Geïntegreerd RIS voor EUR en ErasmusMC CRIS in NL – van beleid naar onderzoeker SURFacademy, 13 december 2013 Maarten Steenhuis, Erasmus Universiteit Rotterdam

Noodzaak Financiering van onderzoek Internationalisering Valorisatie Research excellence Wat is de precieze scope van het RIS? Onderzoeksoutput Onderzoeksorganisatie & inzet Research project informatie Research performance Graduate School Management & Tenure Tracking Managementinformatie via datawarehouse EUR & Erasmus MC

Results / Dissemination Research support services Grant Support Data management Scientific Information Impact analysis Results / Dissemination Idea / discovery Funding / Approval Experimentation

Positionering Researcher Front Office: faculty support Back office: RSO

De komende 12 maanden… December 2013: Start Horizon 2020 Januari 2014: Start RSO project team Februari: Start implementatie RIS April: Gecoördineerd grant support June: Gestandaardiseerde data workflow in 2 pilots September: Launch graduate school management Impact analysis: project to service

Research Information System project - doelen Een geïntegreerd nieuw RIS voor EUR en ErasmusMC; Het nieuwe RIS ondersteunt zo breed mogelijk de vier basisprocessen Publiceren, Profileren, Promoveren en Projectmanagement De bestaande lokale (facultaire) systemen voor onderzoek informatie kunnen worden vervangen door het nieuwe systeem De startposities van de verschillende faculteiten verschillen, hier wordt uitgebreid aandacht aan besteed in het implementatieproject. Het bestaande METIS systeem is vervangen; De UB zorgt voor het (bibliografisch) kwaliteitsbeheer van geregistreerde onderzoeksresultaten (vooral publicaties); De UB treedt daarnaast op als functioneel beheerder en proceseigenaar Het nieuwe RIS past binnen de informatiearchitectuur van de EUR;

Research Information System project - doelen Publicatiemanagement Minder handwerk voor de onderzoeker Betrouwbaardere en meer actuele publicatiegegevens Ondersteuning door UB, onderzoeker “verantwoordelijk” Basis voor research impact analyses & sturing onderzoeksfinanciering Graduate school management EUR brede rendementsgegevens PhD trajecten Professionalisering graduate school management Projectmanagement Ondersteuning van de gehele keten Een digitaal archief van alle projectdocumentatie Inzicht in de financiële situatie van projecten voor onderzoekers Profileren Grotere zichtbaarheid onderzoekers en onderzoek

Implementatiestappen 2013 Q2 Programma van eisen en bestek voor aanbesteding In kaart brengen processen , workflows en functionele wensen Onder regie van onderzoeksdirecteuren (i.s.m. CIO-office) 2013 Q3&4 Aanbesteding Europese Openbare aanbesteding Marktconsultatie Graduate School Management Uitvraag SaaS oplossing Aanbesteden in maximaal een half jaar 2014-2015 Implementatie in 4 deelprojecten Publicatiemanagement & onderzoeksevaluatie (+uitfaseren METIS) Projectmanagement Systemen en interfaces In 4 projectteams met brede vertegenwoordiging uit EUR en ErasmusMC Website Opzetten nieuwe site binnen Typo 3 Maken look & feel Navigatie structuur en vullen van content ERIM People extensie gereed maken voor EGS Staat los van 100.000 40 uur a +/- 50 euro per uur. MIS 2.0 Voorwaarde: technische design MIS 2.0 is klaar d.m.v. workshops. Opzetten servers (test, accept, productie) (applicatieserver + database) Programmeren Klant acceptatie In productie zetten Overige onderdelen aanpassen die gebruik maken van ERIM MIS database 100.000 Overige extensies (projecten, events) geschikt maken voor EGS Technische design MIS 2.0 4 wkn (functioneel 2 wkn) (workshops organiseren en documenteren) +/- 10.000 euro Programmeren v.a. 1 okt. 12 wkn. Iemand voor inhuren. 12 X 5 X 8 X 90 = +/- 43200 euro. Projectmanager v.a. 1 oktober (navragen bij Marieke) 16 weken ongeveer 32 dagen X ?? Euro. Projectteam kosten Hosting website Hosting vaste applicatie Totale budget 100.000 1 okt ook personen laten zien. (toevoegen) Herzien bestaande ERIM applicaties Oktober – inrichten beheersorganisatie.

12 december 2013 – 15 januari 2014 9

Implementation outline

Stakeholders PhD candidates Onderzoekers Onderzoeksleiders Onderzoeksondersteuners Bestuur Bedrijfsvoering

Dank voor jullie aandacht Vragen, bespreekpunten? Maarten Steenhuis steenhuis@ubib.eur.nl 12 12