Transparantie en eenduidigheid in Portfoliomanagement Albert van Holthoon Coachentrain B.V.

Definitie volgens de Vandale Portfolio is het geheel van activiteiten van een onderneming.

Gartner Magic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003 ‘Applications for project portfolio and resource management can boost team performance, and enable IT management and others to access real-time data via dashboards for prioritization and rapid decision making’. ‘By 2006, more than 50 percent of all project portfolio management functions will be packaged as flexibly configurable, modular Web services.’ ‘Enterprises will continue to reduce the number of tools needed to manage IT and other project portfolios, in part to provide quicker visibility via direct rollup and analysis of portfolio data.’

Gartner Magic Quadrant for Project Portfolio Management, 2003

Agenda  Bureau Heffingen  Verbeterprogramma  Knelpunten Planning en Control  Oplossings voorstel  Implementatie aanpak  Stappen (1 – 4)  Valkuilen (techniek, menselijke kant)  Status nu  Nog te gaan

Bureau Heffingen Bureau Heffingen is een agentschap van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Het geeft uitvoering aan wet- en regelgeving voor verantwoord mineralengebruik en beperking van mestproductie. Bureau Heffingen voert deze werkzaamheden uit door het vertalen van de wet naar heldere formulieren, toelichtingen en brochures. Via formulieren verzamelt, verwerkt en beheert Bureau Heffingen gegevens over grond, dieren, mineralen en mest. Hierbij maakt het gebruik van de modernste technieken op het gebied van automatisering en communicatie.

Besturing en beheer processen Besturing en beheer processen  Unit Jaarplan proces.  Unit Planning en Control proces.  Unit maandrapportage proces. Projectmanagement proces Projectmanagement proces  Prince 2  Ms Project

Maandrapportage Maandrapportage BHF Jaarplan UREN Financ. Bedrijfsbureau BHf ABTer/ICT PLCMPlanners ContractenVerlof/ziek Medewerkers Connect Clusterplan Clust.plan Bonnen Project/Werkplan Bonnen (Knelpunten) Schema

Maandrapportage Maandrapportage BHF Jaarplan UREN Financ. Bedrijfsbureau BHf ABT/PL/CoorCM/AMPlanners ContractenVerlof/ziek Medewerkers Connect Clusterplan Clust/werk.plan Bonnen Project- en werkplanningen Ms Project Database STAP 1

Maandrapportage Maandrapportage BHF Jaarplan Financ. Bedrijfsbureau BHf ABT/PL/CoordCM/AMPlanners ContractenVerlof/ziek Medewerkers Connect Clusterplan Clust./werkplan Bonnen Project- en werkplanningen Ms Project Database STAP 2

Maandrapportage Maandrapportage BHF Jaarplan Financ. Bedrijfsbureau BHf ABT/PL/CoordCM/AMPlanners ContractenVerlof/ziek Medewerkers Connect Bonnen Project- en werkplanningen Ms Project Database STAP 3

Maandrapportage Maandrapportage BHF Jaarplan Financ. Bedrijfsbureau BHf ABT/PL/CoordCM/AMPlanners ContractenVerlof/ziek Medewerkers Connect Bonnen Project- en werkplanningen Ms Project Database STAP 4

Knelpunten Knelpunten  Diversiteit in processen en tooling –Bevoegdheden/verantwoordelijkheden onduidelijk –Onbekendheid met proces (opleiding en communicatie)  Meerdere onafhankelijke subadministraties –Handmatig bijgewerkt  Urenverantwoording niet gekoppeld aan (sub)administratie  Project- en procesmatig werken nog niet geland  Inhoud van rapportages niet eenduidig vastgesteld

Oplossingsvoorstel Oplossingsvoorstel  Oplossingsdoelstelling –Consistentie en actualiteit van Planning & Control proces verhogen –Verhogen van de efficiency van dit proces  Te bereiken resultaat –Hernieuwde processen vastgelegd (niet te veel wijzigen)  Afspraken vastgelegd en gecommuniceerd  Functies/taken beschreven en betrokkenen opgeleid –Één basis-administratie voor regulier werk, releases en projecten  Gekoppeld aan één resource-administratie (beschikbaarheid/uren)  Deze administratie geeft actueel inzicht in de (financiële) status van afdeling en projecten  en is daarmee ook de basis voor maand- en jaarrapportage  Planning en control ‘niet alleen achteruit- maar ook vooruit kijken’ (operationeel, tactisch etc.)

Implementatie aanpak Implementatie aanpak  Uitgangspunten/Randvoorwaarden bij aanpak –Consistentie van administratie dient t.a.t. geborgd te blijven –Beheersbaarheid van traject is hoofdprioriteit oftewel continuïteit van het proces moet geborgd zijn –Medewerkers gaan in één systeem uren schrijven  Gefaseerde aanpak –Huidige situatie beschreven voor I&I en Logistiek

Stap 1 Stap 1  Processen (opnieuw) beschreven. –Niet opnieuw het wiel uitgevonden! –Rollen en verantwoordelijkheden onder de aandacht gebracht.  Vervangen bestaande werkplannen en projectadministraties door één basisadministratie. –Eenduidigheid –Flexibel detailniveau –Verschillende invalshoeken

Stap 2 Stap 2  Invoeren resource- en uren-administratie –Ms Project Server (EPM)  ‘Enterprise Resource Pool’. –Via Web Access tijdschrijven in MS Project Server.

Stap 3 Stap 3  Vervanging van bestaande clusterplannen/maandrapportages –Vanuit 1 basis administratie worden de maandrapportages opgesteld.

Stap 4 Stap 4  Automatiseren Interfaces –Gewenste werkelijkheid  Invoeren Dashboard –Portfolio views (geld, tijd, voortgang, afwijkingen, risico’s etc.)

Valkuilen Valkuilen  Techniek –Nieuwe techniek (weinig ervaring)  Olap cube  Performance  Niet synchroon lopen ‘actual work’ Web Acces Ms Project  Menselijke kant –Acceptatie gebruikers –Verschillende methodes van plannen –Verschillen in detailleringsniveau van plannen

Status nu Status nu  EPM wordt wel gebruikt maar niet zoals oorspronkelijk bedoeld. –Nu nog puur als uren administratie systeem. –Acceptatiegraad van het systeem is zeer laag.

Lessons Learned Lessons Learned  Wees geen ‘early adaptor’  Neem de tijd om te testen en te implementeren.

Vragen ? Vragen ?