Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007 DMS, Midoffice en Oss Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007
Voorstellen Harm van der Toolen Adviseur Informatievoorziening Afdeling BICT
Voorgeschiedenis PrOSSessor 2002 ICT beleid Oss gaat klantgericht en bedrijfsmatig werken ICT beleid Klant bepaalt kanaal Inzage in afhandeling 7 x 24 beschikbaar Plaatsonafhankelijk
Realisatie Klantgericht Bedrijfsmatig Organisatie Telefonische dienstverlening Digitale dienstverlening Bedrijfsmatig Digitalisering bedrijfsvoering
Digitale dienstverlening Nieuwe website Bestuurlijke informatie Productencatalogus Digitaal loket eFormulieren
Digitale dienstverlening eFormulieren Elektronisch betalen DigID Prefill
Digitalisering bedrijfsvoering Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemen van een document management systeem voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.
Document management systeem Realisatie Procesgewijze inrichting Volledige digitale dossiervorming Digitale archivering Substitutie
Document management systeem Niet vervangen bestaande backoffice- systemen / WFM digitaliseren van “de post” digitaliseren van het bestaande archief
Invoering DMS Europese aanbesteding Implementatie 3 pilot-processen Evaluatie Afgeleide processen Vervanging Post&Archiefsysteem Inrichting overige processen
Procesgewijze aanpak Beschrijving procesgang Documenttypes Registratiekenmerken en -scherm Autorisaties Koppelingen met subjectgegevens Koppelingen met backoffice-systemen Dossier- en archiefopbouw
Evaluatie Positief verbeterde structuur en volledigheid dossiers afname fysiek archiefbeheer (op termijn) verbeterde beschikbaarheid documenten en dossiers gelijktijdig gebruik in meerdere processen
Evaluatie Leerpunten lastiger te doorzoeken / vergelijken (daardoor) nog geen afnemend papierverbruik capaciteit voor registratie door procesafdelingen
En toen . . .
. . . de Midoffice Schakel tussen Digitaal Loket en backoffice systemen Automatisch routeren van gegevens en documenten 7 x 24 beschikbaar stellen van relevante referentiegegevens zaakgegevens documenten Voor klanten en medewerkers
De Midoffice Realisatie Procesgewijze invoering Volledige dienstverleningsproces Generieke statussen met documenten WFM voor eenvoudige processen
De Midoffice Niet Vervanging huidige WFM in de backoffice
Invoering Midoffice Europese aanbesteding (voorjaar 2007) Implementatie (najaar 2007) Pilot-proces
De Midoffice volgens Oss
Frontoffice kanalen Functionaliteit Pre-fill en Routering Referentie Status- en Contactinformatie Digitalisering (Vak-) applicaties Basisgegevens Midoffice
Oss goes OSS ! Dank voor uw aandacht ! h.van.der.toolen@oss.nl