RODIN Regio’s Zaanstreek en Waterland 23 november 2011 Provinciale Archiefinspectie Noord-Holland Marianne Loef

Hoe beheer ik digitaal? Normen en werkelijkheid

Waarom? Steeds meer ‘digital born’ archiefstukken Vervanging dmv digitalisering 

Steeds meer digitale, te bewaren originelen E-depots nog in ontwikkeling Daarop wachten niet verantwoord......!

Ontstaan en beheer digitale archieven RMA Digitale archieven niet alleen in RMA en/of DMS Ook in verticale applicaties!

Wat is een digitale beheeromgeving? Het geheel van: Mensen Procedures en processen Middelen Hardware Software En: natuurlijk de gegevens met de metadata

Wie zegt dat? OAIS (NASA) ISO 14721 TRAC VS- ED3 NL DRAMBORA EU ICT NORMEN NEN-ISO/IEC 27002 INK MODEL KWALITEITSZORG NEN 15489 INFORMATIE & DOCUMENTATIE ARCHIEFWET ARCHIEFREGELING (2010) NEN 2082 BASELINE RIJKSOVERHEID BASELINE PROVINCIES EN GEMEENTEN ETCETERA

Wat heb ik nodig als rode draad? Géén nieuwe eisen!!! Een handvat als start: nieuw Referentiekader De belangrijkste eisen op een rijtje In het Nederlands Bruikbaar voor gemeenten, overheden bij opbouw Bruikbaar voor toezichthouders en auditors

Ontstaan RODIN Samenwerking drie disciplines: Archiefinspecties LOPAI en WGA ICT auditor en Procesauditor, beiden van Het Expertise Centrum Stappen: Verzamelen bestaande eisen en normen Keuzen maken en bundelen Concept voorgelegd aan gemeenten → commentaar verwerkt

RODIN:REFERENTIEKADER OPBOUW DIGITAAL INFORMATIEBEHEER Uitkomst werkgroep RODIN:REFERENTIEKADER OPBOUW DIGITAAL INFORMATIEBEHEER 30 eisen in drie onderdelen: 1. Beleid en organisatie (7 eisen) 2. Informatiebeheer (14 eisen) 3. ICT-beheer en -beveiliging (9 eisen)

Hoe gebruik ik RODIN? Als eerste zelftoets: doe ik het goed? Ben ik in control? Welke risico’s loop ik? Hoe ga ik die risico’s verminderen? Is een RODIN eis niet duidelijk? Dan kijk ik in de bron!

RODIN 1.1 Vastgesteld beleid 1.3 Beschreven procedures 1. beleid en organisatie (management) 1.5 Verantwoordelijkheden belegd 1.6 Voldoende geld 1.7 Voldoende en goed personeel 2. systeem-functionaliteit en systeeminrichting Niet alleen DMS ! (Informatiebeheer/architect) 2.1 Ordeningsstructuur nodig 2.4 Metadataschema nodig 2.7 Geschikte bestandsformaten, open formaten RODIN 2.8 Koppeling document/dossier en metadata continu intact 2.13 Bescherming koppeling tussen documenten/dossiers 3. ICT-beheer en –beveiliging (ICT) 3.1 Systematische risico-analyse 3.2 Beveiligingsplan 3.6 Controle op werking back-ups en herstelplan

Pagina uit RODIN

Enkele voorbeelden: Beleid en organisatie 1.1 de organisatie heeft een door het bestuur/management vastgestelde informatiestrategie en/of informatiebeleid, aansluitend op de geformuleerde organisatiedoelstellingen Daaronder: C. Bewaarstrategie inzake conversie, migratie 1.6 de organisatie heeft een meerjarenbegroting voor de digitale beheeromgeving

Enkele voorbeelden 2. Informatiebeheer 2.1 Alle digitale archiefstukken (documenten) worden geklasseerd op basis van een ordeningsstructuur 2.5 metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend met behulp van standaard woordenlijsten 2.7 digitale archiefstukken worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard

Enkele voorbeelden 3. ICT-beheer en beveiliging 3.1 Systematische risico-analyse voor data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen 3.2 Beveiligingsplan gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn 3.9 Eisen aan de serverruimte

Pilot gemeente Heemstede 2010-2011 Vragen in deze pilot te beantwoorden: 1. Is RODIN bruikbaar? 2. Voldoet de gemeente aan RODIN? Onderzoek door drie disciplines: archiefinspectie provincie Noord-Holland archiefinspectie Noord-Hollands Archief ICT auditor en procesauditor Het Expertise Centrum in samenwerking met de gemeente

Pilot gemeente Heemstede 2010-2011 Stappen: Aankondiging en afspraak Documentatie opvragen en bestuderen Interviews en demonstratie, uitwerken en voorleggen Concept beoordeling op 30 punten Bespreking concept met gemeente Eindverslag met aanbevelingen Evaluatie 1. met gemeente 2. onderling met auditteam

Ervaringen van het auditteam RODIN is bruikbaar, maar let op: Reikwijdte van je onderwerp: niet alleen DMS/RMA Totale doorlooptijd niet te lang! Interviewen is een vak! Geen kant en klaar metadataschema beschikbaar Gebruikersvriendelijkheid van systemen niet in RODIN

Ervaringen van auditteam en gemeente De gemeente voldoet aan RODIN! Let op: Alle digitale archieven in het DMS? Beschrijf het informatiebeleid, processen en procedures Nog niet alle opties van het DMS werden benut Beschrijf toegestane bestandsformaten Beschrijf de back-up procedure en controle daarop Blijf performance DMS verbeteren

TOTAALPLAATJE NU DIGITAL ANALOOG BORN DIGITALE BEHEEROMGEVING RODIN SCANNEN E- DEPOT ?

TOTAALPLAATJE TOEKOMST ANALOOG DIGITAL BORN DIGITALE BEHEEROMGEVING RODIN SCANNEN E- DEPOT ED3

WAT WORDT DE PRAKTIJK IN NOORD-HOLLAND?