Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) AgODi Opleiding voor schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inleiding (1) SCHOLENMATERIE  Doel van deze cursus?  ABC voor beginners  Hoe is de cursus opgebouwd?  Communicatiestroom tussen school en AgODi  Processen tijdens een schooljaar. Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inleiding (2)  Onderwijsketting Leerlingen Leerlingenadministratie en het leerlingendossier -> Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier -> Afdeling personeel basisonderwijs en CLB Personeel

AgODi Terminologie (1) Instellingsnummer en instellingsstructuur of hoofdstructuur: instellingsnummer hoofdstructuur NIS-code Soort instelling en IM 4Opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (2) Wat is een instelling/school/niveau/vestigingsplaats / administratieve groep? BV. basisschool “De Ballon” voor gewoon onderwijs instellingsnummer 15  Administratieve vestigingsplaats 1 (= administratieve zetel van de school): Kerkstraat 9 in Antwerpen  Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 111 −Administratieve groep: kleuterklas  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 −Administratieve groepen: 1 ste lj, 2 e lj, 3 e lj  Vestigingsplaats 2: Kaartweg 6 in Antwerpen  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 211 −Administratieve groepen: 4 e lj, 5 e lj, 6 e lj opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (3) Wat is een BO-school /type /pedagogische eenheid of leerlingengroep? Bv. basisschool “Het Zonnetje” voor buitengewoon onderwijs instellingsnummer 16  Administratieve vestigingsplaats 1: Spijkerstraat 9 in Gent  Niveau kleuteronderwijs – hoofdstructuur 121 −Administratieve groep kleuterklas type 4* – PE1, PE2  Niveau lager onderwijs – hoofdstructuur 221 −Administratieve groepen: lager ond. type 4 en type 8* – PE1, PE2, PE3, PE4 *Type 4 en type 8 -> zie BO-types PE = pedagogische eenheid opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (4) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types:  type 1 - licht mentale handicap;  type 2 - matige of ernstige mentale handicap;  type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen;  type 4 - fysieke handicap;  type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium;  type 6 - visuele handicap;  type 7 - auditieve handicap;  type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (5)  Programmatie van een school: oprichting  Herstructurering van een school: wijziging in de structuur van een school door oprichten/afschaffen van een vestigingsplaats/niveau (+ in BO: wijziging op vlak van leerlingengroepen en/of types)  Fusie van scholen : de samenvoeging tot één (nieuwe) school van twee of méér scholen  Teldag (1 ste schooldag van oktober/februari)  Instapdag (1 ste schooldag na zomer-, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie, 1 ste schooldag februari en na hemelvaart) opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (6)  BAO: basisonderwijs  AN: anderstalige nieuwkomers  GAN: gewezen anderstalige nieuwkomers  GOK: gelijke onderwijskansen  SES: socio-economische status  SOL: speciale onderwijsleermiddelen  LVB: levensbeschouwelijke vakken  CLB: centrum voor leerlingenbegeleiding  KR: klassenraad  … opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (7)  GON: geïntegreerd onderwijs  samenwerking tussen gewoon en BO  voor leerlingen met handicap en/of leer- en opvoedingsmoeilijkheden  volgen les in gewoon onderwijs  met hulp vanuit het buitengewoon onderwijs  begeleiding kan niveau-overschrijdend  ION: inclusief onderwijs (enkel type 2) opleiding schoolsecretariaten

AgODi Terminologie (8)  OAH: Onderwijs aan huis  TOAH Tijdelijk onderwijs aan huis  POAH Permanent onderwijs aan huis  onderwijsverstrekker: leerkracht  Huisonderwijs  kiezen voor huisonderwijs of onderwijs in een school  onderwijsverstrekker: ouders/derden opleiding schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten Gegevensdoorstroom (1)  Hoe gebeurt de communicatie?  Zendingen  Formulieren  Dienstbrieven  -> nazicht formulier BAO ‘Algemene gegevens’!  Telefoon -> contactpersonen AgODi- website

AgODi opleiding schoolsecretariaten Gegevensdoorstroom (2) Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig- heden Doorgeven schoolgegevens Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-en BKL- formulieren Leerplichtcontrole Verificatie Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen en Discimus 13

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inschrijving (1)  Inschrijving leerling  Schriftelijk akkoord van de ouders met pedagogisch project en schoolreglement  Inschrijvingsregister(s) = verplicht werkinstrument voor elke school!

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inschrijving (2)  Info:  Wetwijs ‘inschrijvingen leerlingen’  Regelgeving omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’omzendbrief BAO/2012/01 ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het BaO’

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inschrijving (3)  Toelatingsvoorwaarden  Leeftijd & afwijking na advies CLB en klassenraad −Aanwezigheid in kleuteronderwijs of taalproef voor 5- en 6-jarigen in lager onderwijs  Inschrijvingsverslag (attest en protocol) voor buitengewoon onderwijs  Info:  Wetwijs ‘Toelatingsvoorwaarden’

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inschrijving (4)  Inschrijvingsdocumenten: o.a.  identiteitsbewijs (rijksregisternummer!)  attest trekkende bevolking  attest thuisloos/plaatsing coëff. 1,5  formulier keuze levensbeschouwelijke vakken  formulier leerlingenkenmerken  verklaring ivm onthaalonderwijs … Formulieren laten ondertekenen én dateren!

AgODi opleiding schoolsecretariaten Inschrijving (5)  Registratie in de databank  Stamboek  Uniek stamnummer  Begindatum & instapdata (< 3-jarigen gewoon ond)  Uitprint voor verificateur  Overzichtslijst met leerlingenaantallen  Info  Wetwijs ‘Controle leerlingen in het gewoon/buitengewoon onderwijs’

AgODi opleiding schoolsecretariaten Leerlingenzendingen (1) Zending eerste drie schooldagen Zending 1 oktober GON-zending Zending 30/06 kleuter- aanwezigheden Zending 1 februari Zendingen problematische afwezigheden 19

AgODi Leerlingenzendingen (2)  Algemeen principe: Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending! (-> 3/9, 1/10, 1/2, 30/6 – uitz. zending probl. afwez.)  Terugzendingen  Info over doorgestuurde gegevens: Leerlingenaantallen + alle details  Info over de verwerking v/d zending: Verwerkt? Fouten?  Extra: leerlingenkenmerken, rijksregisternummers opleiding schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten Leerlingenzendingen (3) Info: Wetwijs ‘Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs’ Gewoon onderwijs: Antwerpen: Brussels Hoofdstedelijk Gewest: Limburg: Oost-Vlaanderen: Vlaams-Brabant: West-Vlaanderen: Buitengewoon onderwijs:

AgODi Discimus (1) Situering:  Vraag van de minister naar realisatie van een geïntegreerd systeem voor registreren en opvragen van  inschrijvingen  afwezigheden  attesten  schoolloopbanen  kenmerken van leerlingen…  Vraag van scholen om meer gegevens uit te wisselen op het moment dat ze nodig zijn… opleiding schoolsecretariaten

AgODi Discimus (2) Deelnemers:  Gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs, uitgezonderd type 5  Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s)  Latere fase  Buitengewoon onderwijs type 5  Deeltijds kunstonderwijs  Syntra opleiding schoolsecretariaten

AgODi Discimus (3)  Automatische uitwisseling van gerealiseerde in- en uitschrijvingen  Dus geen weigeringen en geen aanmeldingen  Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar  Ontbrekende rijksregisternummers en BIS-nummers kunnen worden opgevraagd via het schooladministratiepakket  Vanaf schooljaar 2013 – 2014:  Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens −Vanaf februari 2013 kunnen scholen dit al uittesten −Raadplegen van aan- of afwezigheidsgegevens  Uitwisseling van leerlingenkenmerken, … opleiding schoolsecretariaten

AgODi Discimus (4)  Eén omzendbrief voor basis- én secundair onderwijs  Contactpersonen in afdelingen ‘scholen’  Lijst van FAQ’s voor scholen Link: DISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelenDISCIMUS – Een toekomstgericht manier om gegevens uit te wisselelen  Scholen krijgen ook via Schooldirect info opleiding schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten Schoolveranderingen (1)  Schriftelijk na 1 ste schooldag van september  Nieuwe school zorgt dat documenten OK zijn  Aangetekend  Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na melding  Getekend en gedateerd ontvangstbewijs  Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag na ontvangstmelding

AgODi opleiding schoolsecretariaten Schoolveranderingen (2) Voorbeeld ter verduidelijking:  Een kleuter is vanaf 1 ste schooldag september ingeschreven in school A maar was er nog niet aanwezig. Na de paasvakantie start hij in school B. Pas de 1ste schooldag na deze vakantie worden de documenten ingevuld. -> School B stuurt ‘melding schoolverandering’ naar school A. -> Kleuter telt niet mee voor instap na de paasvakantie.

AgODi opleiding schoolsecretariaten Aanwezigheden (1)  Codes kleuteronderwijs  L = te laat gekomen  A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie)  Vertikaal streepje (l) = aanwezig (…)  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!  Evt. subtotalen bij kleuters ifv de toelatingsvoorwaarden lager onderwijs

AgODi opleiding schoolsecretariaten Aanwezigheden (2)  Codes lager onderwijs  Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts)  Code H bij revalidatie + revalidatiedossier  Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… −mits officieel doc./verklaring ouders  Andere codes zoals Q, S, P, O, … −mits attest én toestemming directie!  Code B bij ongewettigde afwezigheid + begeleidingsdossier (…)

AgODi opleiding schoolsecretariaten Aanwezigheden (3)  Info:  Wetwijs ‘Aanwezigheden’  Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’ BAO/2002/11BAO/2002/11 - Omzendbrief ‘Aanwezigheden in het basisonderwijs’

AgODi opleiding schoolsecretariaten Klasseren  Algemene regel: op stamnummer  Inschrijvingsdocumenten  Formulieren leerlingenkenmerken (GOK- formulieren)  Inschrijvingsverslagen (BO-attesten en protocols)…  Afwezigheidsattesten: Chronologisch geklasseerd per leerlingengroep en per leerling  Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken: Op stamnummer of alfabetisch per leerlingengroep

AgODi opleiding schoolsecretariaten Verificatie (1)  O.a. controle van de leerlingengegevens  Inschrijvingsregister en -documenten  Stamboekregister  Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen  Aanwezigheidsregisters, begeleidings- en revalidatiedossiers …  Na afspraak zodat documenten vooraf kunnen klaargelegd worden  Verificatieverslag

AgODi opleiding schoolsecretariaten Verificatie (2)  Info:  Wetwijs thema ‘Controle…’ of ‘Verificatie’  Regelgeving:  Omzendbrieven: BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/04 BaO/2006/05  Bijlagen en linken!

AgODi opleiding schoolsecretariaten Omkadering (1)  Lestijdenpakket op schoolniveau  LT volgens de schalen: op basis van schoolkenmerken  SES-LT: op basis van leerlingenkenmerken −Taal −Opleiding moeder −Schooltoelagen  Aanvullende LT (LT voor godsdienst, niet- confessionele zedenleer en cultuurbeschouwing, LT OAH …)

AgODi Omkadering (2)  Uren- en puntenpakketten op schoolniveau  Uren kinderverzorging….  Punten ICT en administratieve ondersteuning (punten zorg enkel voor scholen die niet in scholengemeenschap zitten)  Puntenenveloppen op niveau scholengemeenschap (punten zorg en stimulus)  + GON-eenheden, GOK-LT in BO (…) opleiding schoolsecretariaten

AgODi Werkingstoelagen (1)  Werkingsbudget  Nascholing  Geïntegreerd onderwijs  ICT-coördinatoren  Anderstalige nieuwkomers  Vervoerskosten OAH, gemeenschapsbijdrage, ION-toelage  Omzendbrief BAO/2002/04 – Overzicht toelagen opleiding schoolsecretariaten

AgODi Werkingstoelagen (2)  Timing  voorschot : januari (50%)  saldo: juni (50%)  derde schijf: afhankelijk van begrotingscontrole  Bestaat uit drie delen:  Objectieve verschillen (niet voor VGO)  Leerlingenkenmerken  Schoolkenmerken (= basisfinanciering) opleiding schoolsecretariaten

AgODi Werkingstoelagen (3) Leerlingenkenmerken −Taal -> ifv omkadering én toelagen −Opleiding moeder-> ifv omkadering én toelagen −Schooltoelagen-> ifv omkadering én toelagen −Buurt-> enkel ifv toelagen Schoolkenmerken (= basisfinanciering) −niveau van de school −leerlingenaantal op de teldatum −(1e schooldag van februari schooljaar X-1 of 1e schooldag van oktober schooljaar X) opleiding schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten Schoolbeheerteam (SBT)  Behandeling van dossiers en aanvragen:  Dienstbrieven  Programmaties, herstructureringen, fusies  Wijzigingen schoolgegevens −naam directie − adres …  Aanvragen tijdelijk/permanent onderwijs aan huis  Berekeningen LT instapklassen, AN, GAN  Verwerking documenten ivm aanwending omkadering  …

AgODi BAO’s Gewoon basisonderwijs  BAO-formulieren:  BAO ‘Algemene gegevens’ oa ivm structuur van de school  ‘Jaarlijkse inlichtingen’ ivm de aanwending van de omkadering  Herberekening in het kleuteronderwijs  Aanvraag lestijden onthaalonderwijs (…)  Invullen van de BaO-formulieren van 06/10/03 (BaO/2003/04)BaO/2003/04 opleiding schoolsecretariaten

AgODi opleiding schoolsecretariaten BKL’s Buitengewoon kleuter- en lager onderwijs  Invullen van de BKL-formulieren  Aanwending van het lestijden-, uren en puntenpakket in de BO-school/internaat  Berekening urenpakket internaten  … Ook BAO Algemene gegevens  Omzendbrief ‘Invullen van de BKL-formulieren’‘Invullen van de BKL-formulieren’ BaO/2003/05 van

AgODi opleiding schoolsecretariaten Contact   Contactpersonen Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi), o.a.  Dossierbeheerder schoolbeheerteam  Dossierbeheerder werkstation  Verificateur (…)