TU/e DLWO: Concept voor interne en externe koppeling Frank Vercoulen Functioneel beheer TU/e DLWO

Inhoud Historie DLWO Randvoorwaarden sourcing Ontwikkelingen DLWO Grensoverstijgende ICT uitdagingen Conclusies Centrale lijn verhaal: Koppeling intern en extern twee zijden van dezelfde medaille. Interne koppeling maakt externe koppeling mogelijk en vice versa. / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Historie systemen vóór DLWO (1989) OWIS (SIS, incl. vak- en roosterinformatie) (1997) Notebookproject  standaardisatie op MS voor communicatie (2001) Studyweb (ELO)  door faculteiten, integratie met MS omgeving (2003) Herinrichting OWIS / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Gebruikersinterface (GUI) Vóór de DLWO Eenduidig proces kunstmatig opgeknipt (b.v. opvragen vakinformatie en aanmelden) Combineren functies lastig (systemen kennen elkaar niet) Verdeling vergelijkbare functies over SIS en ELO Verdubbeling functies Apart inloggen  Systemen leidend ipv proces Bib ELO SIS Mail Toegang Email Student Docent Gebruikersinterface (GUI) Interne redenen voor verbeterde koppeling tussen systemen: Vanuit proces ipv vanuit systeem (vanuit vraag ipv vanuit aanbod) Apart inloggen meestal opgelost door toepassen (single sign-on) portal. Lost echter maar een deel op. Procesbenadering vereist meer. Systeem / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

DLWO-1: Single logon (2008) Access Library Access Owinfo Access Student Lecturer Single logon web page Student portal Access Library Access Owinfo Access Studyweb Access Email User interfaces “old systems” Interne redenen voor verbeterde koppeling tussen systemen: Vanuit proces ipv vanuit systeem (vanuit vraag ipv vanuit aanbod) Apart inloggen meestal opgelost door toepassen (single sign-on) portal. Lost echter maar een deel op. Procesbenadering vereist meer. Library OWIS Studyweb Exchange System OWIS backoffice / Education and Student Service Center 17-06-2010

DLWO-1 bestuurlijk Besluit tot proefportal Eerste systeemoverstijgende samenwerking mbt DLWO Start 3TU samenwerking (3TU DLWO) / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

DLWO-2 (2009): Technische integratie Integratie via de voorkant Proces uitgangspunt, niet systeem  Gebruiker centraal, niet techniek Eén ingang (systemen verliezen eigen voorkant) Functionaliteit gekoppeld Geen verdubbeling Groeiscenario Student Docent Bib ELO SIS Mail DLWO gebruikersinterface DLWO Informatiemakelaar 3TU Digitale leer- en werkomgeving (DLWO) Centraal: GUI losgeknipt van applicaties, nieuwe GUI die de overige vervangt, echter vrijwel zonder functionaliteit. Reden: flexibiliteit, één aanpak (werken onder architectuur) en mogelijkheden voor externe koppeling. ESB en bronsystemen leveren functionaliteit. Groeiscenario: andere bronsystemen kunnen toegevoegd worden, uitfaseren bestaande GUI’s ook geleidelijk. Grens DLWO: boven de bronsystemen, want die hebben vaak ook nog allerlei backofficetoepassingen. DLWO bedient vooral de frontoffice (studenten, docenten en voor een aantal zaken de onderwijsondersteuning) Syllabus: Draait nu nog niet als bronsysteem mee in DLWO. Op dit moment vooral gebruikt voor verroostering en daarvoor is interactie met SIS nodig (daar zit de kennis van het onderwijsproces). Voor planning van andere zaken (zie verderop bij overhevelen planningsfuncties van ELO naar Syllabus) en webroom booking mogelijk wel directe koppeling met ESB. OWIS backoffice / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Technisch plaatje TUE DLWO Student Docent Bib ELO SIS Mail DLWO GUI DLWO Enterprise Service Bus (ESB) 3TU DLWO services die bron-systemen ontsluiten Bronsystemen DLWO services die systemen koppelen en functionaliteit doorgeven (intern en extern) DLWO Presentatie DLWO in principe t/m services die bronsystemen ontsluiten. Gezien vanuit b.v. functioneel beheer kan de grens evt. elders liggen, b.v. als een functioneel beheerder van een bronsysteem ook verantwoordelijk is voor de services die het bronsysteem ontsluiten (situatie TU/e). ? / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

DLWO-2 bestuurlijk Besluit tot integratie onderwijssystemen in DLWO Beheer ELO van faculteiten naar centraal Instelling stuurgroep DLWO Start 3TU-experiment (uitwisselen vakinformatie) / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

DLWO-3 (2011): Functionele integratie Integratie aan de achterkant Specialisatie systemen Administratie van ELO  SIS Planning van ELO en SIS  Syllabus Communicatie van SIS naar ELO Afstemmen gegevensdefinities Nieuwe functies door meer mogelijkheden koppeling Gedeelde functies (inloggen, rollen, zoeken) Student Docent Administratie DLWO gebruikersinterface DLWO Informatiemakelaar Planning Communicatie Content 3TU, extern Specialisatie maakt b.v. beantwoorden complexe vragen vanuit 3TU beter mogelijk (extern), maar zorgt allereerst voor een betere service richting eigen studenten en docenten (intern). Afstemmen gegevensdefinities: b.v. vakdefinities in SIS en ELO. / Onderwijs en Studenten Service Centrum / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010 PAGE 9

DLWO-3 bestuurlijk Instelling governance board (2010) Stuurgroep DLWO omgevormd tot adviesgroep (2012) / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Ontwikkelingen DLWO Nieuwe toepassingen Mobiele versie Unified communications: MS Lync Social media Verbeteren bestaande aanbod Bachelor College: meer interactieve onderwijscontent Inbedding bibliotheekfaciliteiten in DLWO Interne informatievoorziening / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Instellingsoverstijgende ICT uitdagingen Samenwerking met andere instellingen (3TU) Internationalisering (joint programs) Vervaging grens tussen TU/e-ers en externen / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Instellingsgrenzen openbreken (1): 3TU-experiment Student UT Docent UT DLWO GUI DLWO ESB Lokale systemen Student TUD Docent TUD DLWO GUI DLWO ESB Lokale systemen DLWO UT DLWO TUD 3TU Uitwisseling Student TU/e Docent TU/e DLWO GUI DLWO ESB Lokale systemen 3TU Uitwisseling 3TU Uitwisseling ESB spil van de koppeling. Daardoor is op de een of andere manier loskoppelen van systemen en bijbehorende GUI noodzakelijk, aangezien functionaliteiten richting ESB ontsloten moeten worden. Studenten en docenten gebruiken GUI van de eigen instelling, dus geen nieuwe 3TU-applicatie. Alleen de koppeling is relevant, de details van de andere instelling niet. DLWO TU/e Federatief 3TU-concept

Concept 3TU-koppeling Koppeling intern en extern sterk gerelateerd Procesbenadering essentieel Systemen intern ontsluiten tbv eigen gebruikers impliceert opvraagbaarheid gegevens vanuit andere instelling DLWO informatiemakelaar (ESB) is spil in uitwisseling Ontkoppelen presentatie (GUI) en systemen essentieel Door interne specialisatie systemen kunnen complexe vragen van gebruikers (intern en extern) vollediger beantwoord worden. Federatief model Geen apart, centraal systeem voor 3TU  eigen systemen blijven Presentatie (GUI) blijft eigen keuze instelling Lokale introductie DLWO informatiemakelaar (ESB) essentieel Organiseren vraag essentieel  1e stap in ontsluiten eigen systemen voor de buitenwereld

Demo TU/e PoC GUI: testclient UT PoC GUI: iGoogle gadget TUD PoC GUI: testclient

Instellingsgrenzen openbreken (2): Internationalisering (Virtual Campus Hub, 4TU) Trend Toename joint programs (met name double degree) Joint programs aangeboden door netwerk van universiteiten Geleidelijke toename gezamenlijke onderwijsactiviteiten in joint programs Implicaties Gebruik van elkaars applicaties voor gezamenlijke activiteiten (Surfconext concept) Uitwisseling van gegevens voor informatievoorziening richting en monitoring van studenten (3TU-achtig concept)  Grens tussen eigen instelling en buitenwereld vervaagt verder / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Voorbeeld joint program: Select MSc / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Virtual Campus Hub (4TU) 4TU = DTU (Denemarken) + KTH (Stockholm) + PoliTo (Turijn) + TU/e Vak- en roosterinfo gezamenlijke opleiding Onderwijsmateriaal bij vakken (incl. interactieve content) Projectomgeving voor groepswerk Virtual conference room (remote interactive lectures, virtual meetings) News & notifications (study program news, subject news) Student tracking (opvragen cijfers door student en administratie) Virtual coffee house (onderwijscommunity op afstand via sociaal netwerk, bv. Google+, Facebook) Virtual incubator (verlagen drempel contact met bedrijven, toegang tot expertise) 2,3,4,5,7: Surfconext concept (toegang tot applicaties) 1,5,6: 3TU-achtig concept (toegang tot / uitwisseling van gegevens) / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Randvoorwaarden voor sourcing Functionele inbedding: geen los verband, maar kan meedraaien in en bijdragen aan samenhangend geheel Technische inbedding: Technische architectuur, standaarden Eigen systemen en systeemlandschap op orde (functioneel en technisch) Rekening houden met internationale dimensie / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010

Conclusies Sourcing lost niet je interne problemen op, maar versterkt ze alleen maar als je je eigen systemen en systeemlandschap niet op orde hebt Vervaging grens tussen eigen instelling en buitenwereld maakt sourcing interessant (samenwerking) of noodzakelijk (internationalisering) / Onderwijs en Studenten Service Centrum 17-06-2010