Laat je netwerk werken

Inhoud wie is bezig met informatiebeheer? op welke manier? wat doet een informatiebeheerder netwerk informatiebeheerders VO entiteiten hinderpalen voor de informatiebeheerder

Informatiebeheer: wie? VO-breed: Coördinerende archiefdienst beleidsdomeinarchivarissen informatiebeheerders informatici

Informatiebeheer: wie? binnen uw entiteit informatiebeheerders informatici ‘vrijwilligers’ elke medewerker Wie is er bezig met informatiebeheer? Reacties uit de groep, Dan mogelijkheden slide tonen Hand opsteken Restfractie: wie zijn jullie? Hoe komt het dat jullie met informatiebeheer bezig zijn? = is overgang naar volgende slide

Informatiebeheer: wanneer? gestructureerd naar aanleiding van acute problemen vaak ad hoc oplossingen, niet geïntegreerd (on)duidelijkheid bij wie je terecht kan Vraag aan restfractie: waarom zijn jullie met informatiebeheer bezig? => Naar aanleiding van acute problemen

Tweerichtingsverkeer Medewerker Informatiebeheerder entiteit Beleidsdomein-archivaris Coördinerende archiefdienst Dus uit vorige slides weten we Op twee manieren bezig met informatiebeheer: VO-breed en binnen entiteit Gestructureerd en naar aanleiding van acute problemen  Link tussen beide  is nodig, tweerichtingsverkeer  (beleid rond informatiebeheer en de werkvloer) Om te vermijden dat Oplossingen ad hoc en niet geïntegreerd zijn Men niet weet waar men terecht kan als het gaat om informatiebeheer (ook al beseffen ze misschien zelf niet dat het om informatiebeheer gaat) Iedereen heeft een netwerk. Maar heb je het juiste netwerk? Wie is uw netwerk?   Kan je uw netwerk laten werken?

Tweerichtingsverkeer Zelfs uitvoeren Medewerker Informatiebeheerder entiteit Beleidsdomein-archivaris Coördinerende archiefdienst  Link tussen beide  is nodig, tweerichtingsverkeer  (beleid rond informatiebeheer en de werkvloer) Om te vermijden dat Oplossingen ad hoc en niet geïntegreerd zijn Men niet weet waar men terecht kan als het gaat om informatiebeheer (ook al beseffen ze misschien zelf niet dat het om informatiebeheer gaat)  Afhankelijk van de plaats in het netwerk, zal je op een andere manier met informatiebeheer bezig zijn. Ze moeten allen voldoende deskundig zijn (ook evolutie pijl) Zie pijl voor uitleg   Beleid, coördinatie, advies, tips

Informatiebeheerder: wie? een link in het kennisnetwerk - zorgt dat de 3 pijlers in eventwicht zijn - nagaan wat nodig is - nieuwe zaken opstarten - coördineert het onderhoud van het bestaande beheerssysteem De informatiebeheerder is een link in het kennisnetwerk. De 3 pijlers (stappenplan): zorgt dat die zoveel mogelijk in evenwicht blijven; coördineert Gaat na wat nodig is Gaat in functie daarvan nieuwe projecten opstarten Coördineert het onderhouden van het bestaande beheerssysteem

Informatiebeheerder: wie? een sleutelfiguur op de eigen werkvloer naar het management: aftoetsen van richtlijnen, beleid, planning, … naar de collega’s: eerste aanspreek persoon, vangt noden op en zorgt ervoor dat er een oplossing wordt gezocht, geeft tips…  Communicatie in alle richtingen Vraag aan restfractie: waarom zijn jullie met informatiebeheer bezig? => Naar aanleiding van acute problemen

Informatiebeheerder: wie? Meer informatie: Informatiestrategie (VR 14/02/2014), pp. 16-18 http://www.bestuurszaken.be/informatiegestuurde-overheid

Netwerk informatiebeheerders informeel Yammer contact met collega’s formeel werkgroep van informatiebeheerders komt periodiek samen  helikopterzicht, geïntegreerde oplossingen

Netwerk informatiebeheerders hoe netwerk opzetten? van boven naar onder management kiest ervoor om iemand aan te duiden van onder naar boven er vormt zich een informeel netwerk aan de hand van voorbeelden aantonen dat er nood aan is en dat het werkt steun van het management proberen krijgen Beleidsdomeinarchivaris is strategische partner

Hinderpalen tijd mandaat om richtlijnen door te drukken weerstand bij management weerstand bij collega’s Hoe ervaren jullie zelf jullie netwerk? Loopt het allemaal vlot? Ervaren jullie problemen? slide tonen als samenvatting Hoe gaan jullie daarmee om?

Hinderpalen: hoe ermee omgaan? naar management: probleem aantonen, via voorbeelden waarom? succes verkoopt, goede voorbeelden geven nadruk leggen op efficiëntie, snelheid, correctheid van informatie, klantgericht werken Vraag aan restfractie: waarom zijn jullie met informatiebeheer bezig? => Naar aanleiding van acute problemen

Hinderpalen: hoe ermee omgaan? naar collega’s: probleem aantonen, via voorbeelden begrip tonen voor weerstand waarom? algemeen kader voor de medewerker in kwestie collega’s betrekken veel communicatie succes verkoopt, goede voorbeelden geven aan de hand van specifieke voorbeelden het voordeel voor het individu proberen aantonen

Hinderpalen: hoe ermee omgaan? tijd: afhankelijk van steun van management overtuigen met kleine successen maar aangeven dat er meer tijd voor is voorbeelden geven en proberen overtuigen steun van beleidsdomeinarchivaris en voorbeelden uit het kennisnetwerk mandaat afhankelijk van steun management Vraag aan restfractie: waarom zijn jullie met informatiebeheer bezig? => Naar aanleiding van acute problemen

Conclusie Geen gemakkelijke job maar vele handen maken lichter werk

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Meer nood aan vitamine i? http://www.bestuurszaken.be/opleiding

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

Meer weten? Netwerk http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen http://www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid http://www.bestuurszaken.be/themabijeenkomsten

Copyright illustraties