Informatie Management UWV IM-SMZ Tania Mulder UITNODIGING: Inrichting van het 'demand-supply'proces bij UVW Op donderdag 13 september zal vanuit de NGI-afdeling Informatiemanagement weer een interessante lezing worden georganiseerd. Tania Mulder, hoofd Informatiemanagement bij de divisie Sociaal Medische Zaken (SMZ) van het UWV, zal in haar lezing ingaan op de inrichting van het ‘demand-supply’ proces. Daarbij is ook bij het UWV de discussie relevant hoe de vraagorganisatie eruit ziet en waar je die positioneert. Wat je decentraal moet organiseren en wat centraal, zoals functioneel beheer. Haar overtuiging is dat met het organiseren van het functioneel beheer dicht bij of zelfs binnen de business zal leiden tot beter begrip van die business en meer luisterend vermogen van gebruikerswensen- en eisen. Zodat er betere IT producten gemaakt kunnen worden en uiteindelijk de kosten van de IT omlaag kunnen! Datum: 13-09-2012 Tijd: 18:00 t/m 22:00 uur Presentatie : Tania Mulder Auteurs : Erik Janssen, Temke Cochius Datum : 13-09-2012 Versie : versie 1.0 1

Agenda UWV De uitdaging Onze kernwaarden Demand Supply SMZ & IM-SMZ Verhaallijn: Waarom Wat Hoe

UWV Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid Werknemersverzekeringen Belofte: wij bieden mensen nieuw perspectief om aan werk en maatschappij deel te nemen 19.000 medewerkers Voert 8 wetten uit 111 kantoren 1.200.000 mensen afhankelijk van UWV voor hun inkomen 15.000.000 betalingen 1.000.000 beslissingen over recht Introductie: Tania UWV SMZ IM-SMZ 1e pagina cijfers en feiten SZW Werknemersverzekeringen Belofte Aantal medewerkers Aantal wetten die uwv uitvoert 111 kantoren Aantal inkomensafhankelijk Aantal betalingen Aantal beslissingen Aantal overtredingen Aantal ww’ers aan werk Aantal arbeidsmarktregio’s UWV voert in opdracht van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) de werknemersverzekeringen uit. Visie: Mensen zijn op hun best als ze met werk kunnen deelnemen aan de maatschappij. De maatschappij functioneert het best als ze veel mogelijk mensen Missie: samen met onze partners, verschil te maken voor mensen door werk te bevorderen. Als werken onmogelijk is, zorgen we snel voor inkomen Belofte: Wij bieden mensen nieuw perspectief om aan werk en maatschappij deel te nemen.’ Gemiddeld 1,2 miljoen Nederlanders én hun gezinnen zijn voor hun inkomen afhankelijk van UWV 45.000 overtredingen 200.000 WW’ers aan werk 35 arbeidsmarktregio’s

Organogram UWV Divisies Klant & Service UWV WERKbedrijf Uitkeren 5 april 2017 Organogram UWV Raad van Bestuur Divisies Lijndirecties Stafdirecties Bezwaar en Beroep Accountants- dienst Bestuurszaken Klant & Service UWV WERKbedrijf Handhaving Concern ICT Facilitair Bedrijf Uitkeren SMZ is een divisie Sociaal-Medische Zaken Financieel Economische Zaken Human resources Management Strategie, Beleid en Kenniscentrum Gegevensdiensten 4

Sociaal Medische Zaken Expertise centrum Arbeidsvermogen Participatievermogen 80.000 sociaal medische oordelen per jaar 3923 vaste medewerkers 673 vaste verzekeringsartsen Expertise centrum Arbeidsvermogen Participatie advies 80.000 sociaal medische oordelen per jaar 3923 vaste medewerkers 673 vaste verzekeringsartsen 11 districten 11 districten

Informatiemanagement SMZ Informatievoorziening van SMZ Vertalen gewenste wijzigingen en veranderingen 60 medewerkers Beheren 10 systemen 4 releases per jaar per systeem complex Business consultants Business Analists Business architect Projectconsultant Procesontwerper en procesbeheerder (sr/mr/jr) Coördinatoren O&E Medewerkers exploitatie Medewerkers Service Desk Gebruikersondersteuning & Exploitatie Beheer & Onderhoud Project & Advies Hoofd SMZ IM IM-SMZ managet de informatievoorziening van SMZ en ondersteunen hiermee de gebruiker. Vertalen van de gewenste wijzigingen en veranderingen. 1 informatievoorziening SMZ 2 vertalen gewenste wijzigingen en veranderingen 3 aantal medewerkers 4 aantal systemen 5 aantal releases 6 organogram 6

UWV / SMZ / IM-SMZ 2009 Het waarom (opbouw) IM-SMZ 2009 1. Achterstallig onderhoud huidige systeem ondersteuning Medewerkers SMZ moeten werken met 38 applicaties / systemen Veel handmatig dubbel registreren door overlappende applicaties Maar weinig systemen zijn aan elkaar gekoppeld Het is een lappendeken van oude en nog oudere applicaties Het doet het vaak niet Op diverse applicaties moet je handmatig inloggen Wachtwoorden verschillen van applicatie tot applicatie Het proces volgens het systeem sluit niet aan op de praktijk en werkt daardoor soms eerder belemmerend Het werken met fysieke en digitale dossier naast elkaar werkt vertragend De stuur en verantwoordingsinformatie uit de verschillende systemen spreekt elkaar tegen Etc Gevoel in de uitvoering: De systemen ondersteunen onvoldoende mijn werkzaamheden 2. AG was een blueprint instake. 3. GAP tussen business (verwachtingen) en ICT (levering) groeiend 2009

UWV / SMZ / IM-SMZ Contact en vertrouwen 2011 Het waarom (opbouw) EHS & Simply: iteratief ontwikkelen en samen met de uitvoering; Badkuip en landkaart Eerste projecten gericht op ….??? -> vertrouwen Eerst stappen in organiseren van eigenaarschap -> contact Leerpunten - lichte levering EHS ???? 9.0 af - van IM/kaders stellen over doelstellingen - contact vertrouwen en verwachtingsmanagement 2011

Verwachtingsmanagement UWV / SMZ / IM-SMZ SMF CBBS EAED SUWI Verwachtingsmanagement IM-SMZ 2012/2015 Wat zien wij in de wereld. Waar willen we heen. Plus ondertussen “gewoon” reguliere taken: Borging van de bedrijfsvoering Aansluiten op organisatie ontwikkelingen Voldoen aan wet en regelgeving Betrouwbare sturing en verantwoording Efficiënt (her)gebruik van gegevens Effectieve systeem ondersteuning 2012 2015

Versnellen i.p.v. verbeteren 2012 + augmented reality + social media + fotografie + internet (WAP) + tekst (SMS) + vliegen Het waarom tm droombeeld / streefbeeld IM-SMZ: Lean mean IM machine die . . . . . Aanpak IM-SMZ [tovermiddel / koerswijziging / nieuw inzicht] : Versnellen is het combineren van verschillende producten of diensten, om zo sneller tot betere ondersteuning van de medewerkers te komen. Versnellen speelt in op en laadt zich leiden door de ontwikkelingen in de business, in de wereld; bij onze klant – de medewerker in de uitvoering. NB: Verbeteren is lineair. Versnellen is cumulatief (zelfs “exponentieel”). Versnellen = Best of both worlds combined. Analogie leggen met ontwikkelingen in de wereld en HOE die er zijn gekomen. Het plussen van techniek In AG tijd probeerden we mn. het RWP nog verder te optimaliseren, leaner te maken; alle stappen / handelingen zo efficient mogelijk. Nu versnellen we de vooruitgang in het combineren van (bestaande) technieken, deze parallel te ontwikkelen en daarna samen tot een betere / grotere vooruitgang voor de uitvoering te releasen. VB: versnellen is opzich doorontwikkelen van RWP maar parallel ook werken aan beter EAED en een portaal opzetten voor digitale aanvraag ontvangst (e-intake) en waardoor je in een keer een hele stroom verbeterd is plaats van lineaur stapje voor stapje en de paden los van elkaar ziet. Voeg daar nog eens kans uit de suite aan toe zoals business inteligence en je die de curve van de vooruitgang echt en stuk steiler groeien dan slechts simpelweg maar blijven optimalisern van het RWP alleen. Daarnaast dit soort grote lijnen aanvullen met punten uit de proeftuin Draegon speach en Digitale pen waardoor ook just weer het toevoegen van andere middelen de ontwikkelingen in een versnelling brengen!!! Kortom verschillende stromen van ontwikkeling zo combineren dat 1 + 1 = 3  (Tegeltje: het geheel is meer dan de som der delen) + mobiliteit; (draadloos) Telefoon + pers. diversiteit + schoon (elektrisch) + veiligheid (airbag) + comfort (5e deur) Personen auto

Urgentie Interne klant Externe klant Politiek Bezuiniging Het WAAROM Nu (?) !!! TANIA BULLETS BEPALEN Bezuinigingen UWV 600 mln; IV 108 mln Wensen van de klant intern Wensen van de klant extern Complexiteit / dynamiek van de omgeving neemt sterk toe Quote van onze klanten / medewerkers “thuis kan ik dat allemaal wel maar bij UWV niet” Nu actie vanwege bezuinigingen (opdracht) Wensen interne / externe klant Ontwikkelen e-werken en e-dienstverlening Ontwikkelen eindgebruiker- vraaggestuurd Omgeving koppeling buitenwereld en andere divisies Legacy is duur, weinig vooruitgang 1 Suite is goedkoper Medewerkers verwachten iets anders /klanten Koppelingen met buitenwereld worden er steeds meer en complexer, en daar ligt juist ook een kans voor ons Dynamiek politiek omgeving vraag of flexibelere IM wereld en systeem. We zijn een uitvoeringsorganisatie moeten ook snel oplossingen starten of stoppen zoals bv WWNV NB; misschien actueel punt uit de verkiezingen de dag ervoor hier inbrengen Externe klant Politiek

Kernwaarden IM-SMZ Participatie Transparantie Integraliteit Het HOE, het antwoord van IM Wat gaan we daaraan doen / aanpassen… Wat is voorwaardelijk voor succes / slagen koers 2015… Nou, 3x… Participatie – uitvoering Transparantie – stappen volgen (helder)/ im proces Integraliteit – wijziging in samenhang (basis)

Kernwaarden IM-SMZ Participatie Transparantie Integraliteit Eigenaarschap bij uitvoering Demand management Transparantie Eenduidig en eenvoudig model voor zowel uitvoering als IM Scheiding tussen proces en inhoud Integraliteit Prioriteren en groeperen van wijzigingen Bepalen en bewaken van samenhang Samenvatting van het Hoe TANIA AANVULLEN Eventuele hints Beheer professionaliseren Link leggen naar demans/supply Demand/supply hoe en wat Ontwikkeling waar IM nu in zit waar we nog aan werken (zie volgende sheet)

Dienstenmodel Demand/Supply UWV Toekomstvisie. We willen aan onze klanten kunnen duidelijk maken wat wij kunnen leveren tegen welke kosten. Duidelijke kaders. Daarvoor hebben we transparantie nodig en moeten we dus weten wat wel doen en wat we niet doen. Wij gaan vaak op de stoel van de business en IT en wij laten ook toe dat business en IT op onze stoel gaan zitten. Dit heeft geleid tot de vraag: Waar zijn we eigenlijk van? Verantwoordelijk voor beheer en verandering van bedrijfsprocessen, informatievoorziening en informatiesystemen. Focus op wat, op behoeften Regie op Supply (BSU/ICT-bedrijf): Verantwoordelijk voor ontwikkeling van, onderhoud op en operationeel beheer van het applicatielandschap. Focus op hoe, op mogelijkheden Focus op waarmee, op middelen Speakernotes Eric van de verwijderde dia over transparantie toegevoegd: vooraf) helder en duidelijk zijn. Verzakelijking van de afspraken. Van inspanningsverplichting naar resultaatverplichting. Vraag (Demand) helder stellen. Eisen vooraf opstellen. Dan “pas” GO. Toetsing van opgeleverde. Bij conform eisen is implementatie onvoorwaardelijk / directief. Willen transparantie maar lukt niet in 1x Als het vraaggestuurd is dan helder wat we doen, welke producten we leveren en welke kosten Zijn begonnen bij participatie, transparantie is voorwaardelijk. Transparantie is nog in ontwikkeling.

Informatie Management: Demand / Supply Strategische inrichting van de bedrijfsprocessen Richtinggegevende IV-processen Richtinggevende ICT processen Richten (Strategie) Wet / beleid IM Focus op kerntaken Opdrachtportfolio Demand / Supply Inrichting van de bedrijfsprocessen Sturende IV-processen Sturende ICT processen Inrichten (Tactiek) GBO Uitvoeren van de bedrijfsprocessen Uitvoerende IV-processen Uitvoerende ICT processen Inrichten (Operatie) BP IV ICT Vraagzijde Aanbodzijde

Functioneel Beheer Rol binnen Demand Supply Functionaliteitenbeheer Gebruikersondersteuning Focus op het wat en de requirements Samenwerking met ICT maar wel rolvast De demand-supply organisatie past geheel in de toekomst voor IM SMZ als geheel: Ook al voeren wij continue wijzigingen door waardoor veranderingen aan de orde van de dag lijkt, is onze focus op de stabiliteit en continuïteit van de producten en diensten die wij leveren. Dit betekent dat we ook meer de focus zullen leggen op op gecontroleerd wijze wijzigingen doorvoeren. Om invulling te geven aan de vastgestelde kaders zijn er ook initiatieven om daadwerkelijk invulling te geven aan de gestelde kaders. De kaders voor Demand Supply zijn vastgesteld. Stapsgewijs zijn we al ver gekomen met het inrichten van de IM organisatie.. Dit heeft veel van de afdeling gevraagd. Er heeft een knip plaatsgevonden tussen IM en ICT v.w.b. Functioneel Beheer. Die knip is bijna volledig doorgevoerd. Moeizaam traject. Medwerkers zien het in eerste instantie als een uitholling van hun functie. Focus op het wat, de requirements en hierin professionaliseren heeft geholpen. Blijven uitleggen en uitdragen. IM SMZ loopt voor uit op de andere divisies: de kaders die als eerst bij IM SMZ en ICT SMZ (BSU)voor SMZ zijn gesteld worden als input gebruikt tot een UWV-breed standaard te komen. Misschien Iets over de uitdaging waar we nog voor staan met de overheveling van operationele ICT aansturing naar Functioneel Beheer. Verandertraject loopt op dit moment. Link naar de kernwaarden want in de verandering die plaats moet vinden zijn de transparantie en participatie wederom van belang.

Lean mean IM machine IM-SMZ RvB Programma’s DT-SMZ Projecten Trajecten Teams IM-SMZ DMO LMO / LMCO VA/AD/RB/PB/TO Leveranciers (in- + extern) One more thing Hoe zien wij (IM) inzelf dan? IM als dé spin in het web! (centre of the world) IM = Lean mean IM machine: Kleine kern Snel schakelen Flexibele schil 5 sterren IM staat voor: Ken en manage jezelf en je omgeving; 1x het eigen (interne) IM proces. 4x de raakvlakken.