WIE KLASSEERT, DIE VINDT HEDENDAAGS DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER IN BESTUREN EN ORGANISATIES Studiedag mechelen - dinsdag 5 mei 2009

Het handboek gepresenteerd Inge Schoups Stadsarchivaris Antwerpen Hoofdredacteur

Doelstellingen Een praktijkhandboek Aanreiken van oplossingen en goede voorbeelden vooral: voor de werkvloer minder/niet: voor archivarissen doel -          aanreiken van oplossingen die archivarissen of organisaties hebben ontwikkeld -          het is geen theoretisch boek -          het is geen handboek voor archivarissen, maar wel voor de werkvloer -          dat is zowel o        degene die dagelijks documenten moet behandelen o        degene die het moet organiseren Toch zijn de redactieleden professionele archivarissen in een grote of kleinere gemeente of OCMW

Onderdelen Deel I: Basisprincipes Deel II: ‘Aan de slag’ Deel III: Archiefdiensten Bijlagen in het handboek Op CD-ROM

Deel I Basisprincipes Basisregels I.1 Begrippen en regelgeving I. 2 Organisatie I.3 Instrumenten I.4 Duurzaamheid

Deel II Aan de slag II.1 Klassement opbouwen II.2 Materieel opbergen en beheren II.3 Digitaal bewaren II.4 Digitaliseren II.5 Vernietigen II.6 Overdragen II.7 Publiekswerking en dienstverlening

Deel III Archiefdiensten III.1 Organisatievormen III.2 Taken en werking III.3 Metadata en beschrijvingen III.4 Erfgoedwerking

Deel I Basisprincipes I.1 Begrippen en regelgeving Definities Levensloop Belangrijkste gevolgen * Wetgeving

Deel I Basisprincipes I. 2 Organisatie Bestuurlijke verantwoordelijkheid Archiefregeling De 4 basisinstrumenten Actiepunten Verplicht / Noodzakelijk / Wenselijk

Deel I Basisprincipes Document- en archiefbeheer houdt zich bezig met aangelegenheden zoals de beste drager of de beste vorm van documenten met werkprocessen en het ordenen van de informatie met de uiteindelijke bestemming van de informatie en documenten met maatregelen voor een zo ruim en gemakkelijk mogelijke toegang tot de informatie van de overheid; met het in stand houden van een erfgoed Document- en archiefbeheer houdt zich bezig -    met aangelegenheden zoals de beste drager die kan worden gebruikt of de beste vorm die kan worden gegeven aan documenten die door de organisatie worden opgemaakt; -    met werkprocessen en het ordenen van de informatie zodat de relevante informatie kan worden teruggevonden en zodat werkprocessen zo efficiënt mogelijk kunnen verlopen. Een document- en archiefbeheerssysteem moet de werking van de organisatie ten volle ondersteunen en is gebaseerd op de behoeften van de organisatie en haar eigen werking; -    met de uiteindelijke bestemming die aan de informatie en documenten wordt gegeven; -    met maatregelen die ervoor zorgen dat het publiek een zo ruim en gemakkelijk mogelijke toegang heeft tot de archieven van de overheid; met het in stand houden van een erfgoed dat het geheugen vormt van de organisatie en de samenleving.

Deel I Basisprincipes I. 2 Organisatie: de componenten De documenten Procedures Methodes Metadata en contextinformatie Mensen Middelen

Deel I Basisprincipes I. 2 Organisatie: een regeling een eindverantwoordelijke aanduiden het bereik bepalen - op wie zijn de regels van toepassing - welke geledingen van de organisatie Beschikken over procedures, richtlijnen en adviezen

Deel I Basisprincipes I.3 Instrumenten Selectielijsten *Klasseersystemen *Informatiebeheersplan *Registratie of inventaris

Deel I Basisprincipes I.3 Instrumenten 2 Selectielijsen Criteria voor bewaring en vernietiging Wettelijke bezwaren

De organisatie van het document- en archiefbeheer zal maar succesvol zijn wanneer de organisatie beschikt over - procedures voor het klasseren en het gebruiken van een klassementsysteem het werken met de selectielijsten het opstellen van een informatiebeheersplan het registreren van de inhoud van dossiers het correct uitvoeren van de vernietigingen van archieven het voorbereiden van overdrachten naar een archiefdienst - richtlijnen en adviezen zoals over gebruik van de juiste dragers en materialen. De organisatie van het document- en archiefbeheer zal maar succesvol zijn wanneer de organisatie beschikt over 1. procedures voor o         het klasseren en het gebruiken van een klassementsysteem o         het werken met de selectielijsten o         het opstellen van een informatiebeheersplan o         het registreren van de inhoud van dossiers o         het correct uitvoeren van de vernietigingen van archieven o         het voorbereiden van overdrachten naar een archiefdienst 2. richtlijnen en adviezen zoals over gebruik van de juiste dragers en materialen.  

Deel I Basisprincipes I.4 Duurzaamheid *Digitale duurzaamheid

Deel II Aan de slag II.1 Klassement opbouwen Van document tot klassement Digitale klassementen Registratiesystemen E-mails klasseren Een informatiebeheersplan opbouwen

Deel II Aan de slag II.2 Materieel opbergen en beheren Vuistregels voor een archiefruimte *Gebruik van materialen en dragers *Organisatie van een depot

Deel II Aan de slag II.3* Digitaal bewaren *Gebruik van formaten en dragers *Organisatie van een digitaal depot

Deel II Aan de slag II.4 Digitaliseren Modellastenboek voor uitbesteding van digitalisering *Workflow bij digitaliseren en scannen

Deel II Aan de slag II.5 Vernietigen Wanneer vernietigen Praktische uitvoering van vernietigingen

Deel II Aan de slag II.6 *Overdragen

Deel II Aan de slag II.7* Publiekswerking en dienstverlening niet beslissen of we een archief hebben: we hebben er een of we het willen of niet. De keuze is we zitten ermee opgezadeld of wat kan het betekenen voor mijn organisatie