Gemeente Noordwijk CiVision Middelen Agenda: Wat is CiVision Middelen Wat is de rol van Prestatie Accoord Verklaarder (PAV) Wat is de rol van de budgethouder Hoe verder na vandaag?
Wat is CiVision Middelen Built-ON SAP Rekeningschema Informatiestructuren Digitale factuurverwerking
Kostensoort (secundair) Theorie CMD Algemeen Subboeken FI CO (grootboek) Balansrekeningen V/W rekeningen 1:1 Kostensoort (exploitatie) Kostenplaats Interne order WBS-element Crediteuren Debiteuren Activa Meeboek- teken Kostensoort (secundair) (primair)
Opbouw rekeningschema Balansrekening = Grootboekrekening (balans) Kostencategorie = Grootboekrekening ( V en W) Opbrengstcategorie = Grootboekrekening ( V en W) Exploitatie = Kostenplaats Kostenplaatsen = Kostenplaats Investeringen = Interne orders
Voorbeelden rekeningschema Balansrekeningen (grootboekrekening) 101500 BNG rekening 105000 Debiteuren Externe producten (kostenplaats) 62100000 Openbare verlichting Interne producten (kostenplaats) 50008100 Schiestraat Categorie (grootboekrekening v en w) 431000 Energieverbruik 832102 Huur volkstuinen Reserve en voorzieningen (orders) 950002 Voorziening Rioleringen Grondexploitatie (Projecten, WBS-element) 7.11.03.01.110 Middengebied, fase1, verwerving
Boekingscombinatie Grootboekrekening Kostenplaats / Order / WBS-element Soort 101500 Balans 431000 62100000 / / Exploitatie 431000 50008100 / / Kostenpl 433200 / / 7.11.03.01.110 Grondexpl 434314 /950305 / Voorziening
Informatie structuren Gemeente Noordwijk H001 H002 H003 Budgethouder Coord. budgethouder Programma Budgethouder Product Deelproduct Kostenplaatsen
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk DEFINITIE WORKFLOW: Workflow is het geheel of gedeeltelijk automatiseren van een bedrijfsproces waarbij documenten, informatie en taken door de organisatie stromen tussen medewerkers waarbij deze medewerkers bepaalde activiteiten moeten uitvoeren,welke vooraf zijn gedefinieerd.
Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk Bestelling Verplichting Factuur Betaling
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Factuurafhandeling: Scanning Inkoop facturen Binnengekomen facturen komen centraal binnen bij Afdeling DIV. Scannen Facturen worden gescand Digitale factuurdocumenten worden gearchiveerd
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Factuurafhandeling: Registreren Digitale factuurdocumenten starten een workflow voor documentregistratie richting Crediteurenadministratie Registreren Een crediteurenadministrateur roept een factuur op het scherm en vult de kopgegevens van een factuur in. Geregistreerde factuur Factuur Meteen wordt ook de factuur gekoppeld aan de digitale factuur
Registreren
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Raadplegen overzichten Budgetoverzichten Openstaande posten Debiteuren – Crediteuren Webpublishing overzichten
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Monitoring (track and trace) Digitale factuurverwerking Gemeente Noordwijk ‘Scanner’ Crediteuren administratie Prestatie Accoord Verklaarder Budgethouder Start Classificeren Registreer factuur Scannen Goedkeuren en /of coderen Goedkeuren en/of coderen Boeken Einde Monitoring (track and trace)
Algemene informatie Vastzetten Workplace
Algemene informatie Verzorgen vervanger
Aanloggen via SAPLogon Start het SAPlogon icoon op. Geef als mandant 100 op ( productieomgeving ) Geef uw user naam op Geef uw wachtwoord op
Persoonlijke waardenlijsten Door eerst een waarde uit een bepaalde lijst te selecteren en vervolgens te kiezen voor deze button, kan zo´n waarde in een eigen waarde lijst worden gezet.
Functioneel Applicatiebeheer Menu Extra: Menu “Instellingen”
Gemeente Noordwijk CiVision Middelen Hoe verder na vandaag? Vanaf vrijdag worden de eerste facturen op routing gezet. Vanaf maandag eerste mail bij PAV - Budgethouder met taken. Map met documentatie voor PAV-er en Budgethouder Navigatiedocument Handleiding Powerpoint presentatie Vanaf vrijdag Pieter Tiemens beschikbaar voor vragen.(447)