OU: samenwerken met Google Apps Education Marc Bertrand ICT Consultant, ICT servicecentrum Open Universiteit TouW dag Utrecht 6 maart 2010 TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Agenda Context en aanleiding Waarom Google Apps (Education)? Technische aspecten Organisatorische aspecten Juridische aspecten Provisioning en authenticatie: maatwerk Ervaringen Ontwikkelingen OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Context en aanleiding (1) Open Universiteit (1984): de Leven Lang Leren universiteit Flexibel, open afstandsonderwijs ± 25.000 studenten op jaarbasis Focus op digitalisering onderwijs en –materialen; elektronische leeromgeving. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Context en aanleiding (2) Toekomstvisie: elke student zijn/haar eigen leeromgeving. Interne en externe diensten, open standaarden, gericht op communicatie en samenwerking (Web 2.0). Invoering e-mailvoorziening voor studenten: uitdrukkelijke wens van de studentenraad (2007) Verbeteren/stroomlijnen communicatie met studenten. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

E-mail voor studenten: zelf doen? Beleid E-mail als nutsvoorziening Zelf aanbieden niet strategisch voor ICTs Aanbieders Google, Microsoft, ASP’s (december 2007)? Voordelen Google Apps Breed en aantrekkelijk portfolio Innovatiekracht Google Past binnen visie OUNL op de toekomstige PLWO Geen vendor lock-in Gratis dienst voor medewerkers, studenten en alumni (eerste 4 jaar) OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Kostenvergelijking (eind 2007) Zelf aanbieden e-mail (Exchange, 50 Mb per mailbox): K€ 75 eenmalig, K€ 30 jaarlijks Uitbesteden e-mail: ASP (100 Mb per mailbox): K€ 45 per jaar – M€ 1,2 per jaar GMail (ruim 7 Gb per mailbox) K€ 0 per jaar (4 jaar). OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education In 2008: Google Mail Google Chat (Talk) Google Documenten (Docs) Google Agenda (Calendar) Google Sites iGoogle Later toegevoegd: Google Video Google Discussiegroepen (Groups) Google Chat is een dienst die is geïntegreerd binnen Google Mail. Contactpersonen kunnen gedefinieerd worden, en vervolgens worden uitgenodigd voor een tekst- en/of video chat. Zichtbaar is welke contactpersonen online zijn en welke niet. Google Documenten is een online dienst waarbinnen documenten (waaronder formulieren, bijvoorbeeld een enquete of een proeftentamen), spreadsheets en presentaties kunnen worden aangemaakt, gewijzigd of geüploaded. Ook kunnen deze bestanden worden gedeeld met andere Google gebruikers, waardoor meerdere personen - zelfs realtime - wijzigingen kunnen aanbrengen in betreffende documenten Google Agenda is een online agenda functionaliteit waarmee je een persoonlijke agenda kunt bijhouden en deze kunt delen met anderen. Ook kun je afspraken maken met anderen. Google Sites biedt de mogelijkheid om 1 of meerdere – al dan niet besloten – website(s) te realiseren en te delen iGoogle is een online, persoonlijke startpagina van waaruit je direct informatie (al dan niet via RSS-feeds) en diensten op internet kunt benaderen. Deze informatie en diensten zijn binnen iGoogle beschikbaar in de vorm van zogenaamde gadgets. Met Google Video is het mogelijk om video’s te uploaden (mits je daartoe de rechten hebt ontvangen van de beheerder), video’s te zoeken en te bekijken Google Discussiegroepen is, de naam zegt het al, primair bedoeld om als gebruiker zelf een discussie te starten en daarbij zelf als persoon te kunnen bepalen welke andere Google-gebruikers kunnen deelnemen aan deze discussie OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Technische aspecten (1) Naamgeving e-mail adressen: voorletters.achternaam@studie.ou.nl voorletters.achternaam@studie.openuniversiteit.be Ruim 7 Gb opslagruimte per gebruiker Eigen OUNL logo binnen GMail Alleen webinterface beschikbaar voor GMail POP/IMAP t.b.v. mailclients: voorlopig niet Geen advertenties Beschikbaarheid service: 99,9% (volgens SLA). Google Apps draaien in “de Cloud”: wij weten niet waar OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Technische aspecten (2) Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard Support Google / Community 6 domeinen voor OU ingericht (3 NL en 3 BE) Geen migratieproblematiek Maatwerk OU: Provisioning accounts: gestuurd door Studenten Informatie Systeem OU Authenticatie: via API tegen Active Directory OU OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Organisatorische aspecten (1) Implementatie in eigen hand genomen Projectteam: Faculteiten Onderwijs Service Centrum (OSC) Marketing, Communicatie & Sales (MCenS) ICT servicecentrum (ICTS) OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Organisatorische aspecten (2) Samenwerking met Google Gefaseerde implementatie Afstemming met studentenraad Aanpassing inschrijfvoorwaarden OUNL Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Organisatorische aspecten (3) Ondersteuning studenten: Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support) 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC 2e lijns ondersteuning: ICTS Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Juridische aspecten (1) Vertrekpunt discussie: Standaard Google Apps Education overeenkomst Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten Safe Harbor programma Onderliggend SLA Resultaat discussie: Specifieke overeenkomst voor OU Looptijd: 4 jaar Geen financiële claims bij non-performance Google. Safe Harbor-programma: Dit zijn privacy richtlijnen die in 2000 overeengekomen zijn tussen de Verenigde Staten en de Europese Commissie, bedoeld om Europese organisaties te verzekeren dat adequate maatregelen zijn getroffen om bij de geregistreerde bedrijven de bescherming van persoonsgegevens te garanderen, ook in landen die geen passend beschermingsniveau waarborgen zoals de Verenigde Staten. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Juridische aspecten (2) WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens (voorletters en achternaam) beschikbaar te stellen. Geen opt-out! Studenten geven, via een online informatiesysteem van de OU, vooraf toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in). Dit is onderdeel van de standaard inschrijfprocedure geworden. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Provisioning en authenticatie (1) Uitgangssituatie Google: ingerichte ‘domeinen’ voor de OU, inclusief een beheeromgeving per domein (“dashboard”) OU: Ongeveer 25.000 studenten op jaarbasis, 6.000 nieuw Het studentenbestand wijzigt daarmee dagelijks Het studentenbestand wordt beheerd in ons SIS Zelfde gebruikersnaam / ww als Studienet: geen wachtwoorden naar Google! Provisioning wordt veel gebruikt als term voor het deelproces binnen het Identity and Access Management proces waarmee aan een individu autorisaties voor systemen worden verstrekt. Daarbij worden de rechten verstrekt op basis van de functie en rol van de persoon binnen een automatiseringsomgeving Authenticatie is het proces waarbij iemand, een computer of applicatie nagaat of een gebruiker, een andere computer of applicatie daadwerkelijk is wie hij beweert te zijn OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Provisioning en authenticatie (2) Noodzakelijk te automatiseren door OU: WBP: Vragen goedkeuring student (binnen inschrijfproces) Provisioning: aanmaken Gmail-adressen in Google domein vanuit inschrijfproces (batch) Beheerfuncties: bijvoorbeeld wijzigen Gmail-adres (batch) Authenticatie: verifieren student (nr. en wachtwoord) tegen Active Directory OU en inloggen in Google domein met Gmail-adres (uit SIS) (online) OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Provisioning en authenticatie (3) Authenticatie proces: Gebruiker opent URL van Studiemail Google ziet dat OU-domein wordt gevraagd, en weet dat OU de authenticatie zelf regelt Google stuurt gebruiker door naar OU Gebruiker krijgt Inlogscherm en voert studentnummer en wachtwoord in Controles worden uitgevoerd OU stuurt gebruiker terug naar Google Google zegt: OK, OU heeft controle uitgevoerd en opent GMail voor betreffende GMail-adres Gebruiker krijgt zijn Inbox GMail OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Ervaringen (1) 21-02-2008 03-06-2008 10-07-2008 28-02-2010 Overeenkomst met Google getekend Start pilot met 500 studenten Go live: ± 16.000 studenten aangeschreven Gestart met alleen GMail. 14.277 bij Google aangemelde gebruikers OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Ervaringen (2) Studenten (onze indruk): Overwegend positief Alleen webinterface beschikbaar. Géén POP/IMAP t.b.v. mailclients. OUNL: Change mgt. Google: problemen met authenticatie OUNL-studenten (eind juni 2008) Enkele wereldwijde storingen GMail in 2009 (dashboard) Eerste uitbreiding: Docs en Chat eind 2009 beschikbaar gesteld. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Ervaringen (3) Wie gebruikt GMail actief? Wie gebruikt Google Chat en/of Docs met enige regelmaat? Uit eigen overweging of gestuurd door de docent / begeleider? Welke eventuele meerwaarde zien jullie? OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Ontwikkelingen Overwegingen beschikbaarstelling Docs en Chat: Tegen: Studenten (en begeleiders/docenten) gebruiken al samenwerkings- & communicatie omgevingen als Google, SURFgroepen, Skype, Elluminate, etc. Google Apps Education OU vooralsnog alleen voor studenten Voor: Integratie in StudieMail, vooruitlopend op PLWO OU-domein bereikbaar voor ‘openbare’ Google gebruikers OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Mogelijkheden Google Chat en Docs geïntegreerd binnen Google Mail contactpersonen definiëren en, indien online, uitnodigen voor een tekst- en/of video chat. Chat opnemen en terugkijken of -lezen. Docs Uploaden van alle soorten bestanden (max. 250 Mb) Uploaden en converteren naar het Google Docs formaat van: Documenten: doc, .docx, .html, plain text, .rtf, Spreadsheets: xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tsb, Presentaties: ppt en pps. Te converteren bestanden kennen een maximale grootte van: Documenten: 500 Kb en 2Mb per geïntegreerde afbeelding Spreadsheets: 256 kolommen, 200.000 cellen of 100 bladen Presentaties: 10 Mb of 200 slides Een eenvoudige WYSIWYG-tekstverwerker Anderen uitnodigen (per e-mail) om je documenten, spreadsheets of presentaties te bekijken of te bewerken. Documenten, spreadsheets en presentaties realtime bewerken met meerdere personen. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Mogelijke ontwikkelingen Agenda Communiceren van (formele) events vanuit de instelling Integratie in persoonlijke Agenda (Google, Outlook), webpagina, etc. Sites Samenwerkingsomgeving die verder gaat dan documenten, bijv. webpagina’s (blog, wiki), video’s, kalender, etc. Discussiegroepen Gebruikmaken van gedefinieerde groepen gebruikers, voor bijvoorbeeld het delen van documenten OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

OU: Google Apps Education Samengevat Google Apps Education bij de OU: Prima keuze voor de OU Financieel zeer aantrekkelijk voor de onderwijsmarkt Technische implementatie goed verlopen Aandacht voor privacy aspecten OUNL én studenten lijken tevreden Meer aandacht dan afgelopen periode voor doorontwikkelingen na GMail. OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010

Bedankt voor uw aandacht! Marc Bertrand ICT Consultant Open Universiteit marc.bertrand@ou.nl OU: Google Apps Education TouW dag Utrecht 06-03-2010