Werkprocessen Converis LUMC Marielle Kroon, Adviseur Onderzoeksbeleid Directoraat Onderzoek

Projectorganisatie Stuurgroep Projectleider ICT Deelprojectleider Publicatie module Deelprojectleider Graduate school module Deelprojectleider Projectenmodule ICT

De verschillende modules binnen het LUMC Publicatiemodule Registratie publicaties (vanuit externe database) CV Rapportages Graduate School module Inschrijving promovendi OBP Courses/lectures Workflow rond promotie Rapportages Projectenmodule Digitaal projectdossier/ financiële monitoring (incl. forecast) Rapportages Instrumenten die het gemakkelijker maken voor de bedrijfsbureaus om projectbegrotingen en -rapportages op te stellen, waardoor de huidige Excel tabellen worden vervangen. Afhankelijk van de ervaringen kunnen deze instrumenten ook direct ter beschikking gesteld worden van projectleiders. Tools die project- en capaciteitsplanning ondersteuning bieden aan projectleiders: hoe veel mensen zijn aangesteld op een bepaald project, wat is de uitputting, hoe lang loopt de aanstelling van de betrokkenen nog door, wanneer moeten bepaalde rapportages aan de subsidiegever ingediend worden, etc.

Tijdlijn … 2010 Implementatie publicatiemodule Converis inmiddels 28.927 publicaties in het systeem (1997-2013) 2013 Overgang naar nieuwe release Converis 5 2014 Implementatie Graduate School module en Projecten module

Onderliggende principes publicatiemodule Onderzoeker is verantwoordelijk voor het invoeren van eigen publicaties Invoeren via externe database WoS/Pubmed Koppeling aan research programmes en LUMC auteurs Validatie door afdelingshoofd

Organisatie LUMC 5.03.01 Cancer signaling… 5.03.02 Cell differentiation 5.03.03 neurosciences in Drosophila 5.03.04 Microscopic Imaging

Converis 4 Afd hoofd koppelt oz programma’s  Validated Oz voert publicaties in  Under registration Oz checkt publicaties  Registered Afd hoofd koppelt oz programma’s  Validated Afd hoofd  Confirmation vd koppeling

Werkprocessen Converis 5 Oz voert publicaties in  Under registration Oz checkt publicacties  Registered Afd. hoofd  Koppelt oz programma DO  Validation

Knelpunten Oplossingen? Betrokkenheid onderzoekers Piekbelasting Duplicaten (pubmed/WoS) Performance/ICT ondersteuning Geen koppeling aan Universitair Repositorium Betere communicatie (website/nieuwsbrief) Search profiles Aparte zoekfunctie Nieuwe server/betere afspraken Project in 2014

Meerwaarde Converis voor LUMC Rapportagemogelijkheden Op verschillende niveau’s en vlakken Combineren van soorten informatie Toegankelijk op verschillende niveau’s Het eindresultaat zal een systeem zijn waarin alle informatie over het onderzoek binnen het LUMC toegankelijk is voor iedereen die daar recht op heeft. Ook kunnen er op iedere gewenste dwarsdoorsnede van de organisatie overzichten gegenereerd worden en kunnen alle gewenste soorten informatie gecombineerd worden. Zo wordt het bijvoorbeeld op divisieniveau mogelijk om te bezien of er kwantitatief of kwalitatief verschillen bestaan in de onderzoeksoutput tussen afdelingen per geldstroom, maar ook alle andere denkbare combinaties zijn mogelijk.