Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013 E-mail onder controle! Kennisnetwerk Informatiemanagement, sessie 11, november 2013

Inhoud problematiek goed informatiebeheer en e-mail hoe dit verhelpen? rol informatiebeheerder ondersteuning wat te doen?

e-mail binnen de VO 50.000 GB aan technisch gearchiveerde mails 20.424 individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen 20.000 GB in online mailboxen 49.525 uitgaande berichten per dag 284.773 inkomende berichten per dag E-mail is een gemakkelijk communicatiemiddel. Het is wijdverspreid, gemakkelijk te gebruiken,…. Deze cijfers zijn enkel gebaseerd op de cijfers van de entiteiten die afnemen van de GID (=HP Belgacom) 375.400 euro storagekosten per jaar

e-mail als … … informatiesilo Is e-mail dan niet onder controle? Welke problemen zien jullie? Waarom zijn jullie naar hier gekomen? e-mail is informatiesilo is samenvattend voor veel problemen versiebeheer, geen informatiedeling, geen samenwerking, onvolledige dossiers … informatiesilo

Problematiek bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties

Informatiebeheer en e-mail gemeenschappelijk klassement context en volledigheid dossier bewaartermijn en bestemming dossier geen dubbele opslag http://www.bestuurszaken.be/e-mail-en-informatiebeheer Als een mail niet in een mailbox mag blijven zitten, wat moet er dan wel mee gebeuren? - gemeenschappelijk klassement * context en volledigheid dossier = oplossing voor problemen bij bedrijfsvoering *bewaartermijn en bestemming dossier = oplossing problemen toegankelijkheid op lange termijn *geen dubbele opslag = oplossing storage kost

Informatiebeheer en e-mail klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: http://www.bestuurszaken.be/mails-in-gemeenschappelijk-klassement

Hoe dit realiseren? bewustwording opruimacties nieuwe gewoontes specifieke aanpak voor managers rol van de informatiebeheerder Wat hebben we nodig om die problematiek aan te pakken, zowel op korte als lange termijn?

Bewustwording? waarom? blijven herhalen! in nieuwsbrieven, tijdens een afdelingsoverleg, voor een trash day, ad hoc, goede en slechte voorbeelden geven,… neem het op in het onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers Waarom zouden ze moeten tijd en energie steken in het opkuisen van hun mailbox? “Dat is tijdverlies” “Ik vind alles terug in mijn mailbox” “Mijn andere taken hebben voorrang” “Ik ga mij daar niet mee bezighouden” Daarvoor begrip tonen MAAR Zorgen dat zoveel medewerkers het belang van goed informatiebeheer; een gemeenschappelijk klassement,… snappen en het verband met hun mailbox leggen Blijven herhalen: je kan niet genoeg herhalen. Mensen vergeten snel of schenken er heel snel geen aandacht meer aan Gebruik verschillende kanalen en tijdstippen en manieren (een goed voorbeeld, een uitleg,…)

Opruimacties? VO-breed actie jaar! trash day http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle trash day focus op het opruimen van de mailbox vorm: 1 dag of een bepaalde periode zorg voor een goede voorbereiding, begeleiding tijdens de trash day en een opvolging nadien Straks meer over het jaar van de e-mail http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails

Trash day: aanpak? enkele tips: kondig op tijd aan zorg voor ondersteuning van het management waarom? hoe? duidelijke doelstelling bouw een wedstrijdelement in meer info: http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails Waarom? : leg duidelijk uit wat het probleem is en waarom er iets moet aan gedaan worden Hoe? : wat moeten ze precies doen? Hoe kunnen ze dat aanpakken? Geef praktische tips Duidelijke doelstelling: geef een duidelijk doel aan en zeg duidelijk dat het resultaat gemeten zal worden Bouw een wedstrijdelement in: motiveren http://www.bestuurszaken.be/trash-day-e-mails: tonen; zeer praktische informatie voor het organiseren van een trash day

Trash day: meten = weten? stand van zaken meten voor een entiteit of een afdeling ad hoc of evoluties meten meten voor en na een trash day voor afnemers van de GID BDA’s kunnen rapporten consulteren via Cognos ook aan te vragen via informatiemanagement@bz.vlaanderen.be

Trash day: rapporten? Mail 16: Mail 17: evolutie een individuele mailbox over een maand Mail 17: evolutie van de mailbox over een jaar, op basis van een meting elke maand.

Trash day: rapporten? Mail 28: geeft de mogelijkheid een ad hoc rapport te trekken Bepaalde datum (binnen de laatste 3 maand) Bepaalde periode (binnen de laatste 3 maand) Voor BD, entiteit, afdeling, individuen meer info: http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email

Trash day: rapporten? combineer met rapporten op het gemeenschappelijk klassement ga op een verstandige manier om met de informatie uit de rapporten beschouw de gegevens over individuele mailboxen als vertrouwelijk maak intern afspraken geef globale cijfers weer Rapporten gemeenschappelijk klassement => relevante dingen in gemeenschappelijk klassement gezet Je kan wel goede resultaten in de kijker zetten, bijv, bij het bekend maken van de resultaten van een wedstrijd. Geef anders geen info vrij over de grootte van de mailbox van collega’s, tenzij daar intern afspraken over zijn

Nieuwe gewoontes stimuleer uw collega’s onmiddellijk klasseren onmiddellijk verwijderen wat kan regelmatig opruimen linken sturen ipv bijlagen Stimuleer uw collega’s om de problematiek rond e-mail in hun achterhoofd te houden bij het dagelijks werk

Specifieke aanpak managers beheer mailbox managers grote mailboxen weinig tijd kan belangrijke informatie bevatten traject met management ondersteuners meer informatie in 2014

Rol informatiebeheer boodschap verspreiden managers en collega’s overtuigen collega’s motiveren en ondersteunen opruimacties organiseren richtlijnen doorgeven resultaten bekend maken … het resultaat vieren! Om dit alles te bereiken en te doen, is de inzet van informatiebeheerders noodzakelijk

Ondersteuning door CA informatie en advies Vo-brede sensibiliseringscampagne 2014 doel? bewustzijn problematiek verhogen concrete opruimacties en resultaten boeken het zaad voor een nieuwe omgang met e-mail in de toekomst

Ondersteuning door CA hoe? Communicatie: campagnemateriaal kennisdeling inzet informatiebeheerders wedstrijd E-mail onder controle! Wanneer het campagnemateriaal besteld kan worden (of klaar is), zullen de communicatieverantwoordelijken op de hoogte gebracht worden Info over de wedstrijd volgt later

Ondersteuning: website informatie voor informatiebeheerder e-mail gebruiker informatie over resultaten meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle De website zal verder aangevuld worden met meer informatie, goede praktijken, resultaten,…

Wat te doen? Bekijk de informatie op de website en overtuig uw entiteit om in 2014 actie te ondernemen

Wat te doen? Plan tijdens een gepaste periode een trash day Geef de data door aan de CA

Wat te doen? Maak gebruik van de geboden ondersteuning: vraag rapporten via uw BDA of de CA stel uw vragen aan de CA, uw BDA en het yammernetwerk

Wat te doen? Begeleid opruimacties en maak de resultaten en uw ervaringen bekend … en ga voor de eindwinst!

Hou de website en het yammernetwerk in de gaten! Wat te doen? Hou de website en het yammernetwerk in de gaten!

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Alles over e-mail onder controle? http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle 4 april 2017

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 4 april 2017

Vragen?

Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ Slide: 1, 4, 6, 21 Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license Attribution must be made to www.digitalbevaring.dk. Slides: 10, 12, 20