VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw WG Facilities / Stuurgroep 15 december 2011 Aanwezigheidslijst:

Page 2 Slide 2 Telefoonnummers Rob Dirk Onthaal

Page 3 Slide 3 ECOM Patrick Vanderpoorten Tijdens kantooruren in VAC AFM geeft opdrachten Beheer GBS/opvolgen preventief onderhoud/opvolgen werken

Page 4 Slide 4 Radio in het van Maerlantgebouw Individueel: via oortjes of een koptelefoon mag het altijd. Werkplek: niet centraal geregeld voor de Vlaamse overheid of voor het gebouw. Het AFM heeft een overeenkomst met Unisono afgesloten voor eigen personeelsleden. Personeelsleden van andere entiteiten moeten via hun entiteit de toelating krijgen. Publieke ruimte: Hiervoor heeft AFM geen overeenkomst. Bij evenementen overeenkomst afsluiten!

Page 5 Slide 5 Vergaderzalen Publiek in te boeken zalen staan nu online! fm.vlaanderen.be Catering te boeken via afhaling in restaurant Per mail Zelf afhalen maar ook zelf terugbrengen

Page 6 Slide 6 Beamers Voeding op betonnen plafond boven verlaagd plafond DUS: nodig om minimum voedingskabel van 2,5 m te hebben Bevestigingsschroeven = Rob Plafondplaten open leggen met propere handschoenen

Page 7 Slide 7 Fysieke bewaking  Afspraken: 5u openen gebouw door bewaking – deactivatie alarm Deuren personeel en schuifdeuren bezoekers open om 6u 19u45 omroep door bewaking – bezoekers verlaten het gebouw 20u schuifdeuren toe 20u30 omroep door bewaking – werknemers verlaten het gebouw 20u45 alarmen worden ingeschakeld door bewaking 21u het gebouw is volledig gesloten

Page 8 Slide 8 Bezoekersdagen  Planning Maandag 19 laatste bezoekdag In totaal 21 bezoeken Ongeveer 580 bezoekers

Page 9 Slide 9 Leveringen  Adres Koning Albert I laan 1 / 2  Niet te vinden door GPS  Beste: Stationslaan 50 (= overkant lichten laad en loszone)  Rob stuurt digitaal plannetje door

Page 10 Slide 10 Berging -2  Wanden nog niet geplaatst tegen verhuis Plaatsen zullen gemarkeerd worden

Page 11 Slide 11 Toegang vanuit de parking -1 VAC kant  Met badge via lift  Nog niet via trap  Badgelezer wordt nog geplaatst

Page 12 Slide 12 Signalisatie  Alles hangt op  Nog eindcontrole door AFM  Indien fouten opgemerkt worden – kan doorgegeven worden  Lokaalbordjes : hier kan je op printen  Zuignappen om papiertjes er uit te halen bij Rob/Dirk  Lokaalnummers steeds laten staan!!!  Vormgeving achtergrond gebruiken!

Page 13 Slide 13 Verhuizen vloerdozen  Enkel door Dirk/Rob/Ecom  Grote hoeveelheden = Fabricom

Page 14 Slide 14 Kasten – tafels – stoelen - …  Mag je zelf verzetten  LET OP voor de nieuwe vloer  Melden aan Rob!  Ivm aftekenen van de leveringsbonnen  Andere kasten nodig?  Vanaf februari bekijken we

Page 15 Slide 15 Verhuis MEUBILAIR  Uitgangspunt = GEEN extra kasten – tafels – stoelen – zetels - ….  Uitz. RWO (foto archief kasten)  Inrichten van bergingen – kan wel met recuperatiemateriaal ELEKTRISCHE TOESTELLEN Niet toegelaten indien geen kantoormateriaal Dus geen koffiezet – ventilatoren – microgolfovens - …. Vraag naar extra koelkast – moet geagendeerd worden op werkgroep welzijn - februari

Page 16 Slide 16 Parking Installatie Ongeveer 6 weken na 12 dec (dus 23 januari) Tijdelijk 134 abonnementen De vergadering heeft beslist om de tijdelijke abonnementen verhoudingsgewijs te verdelen: Alle diensten die inhuizen voor 24 januari Berekening op basis van verhouding aantal mensen / aantal beschikbare badges Geen extra rekening gehouden met de dienstwagens Diensten die hun aantal te veel vinden, kunnen deel achter laten aan onthaal Vanaf vrijdag 16 december te verkrijgen aan het onthaal

Page 17 Slide 17 Parking Uitgangspunt Enkel mensen met standplaats VAC Brugge Bezorgdheid bezoekers: Voldoende plaatsen? Vraag voor toegang van anderen: Techniekers ; Bodes ; Medewerkers die structureel zitdagen hebben? De vergadering heeft beslist dat enkel die medewerkers die standplaats VAC Brugge hebben recht hebben op gratis parkeerplaats.