WIE KLASSEERT, DIE VINDT HEDENDAAGS DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER IN BESTUREN EN ORGANISATIES S TUDIEDAG M ECHELEN DINSDAG 5 MEI 2009

Werken met selectielijsten Selecteren en Vernietigen Joris Vanderborght

Wat is selectie? Een procedure waarbij bepaald wordt: – Wat voor eeuwig bewaren? – Wat (ooit) vernietigen?

Vernietigen? Mag dat? Grondslag Archiefwet: overheden moeten hun archieven bewaren Vernietigen mag enkel na toestemming van het Algemeen Rijksarchief

Vernietigen? Is dat nodig? Bewaren kost geld, ook digitaal Selecteren helpt om het overzicht te bewaren De informatie over selectie helpt om het werk beter te organiseren Alles bewaren is niet nodig voor het onderzoek

Instrument: Selectielijst systematisch overzicht, dat van alle documenten, reeksen en bestanden die een bepaald type instelling vormt of ontvangt bij het uitvoeren van haar taken, de definitieve bestemming (‘bewaren’ of ‘vernietigen’) vermeldt

Naam document Bijkomende identificatie Definitieve bestemming Selectie- voorwaard en Vernietigings- termijn Stukken in verband met de materiële organisatie van het examen Bv. stukken m.b.t. het vergoeden van de juryleden VZolang er beroeps- mogelijk- heid is

Doel van de selectielijst Overzicht van documentvorming bewaren en zo verantwoorde selectiebeslissingen nemen Werkinstrument voor de administratie, om pro-actief werken mogelijk te maken =>

Bevoegdheden?

Wie bepaalt…WetgeverAlgemeen Rijksarchief Administratie en archivaris van de organisatie wat er permanent bijgehouden moet worden? XX wat er permanent bijgehouden mag worden? X wanneer deze archieven naar een archiefbewaarplaats gaan? Voor de Provincies X Voor gemeenten, OCMW X wat er vernietigd mag worden?X wanneer er vernietigd mag worden? XWanneer de wetgever geen termijn opgeeft wat er gebeurt met documenten die niet voorkomen in de bestaande selectielijsten? X

Lijsten lokale besturen? Gemeenten Ocmw’s Provincies Kerkfabrieken Polders en wateringen Lokale Politie Sociale huisvestingsmaatschappijen

Praktische vernietiging

Principes Na toestemming Algemeen Rijksarchief Overheidsarchief mag nooit in handen van derden terechtkomen Vernietig zo snel mogelijk en op regelmatige tijdstippen => Voorzie een gesloten circuit van vernietiging (bv. Door afspraken met een firma)

Bijzondere situaties Schonen Gebruik van papierversnipperaars Vernietiging van digitale bestanden