Studiedag Zwolle Het archiveringssysteem van de toekomst: Wat vraagt de digitale samenleving van de div-ers? 30 september 2004
Competenties DIV Het vermogen om de life-cycle van de documentaire informatievoorziening te regelen en uit te voeren ten behoeve van een organisatie (onderdeel)
Postbehandeling- en Archiveringsproces Creatie Intern en Verzending Raadpleging Vernietigen Archivering (bevriezing) en Overbrenging Centraal Archief Registratie Behandeling Correspondentie Verzending Bewaren Ontvangst Advies en Inspectie Overbrenging Gem Archief
Life-cycle Creëren produktie verwerven identificeren Registreren ontsluiting reproductie afhandelen Ordenen archiveren raadplegen bewaren beveiligen vervangen vernietigen bewerken beschrijven overbrengen Wat is DIV Theoretisch Functioneel Praktisch Documentgebonden informatievoorziening in relatie met de ‘business’ SOD I, blok 2 Hoofdstuk 1
Records Continuum Vertaling Internationaal model door Hans Hofmaan (Nationaal Archief) Gepubliceerd in OD april 2000 door Kees Koenen en Paul Paak (0400134.pdf) ‘Modellen maken de vernieuwing van de archieffunctie hanteerbaar’
Realiseren Doeltreffende DIV Beleidsregels Processen (div, documenten en applicaties) Invoering/onderhouden Handhaving strategisch strategisch tactisch tactisch operationeel operationeel
Intermezzo 1 Uit Onderzoek Blijkt: Vooral strategische doelen mee realiseren en organisatieverandering Personeelsontwikkeling Er kan veel meer!
Hoe Mgt en P&O effectiever implementeren Planmatige aanpak (proces) Brede(re) doelen stellen: top 2 Verbetering dienstverlening en gedragsverandering realiseren Draagvlak ‘doorslaggevend’ Medewerkers zelf verantwoordelijk maken voor hun eigen ontwikkeling (vergelijk met situationeel leidinggeven)
Div-cases Stichting Centraal Woningbeheer Den-Haag Gemeente Leiderdorp (tekstverwerking) Vestia Rotterdam VIDI Vrom Competenties medewerkers en leidinggevenden gemeente Delft Gemeente Ede
Cases vervolg Advertenties www.Divaprofielen.nl VHIC beschrijvingen NGI functies in de informatica Orde op zaken, zaken op orde Politie Amsterdam Amstelland Ministerie van EZ
Intermezzo 2 Een kort moment van bezinning: Wat zie ik? Wat denk ik ervan? Wat doe ik ermee?
Div nu en straks Case Ministerie VROM VIDI (VROM Informatievoorziening Digitaal) DIGIDIV (Digitale Div-er)
Doelstelling deelproject Verkenning Functiebeschrijvingen VIDI Het ontwikkelen van een functiehuis voor die medewerkers die te maken hebben met de (Documentaire) informatievoorziening in de nieuwe digitale infrastructuur van VROM
Hoe is VIDI te werk gegaan? Regelgeving: ISO 15489 + REMANO Inventarisatie toekomstige taken Extern: Digitaliseringsprojecten bij andere organisaties Intern: Analyse Bedrijfsprocessen + Functiebeschrijvingen DIV: de Workshops Input P-traject
Workshop: oude situatie
Workshop: nieuwe situatie
Workshop: discussiepunt
Opbrengst van de workshops Nu: Post openen en selecteren Registreren Dossiervormen Rappelleren Uitlening Overplaatsen Straks: Scannen Toekennen metadata Koppelen aan werkproces Workflow toepassen Kennisoverdracht + autorisaties Verplaatsen digitale bestanden
Conclusie: wat gaat er veranderen? Registreren: begeleiden behandelaar + beheren tabellen Dossiervormen: inrichten en onder- houden werkprocessen Dossiers uitlenen: presenteren zoekresultaten Papier bewaren: gegevensbeheer
Resultaat: Standaardfuncties Digitaal documentair informatieverzorger (DigiDIVer) Teamleider DIV Senior Adviseur DIV
(controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen DigiDIVer (controle op) koppelen van documenten aan werkprocessen Pro-actief zoeken en presenteren van informatie Ondersteunen van gebruikers bij toepassen van systeem
Competenties DigiDIVer Leervermogen Anticiperen Overtuigingskracht Organisatie sensitiviteit Aanpassingsvermogen/schakelen Initiatief Analytisch vermogen Samenwerken
Coördinatie decentrale DigiDIVers; Teamleider DIV Coördinatie decentrale DigiDIVers; Coördinatie digitale informatievoorziening; Relatiebeheer naar de diensten/directie.
Competenties Teamleider DIV Aanpassingsvermogen/schakelen Netwerkvaardigheid Interpersoonlijke Sensitiviteit Overtuigingskracht Samenbindend leiderschap Coachend leidinggeven
ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels Senior Adviseur DIV ontwikkeling en implementatie van beleid en beheersregels het ontwerpen en beheren van RIO’s en BSD’s projectmanagement op DI-gebied en ondersteunen directies bij DI-vraagstukken.
Voorgestelde competenties senior adviseur Samenwerken Aanpassingsvermogen/schakelen Resultaatgerichtheid Organisatiesensitiviteit Helicopterview Netwerkvaardigheid Analytisch vermogen Leervermogen Overtuigingskracht
Wat vinden wij van VIDI? Wordt u DIGIDIV-er?
Kansen DIV/Facilitaire Zaken (1) Registreren is ‘oud’: afhandelen is ‘hot’ DIV Afd. XYZ Stap A Stap B Stap C Stap D Stap E Horizontale applicatielaag of DMS Verticale applicatielaag Compleet dossier Zicht op behandelaar Midoffice-laag (bv XML) KA-laag Dossier
Kansen DIV/Facilitaire Zaken (2) Regelen van DIV-functie Archiveren (advies en uitvoering) Documenten Informatiebestanden Content (web)sites Multi-channel management ‘Control’ en Audit van INK-DIV
Vaardighedenspel Indelen in 4 groepen ‘Centraal in dit spel staat de DIV-functionaris’.
Spelen Om beurten een kaart pakken Nadenken over betekenis en belang Zo,ja in welke situaties? Hoe vaak in gebruik Speler spreekt: anderen reageren Maak drie rijen (boven vaak, regelmatig midden, soms onder)en geef ‘mate van beheersing’ (links rechts) Indien nvt voor functie apart leggen
Speeltafel vaardigheden voor de DIV Matig Excellent Vaak Regelmatig Soms Beheersing Gebruik
Vaardighedenspel Afronding: Speel door tot kaarten 5 kaarten in ‘vaak’ rij liggen Over welke kaarten gemakkelijk / lastig eens geworden? Bekijk de drie rijen: heroverweging? Van wie zouden we dat dan kunnen leren?
Div competent! OF VERDAMPT! Maar natuurlijk niet als het aan ons ligt Een ander doet het niet!