn beide onderdelen geen vast onderdeel van het pakket Powerpoint. Microsoft heeft ervoor gekozen om beide onderdelen via een apart pakket uit te werken. Dat heeft als voordeel dat beide onderdelen ook in andere pakketten dan Powerpoint te gebruiken zijn. Het heeft wel tot gevolg dat het oproepen van de pakketten soms op een wat curieuze manier moet gebeuren, daar zullen we in dit onderdeel voorbeelden van zien.

Objecten Hulp-programma levert ‘object’ Object Grafieken-object Organigram-object Onderdeel van presentatie Aanpassen: dubbelklik op object Aanpassen via ‘hulp-programma’ In de achtergrond gaat het maken van een grafiek als volgt: De grafiek wordt in het ‘hulp-programma’ Graph gemaakt, dat programma is via Powerpoint op te roepen. Het grafieken-pakket levert een ‘object’ aan Powerpoint aan, en Powerpoint gebruikt dit object om de grafiek weer te geven. Het object wordt zo onderdeel van de presentatie. Om het object (de grafiek) aan te passen, dubbelklik je op de grafiek Powerpoint ‘sluist je door’ naar de grafieken-module, om de grafiek aan te passen Als je de grafieken-module weer verlaat, wordt het object (de grafiek) in Powerpoint weer aangepast.

Grafieken Grafieken-module staat los van Powerpoint (en ook Excel)!? Definieren grafiek Insert / chart of Insert / slide / kies ‘grafieken-slide’ of Knop: grafiek Er zijn een aantal mogelijkheden om een grafiek aan een presentatie toe te voegen. Aan een bestaande sheet kun je een grafiek toevoegen via de menu-optie: insert chart Je kunt ook een zgn. ‘grafieken-slide’ toevoegen via de menu-optie: ‘insert / slide’, en dan te kiezen voor een basis-slide waar al een grafiek-object in staat. Aan een bestaande sheet kun je ook een grafieken-object toevoegen via een knop op de werkbalk, de ‘grafieken-knop’

Aanpassen grafiek Selecteer grafiek-object Dubbelklik er op Pas gegevens aan Als eenmaal een grafieken-object op een sheet staat, wordt daar sowieso een grafiek weergegeven. Je kunt de basis-gegevens van die grafiek veranderen door te dubbelklikken op het grafieken-object, en dan vervolgens de gegevens van de grafiek naar eigen voorkeur te veranderen.

Grafiek definieren ‘basis’ grafiek: data (getallen) Eerst invullen In ‘tabel’ (rij / kolommen, soort spreadsheet) Iedere ‘cel’ bevat getal Eerste rij / kolom bevat titels Voor data in grafiek Bij het veranderen van een grafiek moet je altijd in het achterhoofd houden dat de basis van de grafiek getallen zijn, die grafisch worden weergegeven. Je moet dan ook eerst relevante getallen invullen in de ‘data-sheet’, dat is een soort spreadsheet-achtig invulscherm. Die ‘data-tabel’ bevat rijen en kolommen, en in iedere cel kun je een getal invullen. De eerste rij, en de eerste kolom zijn gereserveerd voor de titels van de rijen en de kolommen.

Voorbeeld grafiek Gegevens aantallen studenten per klas

Aanpassen grafiek Rij / kolom Grafiek Rm-toets op onderdeel grafiek Kies eigenschap Verander Grafiek Chart type / options Kies ander type etc. Om de layout van de grafiek aan te passen ga je als volgt te werk: Klik met de rechtermuistoets op een onderdeel van de grafiek (bijvoorbeeld een staafje van de grafiek), en kies in het pop-up-menu vervolgens de eigenschap die je aan wilt passen. Om een eigenschap aan te passen die voor de gehele grafiek geldt (zoals bijvoorbeeld het type van de grafiek), ga je naar het menu: chart/type-options Dan kun je vervolgens de layout van de gehele grafiek wijzigen, door bijvoorbeeld het veranderen van het type van de grafiek.

Organigram Voor organisatie-schema ‘hokjes’ met verbindingslijnen Hokjes in te delen per niveau Kleuren, lijnen aan te passen Organigram-module staat los van Powerpoint!? Je kunt sheets ook voorzien van een organigram. Een organigram bestaat in principe uit een aantal hokjes met verbindignslijnen, waarbij je een hierarchische indeling weer kunt geven door de hokjes in te delen naar niveau. Je kunt ook diverse tekst (aan de hokjes) toevoegen, en kleuren van lijnen en tekst veranderen. Net zoals bij de grafieken-module staat het pakket waarmee je een organigram kunt maken los van Powerpoint, er wordt een object gemaakt, dat wordt in een sheet gezet, en als je op dat object dubbelklikt kun je het object (in dit geval een organigram) aanpassen.

Definieren organigram Manier 1 Insert / object / MS Organisation Chart 2.0 !!?? Om een organigram aan een sheet toe te voegen kun je kiezen voor de menu-optie ‘insert/object/ms-chart 2.0’. Dat is nogal een omslachtige manier, een organisatie-object kun je zo op dezelfde manier toevoegen als andere objecten van andere pakketten.

Definieren organigram, manier 2 Insert / slide / kies ‘organisatie-slide’ In die gemaakte slide: Selecteer organisatie-object Pas die aan (dubbelklik) De tweede (en simpeler) manier om een organisatie-schema toe te voegen aan een presentatie is om via de menu-optie ‘insert/slide’ te kiezen voor een ‘organisatie-slide’, die staat als standaard-slide in het lijstje waaruit je dan kunt kiezen. Zogauw een ‘organisatie-object’ op je sheet staat, kun je die aanpassen door op het object te dubbelklikken.

Invullen organigram Nieuwe persoon / afdeling Knop werkbalk Selecteer baas / medewerker / …. Vul in gegevens nwe medewerker Het aanpassen en invullen van een organigram gaat vrij intuitief. Je kunt daarvoor gebruik maken van de werkbalk. Om een nieuwe persoon toe te voegen klik je in de werkbalk op het soort medewerker (ondergeschkte / baas / etc), waarna je de gegevens van de persoon in kunt vullen door bijvoorbeeld de naam in het toegevoegde vakje te zetten.

Aanpassen organigram Weglaten persoon Eigenschappen persoon / hok Selecteer ‘hok’ binnen diagram <del>-toets Eigenschappen persoon / hok Klik (2 x) in midden hok Rm-toets op hok Etc. (experimenteer) Om een persoon weg te laten volg je de volgende procedure: selecteer het hokje van de persoon die je verwijderen wilt Druk op de <del>-toets. Om eigenschappen van een hokje te veranderen, kun je via de rechter-muistoets de bedoelde eigenschap kiezen, en daarna invullen.

onderdeel 4 Grafieken / organigrammen Opdracht Maak grafiek Bijv. instroom studenten, uitgesplitst naar jaar / afdeling Maak organigram Van HZ Verander zodat het een ideale vorm krijgt Snijd in afdelingen!? Schuif in poppetjes!? De opdracht is nu om zowel een sheet met een grafieken-object als een sheet met een organigram aan je presentatie toe te voegen. Je kunt hierbij proberen je voor te stellen dat je een grafiek moet maken van de instroom-gegevens van de nieuwe studenten aan de HZ in de afgelopen jaren (1995 t/m 2000). Je moet daarvoor uit kunnen splitsen naar jaar van instroom (1995 .. 2000), en naar de afdeling waar ze zijn ingestroomd (CE, BE, PABO etc.) Voor het organigram mag je een (fantasie-)organigram maken van de HZ met aan de top dhr. Labruyere, en ergens middenin de Opleidings-managers. Diverse afdelingen van de HZ hebben een ondersteunende functie, zoals bijvoorbeeld de automatiserings-afdeling en de administratie. onderdeel 4 Grafieken / organigrammen