Nuttig gebruik van social media bij IPMA en eigen projecten / werkpraktijk Inzicht krijgen in toegevoegde waarde van Social Media voor efficiënter Werken, Leren en Kennis delen 1

Jean In het Panhuis 2

Het zit ‘m in simpele dingen. Het communiceert makkelijker als je ziet waar je met elkaar over praat tijdens een conference call. Deel je scherm met een andere computer of tablet: –Skype (met 1 iemand) –Livemeeting (met meerdere personen incl audio, betaalde service) –Webex (met meerdere personen incl audio, betaalde service) – (gratis 2 uur per dag delen met meerdere personen tegelijkertijd) 3

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 4

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 5

Wat hebben we gedaan? Sinds 2005 bezig om leren, werken en kennisdelen te efficienter en effectiever te maken (o.a. met SharePoint) gestart met pilots sociaal media platform om (in)formeel leren, communiceren en kennisdelen te ondersteunen binnen een groot internationaal verandertraject/ programma 2012 – nu implementatie enterprise collaboration platform ter vervanging van intranet 6

Waarom? Mensen in contact brengen met Mensen, Strategie en Informatie 7

Talenten 8

Faciliteren communicatie en kennisdelen medewerkers projecten 9

Pilot: Leren op werkplek faciliteren 10

Sense of urgency en toegevoegde waarde nieuwe media. 11

Pilot: Leren op werkplek faciliteren 12

Lesson learned 1 Het nieuwe werken vraagt nodige gewenning, tijd en begeleiding ‘Ontleren’ van oude gewoonten. 13

Lesson learned 2: Voor optimale acceptatie en gebruik Integreer platform in de dagelijkse werk- en leer- kennisdeel processen: Toolkit met business scenario’s 14

Lesson learned 3: Gebruikersgemak is cruciaal voor adoptie 15

Lesson learned 4: Implementatie plan en Community managers zijn cruciaal 16

Lesson learned 5 Maak duidelijk dat gebruik social media binnen bedrijf iets anders is dan prive gebruik van social media (Social media participatie richtlijnen) 17

Lesson learned 6 Cultuur omslag vereist multidisciplinaire aanpak 18

Lessons learned 7: zichtbaarheid key stakeholders is belangrijk 19

Lesson learned 8 Integratie gestructureerde en ongestructureerde informatie in 1 platform goed voor adoptie 20

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 21

Inventarisatie ervaringen aanwezigen Herkennen jullie de voorbeelden? Zijn er toepassingen/ ervaringen die jullie hebben die een aanvulling zijn op wat ik zojuist verteld heb? 22

Inventarisatie ervaringen aanwezigen Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) Inventarisatie ervaringen aanwezigen Verschillende business scenarios Brainstorm IPMA gebruik Hoe verder? 23

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Inventarisatie ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 24

Wat is nodig voor een succesvolle implementatie? 25 Managers understand for what business issues a social collaboration platform can add value.

Wat is nodig voor een succesvolle implementatie? 26 All employees including managers understand: 1 for WHAT daily business purposes they can use the social collaboration platform (daily work) 2 can explain per business issue what kind of activities are supported by the SCP and what the advantage is above the old way of communication via mail and files 3 Can carry out the different activities of a scenario with the functionalities needed in the platform that is used.

Wat is nodig voor een succesvolle implementatie? 27 Community owners The community owners can explain what makes their community a success and can act on this per business screnario (type of community) there are other critical success factors that are described in the scenarios

Business scenario´s Scenario 1: How to find people with certain skills, knowledge and expertise? Scenario 2: How to work more efficiently in your (virtual) team Scenario 3: Solve a challenge regarding your work where you do not already have a solution. How to share good practices between colleagues in the same functional line or with the same interests? Scenario 4: How to support a complex large European project like Solvency? Scenario 5: How to engage employees by connecting them to the strategy and by stimulating two way interaction between management and employees? Scenario 6: use strength of multi disciplinair approach internally and externally (avoid silod thinking) 28

Business scenario´s Scenario 7: Onboarding: how a new employee can become a member of the Insurance team Scenario 8 How to integrate formal push content (messages and static intranet content in the SCP? Scenario 9: How to give talents a platform to be visible for senior management and expand their network? Snenario10: How to use it to engage talents within strategic issues Scenario 11 How to support informal learning (learning on the job) Scenario 12: How to support the work of a back office employee Scenario 13: How to support the work of a front office employee Scenario 14: How to support the work of a sales employee 29

Business scenario´s Scenario 2: How to work more efficiently in your (virtual) team 30

31 Situation: Your (project) team has regular calls or meetings. Possible Issues: A lot of time is lost to update each other during a call or meeting. Those meetings can be boring and not really interactive. A lot of mails are sent within the team to create an agenda or meeting minutes You do not have a central place where you can store files. How can the Social Collaboration Platform help? Meetings can become shorter, more interesting and more interactive. And you can save at least 1 hour per person per week by: updating each other with the platform in stead of in the meeting, creating online agenda and meeting minutes, brainstorming online, share files via the platform in stead of mail. See MovieSee Movie

32 WIIFY Meetings become less boring and more interactive. In stead of listening you can discuss solutions and support each other. This way you will also learn more and develop yourself which makes you more attractive as an employee. Also when you return from your holiday you have less and it is easier to catch up and to see what's happened in the team. WIIF ING? Reduce the number of meetings or reduce the duration of regular meetings with 50%. Save at least 1 hour per person per week. Reduce by 20 % Improve the quality of the discussion and collaboration in your team. By working more effective and efficiently the production and quality of your department increases. This will enhance our profit.

Key for success The manager has to recognize the benefits and has to encourage the employee to write a blogpost once a week to update his colleagues and to read the blogposts of others. Give it some time for every member of the team to experience the value (takes about 5 – 6 weeks). Keep the discipline to only use the platform and not mail! 33

Scenario 3: How to solve a challenge regarding your work where you do not already have a solution. How to share good practices between colleagues in the same functional line or with the same interests? 34 Business scenario´s

How to solve a task that is new for you (and share good practices) Situation: You are an employee and have to complete a task or project where you do not already have an answer for. Possible Issues: When you never solved a similar issue before it can cost you (and the company) a lot of time to find a solution How can the Social Collaboration Platform help? Find people or information that can help you to solve the issue faster. WIIFY When you find a colleague who solved a similar issue or find info that describes a possible solution you work smarter and can complete your targets faster and easier. It will make you more productive and more valuable as an employee. WIIF ING? The life insurance market is under pressure. Financial markets are unstable and banks are competing with us. That’s why we have to reduce cost and have to do more with less people. Re-using existing solutions makes our company more efficient. It saves money and makes us stronger in the market. See movie

Business scenario´s Scenario 7: Onboarding: how a new employee can become a member of the Insurance team Voor eerste 31 dagen iedere dag een Wiki pagina met informatie rond een bepaald thema: praktische zaken, strategie, projecten, introductie van afdelingen en personen, etc. 36

39 FunctionaliteitVoordeel Persoonlijk profielIemand kunnen vinden op kennis, vaardigheden, ervaring en interesse Status update (tweet)Globaal op de hoogte blijven waar iemand mee bezig is Wiki: samenwerken aan hetzelfde document Scheelt enorm veel verkeer, + je hebt autom versie beheer. BlogMeer gedetailleerd op de hoogte blijven waar iemand mee bezig is Files delenEen centrale plek voor files VolgenInformatie komt automatisch naar je toe ipv het op te zoeken Mogelijkheid info te delen met grote groepen. Info vraag stellen Jezelf zichtbaar maken als expert. Oplossing zoeken voor bepaald issue is makkelijk. Tag meegeven aan ietsMakkelijker info kunnen vinden

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 40

Agenda Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 41

IPMA gebruik Waar zou social media kunnen ondersteunen bij IPMA (werkgroep) activiteiten? –Kies een thema en inventariseer welke communicatie momenten jullie nu hebben en brainstorm waar social media toegevoegde waarde zou kunnen hebben: 30 minuten –Thema 1: verzin zelf een thema –Thema 2: hoe schrijf je samen aan een boek? –Thema 3: Eigen professionalisering: hoe hou je makkelijker en frequenter contact met je groep? –Thema 4: Hoe kun je samen een project uitvoeren: bijv mbt. risico management 42

IPMA gebruik Thema 2: Hoe schrijf je samen aan een boek? Fase 1 zaaien: 3-4 maanden: paar mensen schrijven woorden in een WIKI Fase 2: aanmoedigen van breder gezelschap op woorden toe te voegen + discussie (je kunt veranderingen maken waarbij origineel bewaard blijft) Fase 3: Conferentie: doel: harde deadline + mogelijkheid om face-to-face ervaringen uit te wisselen en live samen the editen 43

IPMA gebruik – Techniek gebruikt tijdens conference –

IPMA gebruik Thema 4: Eigen professionalisering: hoe hou je makkelijker en frequenter contact met je groep? -linkedin: status update (breder dan alleen je IPMA netwerk) -Linkedin groepen: volg en deel 45

IPMA gebruik Thema 5: Risico management -Gebruik status update om elkaar kort te informeren over voortgang -Gebruik blog post om geregeld uitgebreidere status update te geven - Gebruik WIKI om samen te werken aan deliverables 46

Link met leuke en goede instructie videos (wat is een wiki, blog etc) cc_video_quicktab=1#quicktabs-cc_video_quicktab cc_video_quicktab=1#quicktabs-cc_video_quicktab 47

TIPS Intro kritische succesfactoren (ervaringen ING) – Ervaringen aanwezigen – Verschillende business scenarios – Pauze – Brainstorm IPMA gebruik – Debriefing groepen – Hoe verder? 48

Contact Jean In het Panhuis Friends of Media

50 Einstein in the House kenniscompetitie tool

51 Einstein in the House: kenmerken Met Einstein in the House is het mogelijk om: - Medewerkers voor kenniscompetities uit te nodigen; - Een database met slimme oplossingen en nuttige kennis op te bouwen; - Effectiever de aanwezige kennis binnen de organisatie te benutten; - Breed gedragen oplossingen voor lastige vraagstukken te vinden; - De beste probleemoplossers binnen de organisatie op te sporen; - Een positief innovatieklimaat binnen de organisatie te bevorderen; - Informele netwerken van specialisten op te sporen; - Talent zichtbaar te maken; - De betrokkenheid van de werknemers te verhogen. - Doordat competities zich binnen een gelimiteerde tijd afspelen en alle betrokkenen erkenning voor hun inzet krijgen, kunnen ideeën en oplossingen voor vraagstukken sneller geïdentificeerd worden en verhoog je de participatie.

52 Einstein in the House: kenmerken Einstein in the House bevat: - Een vernuftig systeem voor puntentoekenning; - Automatisch bijgewerkte ranglijsten met High Scores; - Een forumfunctie; - Een zoekfunctie, mede op basis van tags; waardoor ingebrachte ideeën en oplossingen makkelijk terug te vinden zijn - Een volgsysteem; - Een eenvoudig te gebruiken adminfunctie waarmee in 5 minuten een competitie aan te maken is; - Een automatische functie. -De volgende schermen geven een indruk van het verloop van een kenniscompetitie

Selecteer competitie Voorbeeld van een competitie en de verschillende fasen: 1 inbrengen oplossingen + discussie 2 stemmen + discussie 3 uitslag (score) + discussie

Klik op een Competitie ronde

Voeg idee of Oplossing toe Je kunt ook Discussie starten Over een oplossing

Stem fase is begonnen

Beoordeel oplossingen op Relevantie en Practische toepasbaarheid

Reageer op een Oplossing (discussieer)

Stemfase is geëindigd en de Competitie Ronde is gesloten

Zie hoe de oplossingen beoordeeld zijn op Relevantie en Praktische toepasbaarheid. Je kunt ook Blijven discussiëren als de (stem) ronde gesloten is

Click hier om score te zien van alle gesloten rondes in deze competitie

Competitie High Score Kennis Leiders (hebben idee ingebracht)

Competitie High Score Kennis Supporters (hebben gestemd en worden daarvoor beloond)

Nieuwe Competitie ronde Is gestart (nieuw vraagstuk binnen zelfde competitie)

Klik hier om Totale High Score van alle Competities Te zien

Totale High Score Van Kennis Leiders

Totale High score van Kennis Supporters

70 Bijlage: basis intro social media Wat is social media? Wat is een social network Wat is een blog? Wat is een wiki? Wat is Twitter? Wat is RSS?