Beleidsregel vervanging archiefbescheiden Provincie Zuid-Holland 2008 DIV regiobijeenkomst 6 november 2008

Voor wie geldt deze beleidsregel? Alle gemeenten in Zuid-Holland Alle gemeenschappelijke regelingen Waterschappen in Zuid-Holland Politieregio’s in Zuid-Holland

Eén regel voor alle vormen van vervanging Digitalisering & Verfilming

Vervanging Reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de orginelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden.

Vervanging in de Archiefwet artikel 7 Archiefwet 1995: Vervanging mag, maar voor te bewaren stukken is machtiging (goedkeuring) van Gedeputeerde Staten nodig. artikel 6 Archiefbesluit 1995: Vervanging moet geschieden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verschil tussen B en V B V Zorgdrager is bevoegd   Zorgdrager moet besluit nemen   Besluit moet gepubliceerd worden   Reproducties juist en volledig   Archivaris moet (positief) adviseren   GS moeten goedkeuren  –

Wat is de beleidsregel digitale vervanging? Beschrijving van de manier waarop Gedeputeerde Staten ( en de Provinciale Archiefinspectie) een machtigingsverzoek zullen behandelen Omvat procedurele, formele en inhoudelijke elementen

Handboek Digitalisering Vormt de kern van de vervangingsaanvraag. Bevat: Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces Beschrijving van de technische inrichting

1. De te vervangen archief-bescheiden Vorm, structuur en inhoud van archiefbescheiden Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de archiefbescheiden worden of werden ontvangen of opgemaakt De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijs-zoekenden en historisch onderzoek

2. Inrichting van het vervangings-proces Voorbereiding documenten / dossiers Scanproces Registratieprocedure Opname in het beheersysteem Kwaliteitsprocedures Vernietigingsprocedure van vervangen analoge ‘orginelen’

3. Technische Inrichting Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Kwaliteit van de reproducties - Gedrukte teksten - Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc.

Kwaliteitsprocedures Leesbaarheid Volledigheid Begrijpbaarheid Authenticiteit Vindbaarheid Duurzaamheid Beheerbaarheid

Leesbaarheid Scherpte Contrast Kleurkwaliteit Resolutie Belichting

Volledigheid Alle documenten Alle pagina’s, voor- en achterkant Alle bijlagen Alle kleuren

Begrijpbaarheid: context Samenhang met andere documenten duidelijk? Herkomst, status duidelijk?

Authenticiteit Zijn de reproducties wat ze beweren te zijn? Is verifieerbaar welke beheerhandelingen er mee zijn uitgevoerd? • Beeldcorrecties uitgevoerd door de scansoftware • Manipulaties tijdens het vervangingsproces

Vindbaarheid Zijn er voldoende en goede zoekkenmerken aan de reproducties gekoppeld? Zijn deze onverbrekelijk en uniek met de documenten verbonden?

Duurzaamheid Bestandsformaat: gedocumenteerd en open? Metadata over noodzakelijke representatie-software

Beheerbaarheid Opgenomen in beheerapplicatie? Doelmatige ordening tbv autorisatie, selectie/vernietiging? (denk aan scanning in multipage PDF)

Elementen plan van aanpak! Eisen aan vorm, inhoud, structuur, context vaststellen Technische eisen beeldkwaliteit vaststellen (leesbaarheid) Metadataschema ontwerpen (vindbaarheid, begrijpbaarheid) Bestandsformaat kiezen en documenteren (authenticiteit, duurzaamheid) Systeemomgeving documenteren (authenticiteit, duurzaamheid) Controleregime ontwerpen ( intern/extern) en documenteren van het proces (authenticiteit, volledigheid)

Rol van de Groene Hart archiefinspectie Beleidsregel Prov. Archiefinspectie art. 5: Toetsen of reproducties in goede, geordende en toegankelijke staat kunnen worden beheerd en overgebracht. Adviseren zorgdrager over de voorgenomen vervanging.

Vragen?