Top redenen voor het falen van DMS-implementaties! ...en hoe proberen die te vermijden. FREDERIK ROSSEEL

Succesfactoren voor IT-projecten Sponsorship Ondersteuning door het management Vermijden van lange implementaties Focus Wat is je initiële doel? Pas op van “scope creep” Leer Leid je eigen mensen op en zorg voor betrokkenheid Organisatorisch veranderingsbeheer Evolueer Zorg voor mensen en een oplossing die up-to-date zijn

Van DMS naar ECM... En verder BPM DAM DRM KM Collabor -ation Output WCM DMS Routing Reporting Capture Portal Workflow RM Archiving Search Mobility TCM

Kent u dit? ... en ellenlange lijsten met technische vereisten.

Top redenen waarom ECM projecten falen: 44%=Underestimated process and organizational issues 32%=Lack of knowledge or training among our internal staff 30%=Project derailed by internal politics 29%=Uneven usage due to poor procedures and lack of enforcement 21%=Underestimated the effort to distill and migrate content 20%=Excessive "scope creep" 19%=Failed to address taxonomy and metadata concerns 18%=Low user acceptance due to poor design or clumsy implementation 16%=Failed to think or benefits/issues beyond our business unit. (bron AIIM) 16%=Poorly defined business case 13%=Lack of knowledge or training among our external staff/suppliers 13%=Budget was overrun 12%=Failed to prioritize "high-value" content As we can see, failure is almost never due to technical reasons. Then why...

Redenen voor falen: Nummer 7 19% = Taxonomie en metadata onvoldoende en/of foutief uitgewerkt Te veel of te weinig Te veel of te weinig beschrijvend Geen akkoord tussen de gebruikers Stukregistraties

Redenen voor falen: Nummer 6 “scope creep” 20% = Te veel Wat willen we doen? Geen neen kunnen zeggen We willen “DMS”!! Gebrek aan basiskennis bij aanvang

Redenen voor falen: Nummer 5 21% = Onderschatten van de “migratie”-inspanning Veel lege systemen... Vermijd duplicaat-systemen Welke informatie “moet er in”?

Redenen voor falen: Nummer 4 29% = Onvoldoende gebruikt door gebrek aan procedures en bekrachtiging Management steun Gebruikersbegeleiding Creëren van het nodige kader

Redenen voor falen: Nummer 3 30% = Project ontspoort door interne politiek Wat gebeurt er met mijn job? Vrees voor controle Spanning IT – Business “Mijn afdeling heeft voorrang”

Redenen voor falen: Nummer 2 de eigen mensen 32% = Gebrek aan kennis en opleiding van DMS is contextgevoelig => evolutie Hoe behoeftes in kaart brengen? Hoe oplossing evalueren? Ontbreken informatiebeheerder

Redenen voor falen: Nummer 1 44% = Onderschatting van proces -en organisatorische impact Mogelijk sterke wijziging in de manier van werken Onvoldoende inzicht en overzicht van de werkprocessen Steun van het management

Redenen voor falen: Plaatsen 8 tot 11 18% Lage gebruikersacceptatie door foute implementatie 16% Enkel rekening gehouden met behoeften van de eigen afdeling 16% Business case slecht gedefinieerd 13% Ontoereikende kennis van de aannemer

Perceptie bij falende DMS-implementaties Dure en lange implementaties die vaak niet voldoen aan de gebruikersbehoeften

Dé succesfactor bij ECM: Change Management Doel: Samen met de eindgebruikers en management zorgen... ... dat iedereen op de hoogte is en betrokken is bij het project ... voor een goede behoeftendefinitie ... voor de keuze van het goede product ... dat de oplossing voldoende getest wordt ... dat de uitrol en implementatie goed gepland wordt. Een paar basisprincipes: Werken met “kampioenen” Goede en veel communicatie

AdLib Methodologie Awareness Workshops Presentations Communication Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Awareness / Besef Doel: Creëer besef en kennis over ECM en wat het voor de organisatie kan betekenen. Vragen: Wat is ECM? Wat zijn de belangrijkste disciplines? Wat kan het bieden aan onze organisatie? Impact van ECM? Willen we “paperless”? Hoe: Workshops Presentaties Communicatie vanuit het management Awareness Workshops Demos Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Define / Definieer Doel: Definieer de behoeften en vereisten inzake ECM en DMS Vragen: Wat willen we bereiken? Wat zijn onze behoeften? Wat zijn de projecten met de grootste toegevoegde waarde? In welk proces inschakelen? Zijn we klaar voor ECM en is het wel iets voor ons? Hoe: ECM Assessment Interviews Behoeftendefinitie Onderbouwen van de business case Opstellen van een projectinventaris Awareness Workshops Demos Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Learn / Leer Doel: Doe ervaring op en leer wat ECM is Vragen: Hoe: Kunnen we ECM integreren in onze omgeving? Hoe gaan onze gebruikers er mee om? Is het wel iets voor ons? Wat is de goede oplossing voor ons? Wat zijn de implicaties voor ons? Hoe: Volgen van opleidingen Opzetten van een Proof-of-Concept, pilootproject, ... Productdemo’s Kies de goede oplossing Awareness Workshops Demos Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Implement / Implementeer Doel: Bouw een ECM oplossing die aangepast is aan onze gebruikers-, omgevings-, en technologische behoeften Vragen: Wat is de technische omgeving? Hoe moeten we de oplossing aanpassen aan onze behoeften? Welk team hebben we nodig? Hoe: Zorg voor een goed ontwerp van de oplossing Iteratief werken, verfijnen van de wensen Test zorgvuldig Migreer de informatie Awareness Workshops Demos Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Benchmark / Evalueer Doel: Zorg ervoor dat de oplossing en de mensen aangepast blijven aan de vereisten. Vragen: Welke opleidingen zijn nodig? Hoe kunnen we onze oplossing verbeteren? Voldoet alles nog aan de context? Hoe: Uitrolplan Opleiding van het operationele team Continu evalueren van de oplossing Releasematig werken ECM Health check Awareness Workshops Demos Define Assessment Requirements Learn PoC / Pilot Training Implement Design Project Migration Benchmark Support services Health Check Training services

Succesfactoren voor IT-projecten Sponsorship Ondersteuning door het management Vermijden van lange implementaties Focus Wat is je initiële doel? Pas op van “scope creep” Leer Leid je eigen mensen op en zorg voor betrokkenheid Organisatorisch veranderingsbeheer Evolueer Zorg voor mensen en een oplossing die up-to-date zijn

Vragen?