Oude koeien uit de sloot halen: Digitale informatie bij de overheid en Microfilm als oplossing voor langdurige opslag Bart Hekkert Trainee Informatiespecialist

Alsoo hy van een yeder (vers) die hy maeckte, meer als vijf-en-twintig copieerde, en uytdeelde, (..) Miquel de Cervantes Saavedra, Den verstandigen vroomen Ridder, Don Quichot de la Mancha (3e dr. 2 dln. Amsterdam, 1696, vertaald door L. van Bos).

Presentatie Doel Monnikenwerk Recordmanagement en opslag van digitale informatie Microfilm voor langdurige opslag Conclusie

Doelstelling Ad van Heijst, ‘De strijd om het behoud van informatie is van alle tijden’: Website Inforoads.blogspot.nl (04-03-2014) Hoe ging men vroeger om met recordkeeping- problemen en hoe gebeurt dit tegenwoordig bij de overheid mbt digitale informatie. Is de Microfilm de aangewezen methode van langdurige opslag?

Monnikenwerk Papyrusrol: 70 jaar te bewaren Perkament: langere houdbaarheid Bodmer-papyrus: ca. 200 na Christus Lancelotcompilatie. Brabant, ca. 1320. 

Christendom: Kloosters als centra van kopiisten

Toename vastlegging informatie vanaf de 15e eeuw: Boekdrukkunst 19e- 21e eeuw: Uitwisseling informatie neemt enorme vlucht: Telefonie Telegraaf Radio Televisie Computer Internet Smartphones/ Social media

Recordmanagement en opslag van digitale informatie Verschuiving in DIV-wereld: Papier -> digitaal Archiefbewaarplaats -> e-depot Samenwerking binnen overheid: Archiefconvenant 2012-2016 Digitalisering Langdurige opslag: PDF(/A), XML Risico’s uitsluitend digitaal opslaan!

Microfilm: Dé oplossing voor langdurige archivering? Voordelen: Digitale bestanden eenvoudig over te zetten Gestandaardiseerd en eenvoudig te lezen Lang te bewaren Verouderingsproces eenvoudig te controleren Opslag neemt weinig ruimte in. Manipulatie complex Er hoeft niet voortdurend nieuwe apparatuur en software te worden aangeschaft. Informatie wordt fysiek bewaard: Informatie minder toegankelijk -> Internet Archive

Nadelen: Verlies van informatie Doorzoekbaarheid complex Vastlegging microfilm: arbeidsintensief Hoge kosten op korte termijn Digitaal -> Microfilm kan niet altijd: Multimedia CAD/ GIS Leesbaarheid niet gegarandeerd

Voordelen versus Nadelen De opslag van archiefbescheiden op microfilm kan dan ook enkel als tijdelijke archiveringsoplossing worden toegepast, in afwachting van een volwaardige digitale archiveringsprocedure

Conclusie Uitwisseling informatie van alle tijden Net als de problemen van langdurige opslag Gevaren Digitalisering: Vluchtigheid Snelle ontwikkeling soft- en hardware Cybercriminaliteit Microfilm oplossing langdurige opslag? Lange conservering, eenvoudig te lezen, op lange duur kostenbesparing(?) Maar: beperkte toegankelijkheid, verlies gegevens, hoge kosten op korte termijn Microfilm biedt slechts een tijdelijke oplossing. Beter om te wachten op alternatieven of ontwikkelen van eigen methoden.

Bibliografie M. de Cervantes Saavedra, Den verstandigen vroomen Ridder, Don Quichot de la Mancha (3e dr. 2 dln. Amsterdam, 1696, vertaald door L. van Bos). Archiefconvenant en Programma Archief 2020: Website van het Nationaal Archief: http://www.nationaalarchief.nl/archief-2020/programma-archief-2020 (laatst bekeken op 20-04-2014). Digitalisering: Website van de Koninklijke Bibliotheek: http://www.kb.nl/expertise/digitalisering/databank-digitale- dagbladen/selectieproces (laatst bekeken op 20-04-2014). E-david handboek op de website van E-david: http://www.edavid.be/davidhandboek/ (laatst bekeken op 20-04-2014). Heijst, Ad van, ‘De strijd om het behoud van informatie is van alle tijden’ (4 maart 2014. Website Inforoads: http://inforoads.blogspot.nl (laatst bekeken op 18-04-2014). Rimkus, Kyle,Thomas Padilla, Tracy Popp en Greer Martin, ‘Digital Preservation File Format Policies of ARL Member Libraries: An Analysis’, D-Lib Magazin vol. 20, nr. 3/4 (maart-april 2014). Op de website van D-Lib Magazin: http://www.dlib.org/dlib/march14/rimkus/03rimkus.html (laatst bekeken op 20-04-2014). Timmerhuis, Frans , Handboek praktisch archiefbeheer (Delft 2010).