Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder Vlaamse Overheid – Financiën en Begroting

Informatie is core business School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken. Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Goed beheer = essentieel Als school moet je permanent beschikken over: correcte / up to date informatie die zolang als nodig vlot toegankelijk leesbaar en authentiek is! Daarom moet informatie professioneel beheerd worden! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Goed beheer = essentieel Goed beheer start met een goede ordening! Doelstelling Efficiënt analoog en digitaal klassement een logische structuur een stabiele structuur Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Blijf meester over uw schoolarchief Logische structuur Enkele valabele ordeningsprincipes : Organisatiestructuur PRO: herkenbaar, snel op te zetten CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door meerdere diensten Takenpakket / processen PRO: contextgebonden, stabiele omgeving CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven kennis van de organisatie om zijn omgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan Stap 1: Analyseer takenpakket Stap 2: Analyseer administratie Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de series vast Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of archiefbeheersplan Stap 5: En werk uit in de praktijk Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 1: Analyseer takenpakket Breng ALLE opdrachten van de school in kaart Haal informatie uit: Organogrammen, handleidingen, procedureboeken, doelstellingen, actieplannen, regelgeving Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf! Bekijk ook de procesflow van de diverse taken! En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 2: Analyseer de administratie Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit! Theoretische analyse Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn? MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen! Welke administratie is effectief aanwezig? En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit. Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series! Wat is de concrete inhoud van de series Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal? Interne ordening? Wie houdt wat bij? Hoelang? (ABP) … Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplan Hiërarchisch overzicht: Taken en processen  inclusief metadata Alle series die uit de taken voortvloeien  inclusief metadata RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 5: Werk uit in de praktijk -1- Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie! Vuistregel 2: Werk stap voor stap! Analoog en digitaal klassement afzonderlijk! Proces per proces! Serie per serie! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 5: Werk uit in de praktijk -2- Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement: Vermijd dubbels! Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af! Geen persoonlijke (neven)klassementen! Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Stap 5: Werk uit in de praktijk -3- Vuistregel 3  met extra aandacht voor het digitaal klassement Werk met gemeenschappelijke servers Bouw een hiërarchische boomstructuur ~ ordeningsplan Maak gebruik van classificatiecodes Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Informatie aan zee - 16 september 2011 Nog vragen? Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011